Niet alleen in Egmond aan Zee, ook landelijk en internationaal is Hotel Zuiderduin een begrip als het gaat om een aangenaam verblijf voor een congres, vergadering of training op een schitterende en veelzijdige locatie.

Dat verblijf is nu nog aangenamer: zo ongeveer de gehele locatie heeft een bijzonder fraaie make-over ondergaan.

Ben jij als directiesecretaresse op zoek naar een bijzondere locatie voor een bijeenkomst?

Deze bijzondere locatie heeft ervoor gezorgd dat zowel grote groepen als kleine gezelschappen zich hier erg prettig kunnen voelen. Groepen die komen voor een congres kunnen zich effectief scheiden van de toeristen. Een voorbeeld: deelnemers aan een groot congres kunnen gebruik maken van een gescheiden deel van het parkeerdek, binnen komen via een ‘eigen’ ingang en inchecken bij een aparte balie waarachter de organisatie een eigen, tijdelijk, secretariaat kan inrichten. Het congres zelf kan plaatsvinden in één van de grote plenaire zalen. Natuurlijk zijn er bij de zalen ook breakout-ruimtes, maar een pauze of kort overleg kan ook plaatsvinden in één van de prachtig vernieuwde lounges.

Uitstraling

Hotel Zuiderduin was al klaar voor zowel de particuliere als de zakelijke bezoeker, maar de volledige make-over zorgt ervoor dat de uitstraling van de openbare ruimtes meer dan prachtig geworden is.

De eerste indruk voor jouw congresdeelnemers? Natuurlijk is het pand op zich al opvallend, maar als de deelnemers die binnenkomen nu de lounge zien, is hun eerste reactie vaak: wow!
Dan begint het verblijf toch al goed? En als ze dan zien dat zowel de zalen als het restaurant ook nog eens volledig gemoderniseerd zijn, hebben ze een complete beleving. Dat mag je toch ook verwachten van een ambitieuze congreslocatie? Klik op onderstaande link voor vrijblijvende aanvraag of bezichtiging.

Bijzondere locatie aan zee

Het 11 verdiepingen tellende hotel is verbonden met het Centraal Station, met haar ligging op een inspirerend knooppunt een unieke locatie om te ontmoeten, overnachten, vergaderen én ontspannen.

De lichte vergaderzalen gelegen op de hoogste verdieping bieden een schitterend uitzicht over de monumentale stad.

Deze vergader- en congreslocatie in Utrecht biedt ruim 300m2 aan flexibele ruimtes voor succesvolle vergaderingen en onvergetelijke events.

De lichte zalen zijn ingericht met moderne presentatie apparatuur en zijn gelegen op de 11de verdieping met een fantastisch uitzicht over de monumentale stad. De exclusieve boardroom is uitstekend voor brainstormsessies en vergadersessies tot 14 personen. Door de centrale ligging direct naast het station van Utrecht is de locatie uitstekend bereikbaar met openbaar vervoer.

De locatie is gemakkelijk bereikbaar met de auto of het openbaar vervoer.

Vanuit het Centraal Station loopt u richting uitgang Stationsplein. Op het Stationsplein gaat u links af. U heeft Hoog Catharijne aan uw rechterhand en de grootste fietsenstalling van Europa aan uw linkerhand. U ziet na de fietsenstalling het hotel aan de linkerkant liggen. Parkeren kunt u in de nabijgelegen Hoog Catharijne P4.

Op zoek naar een locatie in Putten voor een ontspannen congres of evenement?

Dit hotel biedt een prachtig decor voor uw zakelijke vergaderingen en trainingen. De natuur rondom het hotel geeft rust en zorgt voor opperste concentratie. Wij beschikken over elf vergaderzalen met daglicht en geschikt voor groepen van 2 tot maximaal 250 personen. De zalen zijn standaard uitgerust met een beamer, scherm, geluidsinstallatie, airconditioning en Wi-Fi. Vergaderen in de natuur!

Het hotel biedt voor elk doeleinde de ideale oplossing.

Zo is er een ruime zaal voor grootschalige presentaties, zijn er kleinere discussieruimtes en zijn er lichte werkruimtes wanneer u meerdere dagen bijeen wilt komen. Daarnaast zijn alle ruimtes voorzien van moderne audiovisuele apparatuur.

Wilt u net even wat anders dan normaal? Boek dan onze Blokhut met stretchtent op ons eigen achterterrein! Hier kunt u vergaderen, barbecueën, en borrelen bij een kampvuur, middenin het bos!

Organiseer uw congres in Putten midden in de natuur voor de opperste concentratie.

Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.

Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?

Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.

Definitie – Wat is een CRM?

Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem (kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een centrale locatie op.

Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer. Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en beheerd.

Organiseer en beheer eenvoudig evenementen

Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden bekeken en worden bewerkt.

U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.

Crm systeem evenementen organiseren

Perfect partnerbeheer

Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren. Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of facturering.

Alle facturen en verkopen in het zicht

We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.

Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten van onbetaalde rekeningen zijn.

Analyse van het succes van een evenement

Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere evenementenplanning in de toekomst vormen.

Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om evenementen beter te promoten.

Voordelen van event management tools in CRM

Dus waarom een ​​event management tool binnen een CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem. Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel. Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement. Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke analyses niet mogelijk zijn.

Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en te allen tijde in beeld te zijn.

Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker in het verleden werkte.

Evenementbeheer voor elk bedrijf

Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem een ​​waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.

De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement. Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk aantal deelnemers dit wordt bereikt.

Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn, gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken. Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders. Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste opties overwegen om een ​​evenemententool te integreren.