Rubriek

Events

Rubriek

Heb je de ambitie om met je bedrijf een mooi congres te organiseren? Dit is zeker goed om te overwegen, want een congres kan veel voordelen opleveren voor je bedrijf. Des te belangrijker is het dat je het congres goed organiseert. Hier komt echter nog wel een hoop bij kijken. Benieuwd hoe je een succesvol congres kan organiseren? Wij zetten wat goede tips voor je op een rij, zodat jij weet hoe je het kunt gaan aanpakken!

Begin op tijd met de voorbereidingen

Een van de beste tips die je kunt onthouden als je van plan bent om met je bedrijf een congres te organiseren. Is om op tijd te beginnen met de voorbereidingen. Een congres organiseren doe je niet even zomaar, dit kan veel tijd en moeite kosten. Daarom is het verstandig om op tijd te beginnen, zodat je last-minute stress zoveel mogelijk kunt voorkomen. Bij de voorbereidingen van een congres kun je denken aan het op een rijtje zetten van de doelstellingen, de doelgroep en het maximale budget. Ook het kiezen van de datum en het zoeken naar geschikte congreslocaties behoort tot de voorbereidingen.

De save the date op tijd versturen

Als je er zoveel mogelijk mensen bij wilt hebben op je congres, is het verstandig om de save the date ruim van tevoren al te versturen. Als je dit doet kunnen mensen er namelijk rekening mee houden in hun agenda en is de kans groter dat zij hiervoor vrijhouden. Als je de save the date pas laat verstuurt, is de kans juist aanwezig dat sommige mensen er niet bij kunnen zijn. Je zou de save the date al zo’n drie maanden voor de datum van het congres kunnen versturen. De echte uitnodiging volgt later, die kun je een paar weken voor het congres versturen.

Een interessant programma regelen

Een interessant programma regelen

Het belangrijkste bij een congres is natuurlijk dat je de bezoekers kunt inspireren en meer kunt vertellen over jouw bedrijf. Het is daarom een must om te zorgen voor een interessant programma, zodat de bezoekers zich niet gaan vervelen. Belangrijk bij het maken van een programma is om het af te stemmen op de interesses van de doelgroep van je bedrijf. Zorg daarnaast voor voldoende variatie, zodat het voor iedereen interessant blijft. Regel inspirerende sprekers die echt iets toevoegen aan het congres. Je hebt maar één kans om met je bedrijf een goede indruk achter te laten op de bezoekers die betreffende dag!

De juiste communicatie gebruiken

Het is belangrijk om voor je congres goede communicatie in te zetten. Op deze manier kun je het congres namelijk nog beter onder de aandacht brengen bij mensen. Naast het gebruik maken van je website, is het ook mogelijk om e-mail en social media in te zetten. Ook om voor communicatie achteraf te zorgen kan verstandig zijn. Je kunt de bezoekers bijvoorbeeld bedanken via de mail. Vraag hen ook vooral naar hun mening, want dit kan voor jouw bedrijf enorm waardevol zijn.

Een goede voorbereiding treffen, een congreslocatie in Utrecht of heel ergens anders zoeken, de save the date op tijd versturen, een interessant programma regelen en de juiste communicatie gebruiken: deze tips kunnen je erbij helpen om een succesvol congres te organiseren met je bedrijf. Houd deze tips dus zeker in gedachten en probeer er het maximale uit te halen. Dit kan namelijk alleen maar voordelen opleveren voor je bedrijf!

Als je als bedrijf een evenement organiseert voor je doelgroep, dan wil je ook dat je erin slaagt om mensen te bereiken. Een evenement zonder bezoekers is immers een grote miskleun en zonde van de investering. Zeker wanneer je doelgroep relatief breed is en je niet in direct contact staat met die doelgroep, moet je dus flink je best doen om je evenement onder de aandacht te brengen. Online marketing kan daarbij een belangrijke rol spelen. We bespreken hoe je met behulp van Search Engine Advertising (SEA) een succes van je evenement kunt maken.

Bovenaan in Google

Iedereen wil natuurlijk op de meest relevante zoekwoorden bovenaan komen in Google. De meest organische manier om dit te bereiken, is door je website te optimaliseren voor zoekmachines. Dit kan echter veel werk zijn en werpt pas op de middellange termijn zijn vruchten af. Voor je evenement wil je op korte termijn mensen bereiken. Om dan bovenin te eindigen op Google, kun je daar advertentieruimte kopen. We spreken dan van Search Engine Advertising. Je kunt je campagne zo afbakenen dat jouw advertentie getoond wordt bij bepaalde zoekwoorden. Zo weet je dat je de mensen bereikt die specifiek zoeken naar hetgeen jij aanbiedt.

