Category

Pco

Category

Een tijdje terug hebben wij u al tips en trucs voor het organiseren van een congres gegeven. Nu gaan we vooral in op het begin en daarmee het belangrijkste gedeelte van het organiseren: De locatie.

Waar moet u opletten tijdens het kiezen van een locatie?

Te verwachten aantal deelnemers
Zorg ervoor dat u een locatie kiest die geschikt is voor het aantal deelnemers. U wilt niet meemaken dat de ruimte te klein blijkt te zijn. Of wat dacht u van een veel te grote ruimte? Driekwart van de zaal leeg, dat staat niet.

De ligging en bereikbaarheid
Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is. Een goede ligging en bereikbaarheid zorgt voor een minder grote drempel om naar uw congres te gaan.

Parkeervoorziening
Zorg voor voldoende parkeergelegenheid. Deelnemers moeten zo dichtbij mogelijk kunnen parkeren. Dit is puur ‘gemak’ en een soort ‘luxe’ die u de deelnemers aanbiedt. Zeg nu zelf, als u lang onderweg bent en dan ook nog eens ver van het congres af moet parkeren, heeft u dan nog zin in het congres?

Opstelling
Bedenk goed welke opstelling in de zaal mogelijk zijn en welke u nodig heeft voor uw congres.

Meubilair
Is het meubilair wel van goede kwaliteit? Geen gescheurde/bevlekte bekleding op de stoelen? Denk goed aan hoe u wilt overkomen en hoe de kwaliteit van het meubilair moet zijn.

Publieke ruimtes
Ook de publieke ruimtes zoals toilet en garderobe moeten van goede kwaliteit zijn. Daarnaast, zijn er voldoende toiletten etc? Het is zonde om de volledige pauze te moeten besteden aan in de rij voor de wc staan.

Techniek
Hoe zit de techniek in elkaar? Is alles goed geregeld? Wat zijn uw mogelijkheden? Kunt u technische assistentie krijgen tijdens uw congres?

Budget
Belangrijk is ook, is de locatie te betalen? Het zou zonde zijn als u ver boven uw budget uitgaat.

Ruimtes
Zijn er meerdere ruimtes? Bijvoorbeeld voor parallelle sessies, voor het organiserende comité of het secretariaat?

Sfeer en uitstraling
Als laatste, maar zeker niet als minste zijn de sfeer en de uitstraling van de locatie erg belangrijk. Straalt de locatie uit waar uw bedrijf voor staat? Het moet bij u passen.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Congres.nl

 
Bron: Rotterdam Partners en vm-online

Hoe organiseert u een goed congres? Wij hebben hieronder een aantal tips  voor u op een rijtje gezet!

Doelgroep
Als eerste moet u bepalen wie uw doelgroep is. En wat is uw doelstelling? Dit is belangrijk om te analyseren, het is het fundament van uw congres. De doelgroep kunt u nog onderverdelen in interne en externe doelgroepen. Veel voorkomende doelstellingen zijn:

  • Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen.
  • Zaken doen/geld verdienen.
  • Draagvlak / goodwill creëren.
  • Teambuilding vergroten.

Bezoekers
Erg belangrijk is het om een goede inschatting te maken van het aantal bezoekers. In het algemeen komt maar 50% van de genodigden naar het evenement. Ongeveer het dubbele aantal uitnodigingen sturen, dan het aantal gasten dat u wilt, is dan een goed idee.

Budget 
Belangrijk is om iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor het budget. Deze persoon heeft een beschermende functie. Bepaal van tevoren het budget, zo verkleint u de kans op budgetoverschrijding.

Organisatieteam
Denk er goed over na wie de organisatie van het evenement op zich gaat nemen. Zorg ervoor dat de taken goed gedefinieerd zijn, dat de deadlines zijn gesteld en dat er duidelijke afspraken zijn.
U heeft ook de optie, mocht het budget dit toelaten, om de organisatie van uw evenement in de handen van een organisatiebureau te leggen.

Programma
Elk evenement heeft een vast programma. Hier kunt u uiteraard met enige mate van afwijken. Dit vaste programma geeft u een mooi houvast:

  • Ontvangst en registratie (en wegwijzen naar de zaal) (40 minuten).
  • Welkomstwoord (5 minuten).
  • Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
  • Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
  • Koffie- of theepauzes (ochtend en middag) (20 minuten).
  • Lunch (1 tot 2 uur).
  • Parallelle onderdelen (workshops / sessies) (1 uur)
  • Afronding programma (5 tot 10 minuten).
  • Borrel (30 tot 45 minuten)
  • Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Datum
Houd rekening met vakanties en andere evementen. Deze zaken kunnen invloed hebben op uw bezoekersaantal.

Met deze tips komt u al een heel eind bij het organiseren van een congres. Kijkt u eens op www.coconorganiseert.nl voor meer informatie over het organiseren van verschillende zakelijke evenementen, Cocon Organiseert heeft al meer dan 10 jaar ervaring in het bedenken en organiseren van zakelijke bijeenkomsten.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Zakelijk.nl

Van dinsdag 27 t/m donderdag 29 november 2012 is Beurs-WTC Congress & Event Center vertegenwoordigd op de EIBMT in Barcelona. Op deze internationale toonaangevende vakbeurs doen ruim 3.700 internationale beslissers (meetingplanners) kennis op over de internationale MICE-industrie.

U vindt Beurs-WTC Congress & Event Center bij het Holland Meeting Point (standnummer J300). Graag ontmoeten zij u op de EIBTM! Wilt u tijdens de beurs op afspraak in contact komen met Beurs-WTC Congress & Event Center? Dan kunt u een afspraak inplannen via de EIBTM website of neem contact op via telefoon 010-405 4462 of e-mail congress@wtcro.nl.

Voor meer informatie: Wtcrotterdam.nl en www.eibtm.com

Leiden Marketing en Congress by design werken sinds medio mei 2012 met elkaar samen met als gezamenlijk doel om meer internationale wetenschappelijke associatiecongressen naar Leiden te halen.

Congress by design is een state-of-the-art congresorganisator die al vele jaren internationale en nationale bijeenkomsten van klein tot groot organiseert. Congress by design beschikt over het kwaliteitspredicaat van IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers). Om toegelaten te worden als lid van IAPCO moet een organisatie voldoende professionele kwaliteit in huis hebben en beschikken over ruime ervaring op het gebied van internationale congresorganisatie.

Leiden Marketing timmert al enige tijd landelijk aan de weg om Leiden bekend te maken onder initiatiefnemers van congressen, en met succes. Diverse beursdeelnames en het organiseren van verschillende inspiratiedagen hebben al geleid tot diverse boekingen van congressen in Leiden. Vanwege de kennis van de internationale congresmarkt bij Congres by design ziet Leiden Marketing deze samenwerking als een mooie kans en een eerste stap voor de bewerking van de internationale markt.

Nicolette van Erven, Managing Director Congress by design, ziet uit naar de samenwerking met Leiden Marketing. ‘Door middel van deze samenwerking kunnen wij elkaar versterken. Ons gezamenlijk doel zal zijn om meer (inter)nationale wetenschappelijke associatiecongressen naar Leiden te halen.’ De combinatie cultuur, historie en kennis maakt Leiden, volgens Van Erven, tot een toplocatie voor (inter)nationale congressen.

John Kroes, directeur Leiden Marketing, is blij met deze samenwerking. ‘Congress by design is een zeer gerenommeerde Professional Congres Organizer met wie wij graag een samenwerking aangaan. Deze organisatie heeft jarenlange ervaring en kennis opgedaan in de (inter)nationale wetenschappelijke congressector. Samen met hen zijn wij ervan overtuigd dat wij mooie (inter)nationale wetenschappelijke associatiecongressen naar Leiden kunnen halen.’

Eric Broekaart, directeur van het Maastrichtse Expositie en Congres Centrum (MECC) is toegetreden tot het bestuur van het Maastricht Congres Bureau (MCB). Het MCB is een stichting die Maastricht & regio promoot als bestemming voor zakelijke bijeenkomsten. Participanten van de stichting zijn onderverdeeld in 4 zuilen: MECC, VVV Maastricht, Hotels en Overige dienstverleners. Eric Broekaart vertegenwoordigt als bestuurslid het MECC en volgt hiermee voormalig directeur, René Hanssen, op.

Met ingang van 1 maart jl. is de 50 jarige Limburger benoemd tot directeur van het MECC. Eric Broekaart heeft ruime ervaring in de beurzen- en evenementensector. Tot vorig jaar was hij als directeur Sales Beurzen & Evenementen van Libéma commercieel verantwoordelijk voor de beurs- en eventlocaties van Libéma. In het decennium daarvoor heeft hij als directeur van de IJsselhallen in Zwolle, de traditionele veehallen succesvol weten te transformeren tot een multifunctioneel evenementencomplex. Daarnaast heeft hij het aansprekende evenement Lego World, dat tegenwoordig meer dan 75.000 bezoekers trekt, in samenwerking met Lego bedacht en ontwikkeld.