Overlaten aan experts

Bovenstaande betekent niet per se dat het makkelijk is om een succesvolle marketingcampagne te houden met behulp van SEA. Om er zo optimaal mogelijk gebruik van de maken, is het belangrijk om te weten hoe je je advertentie het beste vorm kunt geven en afbakenen om het gewenste resultaat te bereiken. Dit kun je beter overlaten aan echte experts op het gebied van online marketing. Je kunt hiervoor aankloppen bij Digital Monks, te vinden op Digitalmonks.nl. Zij hebben veel ervaring met marketing in zeer competitieve markten en slagen er altijd in om websites goed zichtbaar te maken in Google bij de relevante zoekwoorden.

SEA evenement

Andere middelen

SEA is natuurlijk niet het enige middel dat je kunt inzetten om je evenement aan de man te brengen. Er zijn verschillende marketingcommunicatiemiddelen die je kunt zetten. Zo kun je bijvoorbeeld adverteren in gedrukte media. Ook in de openbare ruimte kun je reclame maken voor je evenement door middel van posters, abri’s en eventueel zelfs reclame in of op voertuigen in het openbaar vervoer. Vooral in het laatste geval kun je je doelgroep echter niet gericht targeten. Met SEA kun je dat wel.

Het is dus zeker aan te raden om ook SEA te overwegen als middel om je evenement bij je doelgroep onder de aandacht te brengen. Voor de grootste kans op succes en de meeste efficiëntie, kun je dit beter in handen van professionals geven.

Relatiegeschenken zijn zaken waar je niet bewust over nadenkt, maar waar je toch ook soms aangenaam verrast door kunt worden. Omdat je het krijgt op een moment dat je het niet verwacht, of omdat het handige of leuke relatiegeschenken zijn waar je ook echt iets aan hebt. Daarom is het nog belangrijker goede keuzes te maken als je relatiegeschenken uit wilt delen tijdens een congres. Wat zijn passende attenties en hoe kun je je zakenrelaties een blijvende positieve herinnering aan jouw merk meegeven? We geven hier een top 5 van relatiegeschenken die geschikt zijn om weg te geven tijdens een congres.

Het ontstaan van relatiegeschenken

Tegenwoordig weet iedereen dat relatiegeschenken een positieve bijdrage kunnen leveren om het imago van je bedrijf of merk te verbeteren. Of het kan ervoor zorgen dat je klanten zich je blijven herinneren. Maar dat was niet de oorsprong van relatiegeschenken. Tijdens de Amerikaanse verkiezingen in 1782 liet George Washington buttons drukken voor zijn verkiezingscampagne. Dit was het begin van de oprichting van de Promotional Products Association International, waar veel bedrijven zich bij aansloten. De relatiegeschenken zoals we die tegenwoordig kennen, zoals bedrukte pennen, werden pas in de jaren zestig in Europa een algemeen gebruik.

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Met het geven van relatiegeschenken straal je als bedrijf aan boodschap uit aan je klanten, zakenrelaties of potentiele doelgroep. Je wilt niet alleen dat ze je merk of product leren kennen, maar ook vooral dat je ze je bedrijf onthouden. En dat jouw merk het eerste is waar ze aan denken als ze het product of de dienst nodig hebben. Maar tijdens een congres kun je ook een andere boodschap afgeven. Je kunt hiermee laten blijken dat je de trouwe klanten waardeert en dat je de zakelijke relaties die je hebt, belangrijk vindt. Je kunt overwegen te investeren in relatiegeschenken die iets duurder zijn. Maar ook met een goedkoper relatiegeschenk kun je al een groots gebaar maken.

Top 5 van de beste relatiegeschenken om uit te delen:

  • Een bedrukte (laptop) tas met je bedrijfslogo. Tijdens een congres heb je wellicht informatie die je uit wilt delen. Maak een mooie presentatie van dit product en biedt de bezoeker van het congres dit aan in een tas waarop je logo gedrukt is;
  • Een USB stick. Wil je de presentatie van je nieuwe product op een modernere manier aan de bezoekers van het congres meegeven, dan kies je voor een bedrukte USB stick;
  • Powerbank. Iedereen heeft een oplader voor zijn smartphone nodig. Dus komt een bedrukte powerbank altijd van pas als relatiegeschenk dat de klant veel zal gebruiken en dus herinnerd wordt aan jouw bedrijf;
  • Wijn. Dit is een geschenk dat natuurlijk altijd gewaardeerd wordt, zeker als het in een mooi kistje zit;
  • Milieuvriendelijke relatiegeschenken. Voor een positief imago kun je ook kiezen voor duurzame relatiegeschenken. Denk aan milieuvriendelijke bedrukte pennen of notitieblokjes. Men kan het gebruiken tijdens het congres om aantekeningen te maken. En met dit soort relatiegeschenken geef je niet alleen de waardering voor je klant aan, maar ook voor de natuur. En dat wordt onthouden.