Hij kijkt uit naar zijn rol als bestuurslid: ‘‘Congressen en andersoortige zakelijke bijeenkomsten geven een enorme economische spin off aan stad en regio. Het acquireren van deze congressen dient dan ook een belang dat vele malen breder is dan het belang van het MECC. Bij de verkoop van je stad als meest geschikte destinatie voor zakelijke evenementen, verhoog je de kansen aanzienlijk als alle stakeholders samenwerken en hun krachten bundelen. Door mijn toetreding in het bestuur van MCB hoop ik een positieve meerwaarde te kunnen leveren aan de propositie van Maastricht als Congresstad.’

Het bestuur van het MCB wordt gevormd door de heer R. Stevens (onafhankelijk voorzitter), de heer R. Goltstein (namens de hotels in Maastricht & regio), mevrouw S. Pauwels (namens de dienstverleners) de heer E. Broekaart (namens MECC Maastricht) en de heer N. Bos (namens VVV Maastricht). De heer M. Knols treedt op als directeur van het MCB.

Nieuwe dienst neemt werk uit handen congres- en evenementorganisatoren

“Met de introductie van de Hotel Service Utrecht kunnen (internationale) congres- en evenementdeelnemers eenvoudig en veilig hun hotelkamer online reserveren en betalen, terwijl daarmee de organisator wordt ontlast.” Zo vat accountmanager Monique André de la Porte van het Utrecht Convention Bureau het grote voordeel van deze nieuwe service samen.

Hotels uit Utrecht en omgeving werkten nauw samen met het Utrecht Convention Bureau om de nieuwe dienst te ontwikkelen. Het aanbieden ervan past in de strategie van de gemeente en de provincie om Utrecht meer op de kaart te krijgen als bestemming voor meerdaagse (internationale) congressen. “Met deze voor de organisator kosteloze online reserveringsdienst, is het straks nog aantrekkelijker om voor Utrecht te kiezen”, vervolgt Monique André de la Porte. “De uitgebreide hotelboekingsmodule, met hotelinformatie en foto’s, wordt volledig geïntegreerd in de website van het congres of evenement en aangepast aan de look & feel ervan. Door deelnemers hun hotelreservering via deze website te laten regelen, hoeft de organisator van het evenement hier niet meer naar om te kijken.”

Toegevoegde waarde Utrechtse hotels
Hotel Service Utrecht is een perfect voorbeeld van de nauwe samenwerking tussen de hotels uit Utrecht en omgeving en het Utrecht Convention Bureau. Dat de Hotel Service een feit is, was niet gelukt zonder de enthousiaste inspanningen van general managers Tahlita Bon van het Apollo Hotel Utrecht, Loukje Last van het Sandton Malie Hotel en Thea van de Meerendonk van Mercure Utrecht Nieuwegein. Thea van de Meerendonk: “We hebben onze krachten gebundeld met als resultaat deze handige online bookingstool. Een mooi initiatief waarbij we Utrecht op de kaart zetten als (internationale) event- of congresbestemming.”

Informatie over de Hotel Service Utrecht is begin mei te vinden op
www.utrechtconventionbureau.nl.

Voor vragen en aanvullende informatie kunt u contact opnemen met Monique André de la Porte, accountmanager van het Utrecht Convention Bureau via (030) 236 00 35 of m.andredelaporte@toerisme-utrecht.nl

Leiden Marketing organiseert een inspiratiedag. Op deze dag maakt u op inspirerende wijze kennis met verschillende Leidse locaties, doet u ideeën op voor een sociaal programma en volgt u een inspirerende spreker. Dus organiseert u weleens een congres, vergadering of zakelijk evenement? Dan mag u deze inspiratiedag ‘Ontdek Leiden’ niet missen!

Programma 5 juni 2012 Inspiratiedag

09.30 – 10.00 uur   
Ontvangst en welkom bij de Stadsgehoorzaal.

10.10 – 11.00 uur
De diverse partners van Leiden Marketing

presenteren zich door zogenaamde table-top presentaties. U heeft de mogelijkheid om onder het genot van een kopje koffie rond te lopen en kennis te maken met het aanbod van Leiden op het gebied van congressen en evenementen.

11.15 – 12.15 uur
Een vermaard spreker met internationale reputatie neemt u mee op een verrassende en inspirerende reis.

Hoe creëer je in deze transparante wereld van Google en sociale media een reputatie die niet met elke verkeerde soundbyte aan diggelen valt? Hoe creëer je authentiek en onderscheidend vermogen? Hoe manage je je reputatie, image & imago? Waarom is het creëren van vertrouwen essentieel aan het worden om klanten, werknemers, relaties aan een merk, bedrijf of organisatie te binden?

12.30 – 14.30 uur
Boottocht en lunch.

Tijdens deze boottocht kunt u gaan genieten van een heerlijke lunch en zullen we een aantal stops maken waar u een korte blik kunt werpen in bijzondere locaties.

14.45 uur 
Op de fiets.

Met z’n allen op de fiets richting Oegstgeest met nog één korte tussenstop.

15.00 – 15.45 uur
Korte stop en bezoek aan een Leids hotel.

16.00 – 17.00 uur 
Rondleiding door het bijzondere Kasteel Congreshotel Oud-Poelgeest.
Het landgoed van Kasteel Oud-Poelgeest telt vijf monumenten: het kasteel, het koetshuis, de kapel, het boswachtershuis en de poort. Elk met hun eigen geschiedenis en verhaal. Vanaf 1988 is Oud-Poelgeest een congreshotel: een monumentale locatie met een functie en een toekomst.

17.00 – 18.00 uur 
Afsluitende netwerkborrel.

Vanaf 18.00 zal het eerste vervoer klaarstaan naar parkeerterrein Haagweg en/of het Centraal Station. Mocht u eerder willen vertrekken, dan kunt u dat bij uw antwoordformulier aangeven.

Uw aanmelding wordt graag voor donderdag 24 mei ontvangen.

Klik hier om u aan te melden.

 

Van 29 september tot 2 oktober 2013 is Maastricht gaststad voor zo’n 1.500 deelnemers aan het FERMA Risk Management Forum in MECC Maastricht. Dit is het resultaat van intensieve inspanningen en nauwe samenwerking van MECC Maastricht, overige participanten en het Maastricht Congres Bureau. Florence Bindelle, Executive Manager van FERMA maakte dit zojuist bekend. Maastricht concurreerde met Brussel, Istanbul en Monte Carlo.

FERMA

FERMA wordt gevormd door de nationale risicomanagementverenigingen van 20 landen met in totaal meer dan 4.800 leden. Doel van FERMA is het coördineren, promoten en ondersteunen van de ontwikkeling en toepassing van met name financieel risico management in Europa. Dat gebeurt onder meer door het organiseren van congressen, seminars en forums.

 

FERMA in Maastricht

FERMA heeft gekozen voor Maastricht vanwege de persoonlijke benadering, de goede samenwerking tussen het Mecc Maastricht en het Maastricht Congres Bureau, de faciliteiten van Mecc Maastricht en de verschillende mogelijkheden voor de sponsor avonden. Daarnaast was, vanwege leden uit Nederland, België, Frankrijk en Duitsland, de centrale ligging van Maastricht een belangrijk aspect.

 Het Risk Management Forum

Gedurende het Forum worden er 2 plenaire sessies gehouden en maar liefst 15 tot 24 workshops en academische sessies. Tevens vindt er een beurs plaats, met zo’n 65 stands die bemand worden door meer dan 40 bedrijven. Bovendien zijn er voldoende pauzes ingelast om te kunnen netwerken, waardoor het Forum bijdraagt aan eerder genoemde doelstelling van FERMA.

 Hoe Maastricht het Forum won

‘Jaren van voorbereiding gaan aan het binnenhalen van zo’n evenement vooraf,’ aldus Sonja Opreij-Speth Sales Manager Conventions van het Maastricht Congres Bureau. ‘De eerste ontmoeting met Florence Bindelle was al in februari 2008, tijdens een ambassade lunch in Brussel, georganiseerd door het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC). Ook Charles Beckers van MECC Maastricht was zeer nauw betrokken het hele proces. Hij vult aan: ‘In februari 2010 hebben we uiteindelijk een bid mogen uitbrengen.’ Een bid is een officiële presentatie van de stad, het congrescentrum, locaties voor feest- en dinermogelijkheden, hotels, vervoer, etc. Sonja vervolgt: ‘Een jaar later, in februari 2011 hebben wij een RFP (Request for Proposal, het verzoek tot het maken van een offerte, red.) ontvangen voor het FERMA Risk Management Forum 2013. En die offerte is nu dus goedgekeurd. Dat is goed nieuws, niet alleen voor MECC Maastricht, maar ook voor heel de stad en haar directe omgeving!’