Stem het relatiegeschenk dat je tijdens een congres weggeeft af op je doelgroep en de boodschap die je uit meegeven en je zult de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis laten gaan.

Niet alleen in Egmond aan Zee, ook landelijk en internationaal is Hotel Zuiderduin een begrip als het gaat om een aangenaam verblijf voor uw congres op een schitterende locatie.
Dat verblijf is nu nog aangenamer: zo ongeveer de gehele congreslocatie heeft een make-over ondergaan.

Hotel Zuiderduin heeft ervoor gezorgd dat zowel grotere groepen als kleinere gezelschappen zich hier erg prettig kunnen voelen. Groepen die komen voor een congres kunnen zich effectief scheiden van de toeristen.” Een voorbeeld: deelnemers aan een groot congres kunnen gebruik maken van een gescheiden deel van het parkeerdek, binnenkomen via een ‘eigen’ ingang en inchecken bij een aparte balie waarachter de organisatie een eigen tijdelijk secretariaat kan inrichten. Het congres zelf kan plaatsvinden in één van de grote plenaire zalen. Natuurlijk zijn er bij de zalen ook breakout-ruimtes, maar een pauze of kort overleg kan ook plaatsvinden in één van de prachtig vernieuwde lounges.

Uitstraling

Hotel Zuiderduin was al klaar voor zowel de particuliere als de zakelijke bezoeker, maar de volledige make-over zorgt ervoor dat de uitstraling van de openbare ruimtes meer dan prachtig geworden is.

“De eerste indruk voor uw congresdeelnemers ? Natuurlijk is het pand op zich al opvallend, maar als de deelnemers die binnenkomen nu de lounge zien, is hun eerste reactie vaak : wow!
Dan begint het verblijf toch al goed? En als ze dan zien dat zowel de zalen als het restaurant ook volledig gemoderniseerd zijn, hebben ze een complete beleving. En dat mag je toch ook verwachten van een ambitieuze congreslocatie?

www.zuiderduinzakelijk.nl

Wilt u de rust ervaren die de Veluwe u tijdens uw vergadering kan bieden?

Een zeer unieke vergaderlocatie op de Veluwe, een locatie waarvan u er niet veel zult vinden. Uw vergadering zal plaatsvinden in een vergadertent midden in deze groenrijke omgeving van Nationaal Park Veluwezoom. Het is een zeer inspirerende omgeving die zorgt voor veel rust en ruimte. Bij dit arrangement ontvangt u beide dagen een koffie arrangement en een heerlijke lunch die bestaat uit een huisgemaakte soep, sandwiches, jus d’orange, koffie en thee. Op de dag van aankomst kunt u ’s avonds heerlijk genieten van een diner in de prachtige omgeving. Wanneer de zon begint onder te gaan en de avond aanbreekt kunt u overnachten een Pod. Een Pod is een unieke houten accommodatie die vooral voor veel knusheid midden in de natuur zorgt. Na deze rustige overnachting staat er een heerlijk uitgebreid ontbijt op u te wachten. Dit arrangement biedt u een relaxte en hopelijk inspirerende vergadering.

Heeft u soms ook moeite om uw volledige concentratie vast te houden tijdens een vergadering? Deze vergaderlocatie in Overijssel biedt u een arrangement om actief te vergaderen. Deze prachtige locatie is gelegen in natuurgebied de Weerribben.

Compleet arrangement

Bij dit goed verzorgde vergaderarrangement in Overijssel ontvangt u alles wat u nodig heeft. De vergaderzaal is voorzien van een flip-over, beamer, scherm en geluidsinstallatie waar u allemaal gebruik van mag maken. U wordt ontvangen met een heerlijk kopje koffie of thee met ambachtelijk Boerenbrok. De hele dag kunt u onbeperkt gebruik maken van koffie, thee en ijswater dat in de zaal aanwezig is. Tijdens de lunch kunt u heerlijk smullen van een broodlunch met kroket. Om het energielevel en de inspiratie in de vergadering te houden wordt het gecombineerd met een actief element. Op deze manier kunt u goed uw hoofd leegmaken. U gaat in teams op pad met een moderne step om onderweg opdrachten uit te voeren. Na de prijsuitreiking kunt u weer met volle moed de vergadering voortzetten.

Wilt u ook actief vergaderen op een mooie locatie in Overijssel?

Wilt u eens een andere vergaderlocatie die uniek en leerzaam is? Wilt u weten hoe het is om een topsporter te zijn? Deze locatie in Eindhoven biedt u dit alles.

Wilt u een unieke en inspirerende vergadering in topvorm?