 

Economisch belang

Charles Beckers legt uit: ‘MECC Maastricht profiteert natuurlijk van het feit dat het Forum hier gaat plaatsvinden, maar dat is slechts een klein deel van de totale impact van zo’n bijeenkomst. Heel veel verschillende partijen hebben er baat bij als een congres of Forum wordt gehouden in MECC Maastricht. Denk bijvoorbeeld aan hotels die de deelnemers accommoderen, maar ook aan vervoersorganisaties die hen van en naar MECC Maastricht brengen. Daarnaast wordt er vaak een feestavond en/of een sociaal programma georganiseerd. Gemiddeld vinden er tijdens het Forum minstens 10 evenementen per avond plaats in de stad, georganiseerd door sponsoren (verzekeringsmaatschappijen, accountantskantoren, etc). Deelnemers zullen tijdens hun verblijf in Maastricht & regio ook restaurants en winkels bezoeken, souvenirs meenemen. Kortom: de spin off van zo’n Forum is enorm.’

Finalist voor de Media Momentum Awards

Ticketscript, Europees marktleider in online, mobile en social ticketing oplossingen is één van de 10 finalisten voor de Media Momentum Awards en staat in de top 50 van de snelst groeiende digitale organisaties van Europa.

De GP Bullhound investment bank maakt jaarlijks de Media Momentum Top 50 snelst groeiende digitale organisaties in Europa bekend, waar ticketscript in vernoemd is. Uit deze lijst worden 10 organisaties genomineerd om een presentatie te geven aan een vakjury. Ticketscript is één van de kanshebbers voor de volgende categorieën: Unique Leadership Award, Best Global Potential Award, Most Innovative Company Award, Judges Award.

De prijsuitreiking vindt plaats op 10 mei2012 in Berlijn. “We zijn zeer trots om als één van de vijftig snelst groeiende digitale organisaties in Europa genoemd te worden. Om vervolgens ook nog bij de laatste 10 finalisten te zitten voor de Momentum Media Awards is een bewijs dat onze focus op continue innovatie werkt” zegt Frans Jonker, Chief Executive Officer van ticketscript.

De innovatieve oplossing van ticketscript wordt momenteel door meer dan 30.000 evenementen gebruikt. De plug & play ticketshop stelt organisatoren van evenementen in staat om tickets te verkopen en hun evenement te promoten online, via de mobiele telefoon en social media. De web applicatie maakt e-tickets en mobile tickets, geeft toegang tot de mobiele evenement App en ook tot een sales netwerk van meer dan 1100 fysieke verkoopkanalen door heel Europa.

Na deze cursus betaal je nooit meer teveel! Binnen één gesprek heb je de cursus al weer terugverdiend…

MPI en NEVI

Om meeting professionals te ondersteunen in hun professionele taak, organiseert MPI ook enkele cursussen per jaar. Dit jaar is er voor gekozen om inkoop management een thema binnen het educatieve programma te laten zijn. Op 3 en 4 juni zal er daarom in samenwerking met de Nederlandse Associatie voor Inkoop Management (NEVI) een tweedaagse cursus Inkoop Management worden georganiseerd tegen een zeer aantrekkelijk tarief.

Opzet van deze cursus

Deze tweedaagse cursus is een echte must voor zowel de meeting planners als meeting suppliers. Kenmerkend van de training is het interactieve karakter, de link leggend tussen theorie en de eigen praktijk van de deelnemers. De training is een afwisseling van moderne inkooptheorie, actuele ontwikkelingen, zelfwerkzaamheid om de theorie te oefenen en toetsing aan de praktijk van werken in de eigen organisatie. Kortom, concreet en bruikbaar!

Enkele onderwerpen die aan bod komen

  • Professioneel inkoopproces
  • Trends en ontwikkelingen binnen de business
  • Leveranciersstrategie, een gedifferentieerde benadering
  • Prestatie inkoop; je laten leiden door de opdrachtnemer?
  • Hoe kies ik mijn leverancier en de wijze van samenwerking?
  • Fasering en voorbereiding van een onderhandeling
  • Het inschatten van de eigen machtspositie
  • Het bepalen van de musts, wants en jokers
  • Het kiezen van een onderhandelingsstijl
  • Het plannen van de onderhandeling
  • Verschillende onderhandelingstactieken

Kosten van de cursus

De kosten voor deze tweedaagse training bedragen slechts €599 voor MPI leden en €699 voor niet MPI leden. De kosten zijn inclusief overnachting en diner, uitgebreide reader en natuurlijk het NEVI certificaat van deze cursus. Normaliter bedraagt de prijs voor deze cursus voor niet-NEVI leden minimaal €1100 (zonder overnachting en diner).

Betaal nooit meer te veel en profiteer de rest van je leven van deze cursus inkoop en onderhandelingstechnieken. Schrijf je hier in.

Voor vragen, neem contact op met Gijs Verbeek via gijs@mpiweb.nl of bel op 06 83 215 251.