Bij dit arrangement kunt u uw vergadering combineren met een teamuitje. Deze locatie biedt u eens een andere omgeving dan de standaard vergaderzalen. U zult vergaderen in het hart van de topzwemsport in Eindhoven. Deze locatie biedt diverse ruimtes voor zowel grote als kleinschalige vergaderingen. Het mooie van deze locatie is dat uw vergadering met een activiteit gekoppeld kan worden. Voorbeelden van activiteiten zijn:

Live demonstratie van topzwemmersEen lezing van Pieter van den HoogenbandEen presentatie van Roald van der Vliet

Een unieke combinatie die zorgt voor een inspirerende vergadering en een leerzame activiteit. Verder ontvangt u een rondleiding door het topsportcentrum en wordt u het hele arrangement voorzien van koffie en thee.

Wilt u vergaderen op een unieke locatie in Noord-Holland die meer dan 750 jaar historie kent? Bij dit arrangement kunt u vergaderen in een historisch kasteel en overnachten in een hotel op hetzelfde landgoed.

Chateau-waardig arrangement

Dit arrangement op een historisch landgoed in Noord-Holland is tot in de puntjes verzorgd. Tijdens uw vergadering ontvangt u onbeperkt koffie, thee en ijswater. De vergaderzaal is voorzien van LCD-scherm en flip-over en ook wordt u voorzien van blocnotes, pennen, snoepjes en een vergaderkit.

Een aantal uur na aanvang van uw vergadering bent u wel toe aan een pauze. Bij deze ochtend break ontvangt u een zoete lekkernij. Hierna kunt u weer goed verder vergaderen. Tussen de middag bent u natuurlijk ook weer toe aan een lunch. U kunt genieten van een geheel verzorgde a la carte lunch. Met een volle maag kunt de vergadering weer voortzetten. Zo voor het einde van de vergadering bent u ook wel weer toe aan een kleinigheidje. De locatie voorziet u van hartige hapjes en frisdrank. Op deze manier kunt u tot het einde van de vergadering uw concentratie volledig benutten.

’s Avonds kunt u heerlijk genieten van een 3-gangendiner van de chef in het sfeervolle chateau. Wanneer u toe bent aan uw nachtrust kunt u overnachten in het hotel op slechts 500 meter loopafstand. Het hotel en het chateau bevinden zich op hetzelfde landgoed. Als u de volgende ochtend ontwaakt staat er een heerlijk ontbijtbuffet op u te wachten.

Wilt u ook vergaderen en overnachten op een historisch landgoed?

Bent u op zoek naar een rustgevende en inspirerende locatie om uw vergadering te houden? Deze locatie is gelegen in een prachtige natuurrijke omgeving en voorzien van alles wat u tijdens uw vergadering nodig heeft.

In de bossen

Deze vergaderlocatie ligt midden in Nationaal Park de Meinweg in de provincie Limburg. De locatie beschikt over 7 luxe vergaderzalen variërend van 16 tot 350 vierkante meter. Alle zalen zijn voorzien van airconditioning, luchtverversingssysteem, zeer comfortabel meubilair, moderne audiovisuele apparatuur en WIFI. Tijdens uw vergadering kunt u ook gebruik maken van een flip-over met papier en stiften. Naast dat de ruimte voorzien is van alles wat u nodig heeft, wordt er ook goed voor u en uw gezelschap gezorgd. U mag namelijk de hele dag onbeperkt koffie, thee en koekjes nuttigen. Tussen de middag ontvangt u een heerlijke lunch in de vorm van een buffet met soep en andere warme gerechten.

Vergader op deze prachtige locatie midden in de bossen in Limburg!

Compleet arrangement

Bij aankomst op deze locatie wordt u ontvangen met koffie of thee en lekkernijen. Overigens kunt u ook de hele dag onbeperkt koffie en thee nuttigen in de zaal. Tijdens uw vergadering kunt u gebruik maken van een flip-over met stiften en papier, schrijfmateriaal met papier, beamer met scherm, ijswater en mints. Ook wordt u een assortiment frisdranken aangeboden. Tussen de middag kunt u heerlijk genieten van een luxe broodjeslunch of lunchbuffet. ’s Avonds ontvangt u een heerlijk 3-gangen diner. U zult overnachten in één van de luxe ingerichte hotelkamers en ’s ochtends wacht er een heerlijk ontbijtbuffet op u.

Locatie aan het water

Deze prachtige nieuwe locatie vindt u direct aan het Gooimeer en biedt uitzicht over de Oude Haven. Het 3-sterren hotel heeft 80 luxe ingerichte kamers en 8 vergaderzalen. Rust en ontspanning zijn de kernwaarden door de rustieke basis, natuurlijke materialen en klassieke elementen. Het interieur is duurzaam, warm en tijdloos met bruin- en grijstinten. Ook beschikt het hotel over een culinair restaurant, wijnbar met lounge en verschillende multifunctionele zalen. Het hotel ligt in Huizen, midden in de Gooise natuur en omgeven door bos, heide en water.

Plan uw vergadering op een prachtige locatie aan het water in Huizen!