Category

Events

Category
Hoe zorg je dat je vergadering op schema verloopt
Events

Hoe zorg je dat je vergadering op schema verloopt?

By

Hoe mooi de locatie ook is waar je je vergadering ook gepland hebt, het blijft een werksituatie waarbij resultaten behaald moeten worden. Zeker wanneer je betaalt voor een externe locatie is het zaak om al het gewenste eruit te halen. Daarvoor is het van belang dat je vergadering op schema verloopt. Maar hoe zorg je daarvoor? Wij zetten een aantal tips op een rijtje die kunnen helpen om je vergadering op schema te laten verlopen.

Duidelijk programma

Wanneer je een vergadering op locatie organiseert, is de ruimte om uit te lopen beperkt. Omdat je ongetwijfeld bepaalde doelen hebt je die wilt behalen, is het van belang om een duidelijk programma of een duidelijke agenda op te stellen voor je vergadering. Dit geeft structuur aan de bijeenkomst en zorgt ervoor dat alle aanwezigheden weten wat er behandeld wordt en hoeveel er nog afgehandeld moet worden. Structuur aanbrengen is sowieso altijd één van de belangrijkste time management tips. Het helpt namelijk altijd om te weten waar je aan toe bent.

Zorgen dat iedereen goed voorbereid is

Een duidelijke agenda voor je vergadering zorgt er ook voor dat mensen van tevoren weten wat er aan bod gaat komen. Dat helpt ze om de vergadering voor te bereiden. Hoe beter iedereen voorbereid is, hoe soepeler de bijeenkomst immers zal verlopen. Dat wil niet zeggen dat het niet ook zinnig om in de aanloop naar de vergadering mensen aan te sporen om het een en ander goed voor te bereiden. Dit helpt ook voor hun actieve deelname aan de vergadering.

Zorgen voor een notulist

Het tempo van een vergadering kan een stuk hoger liggen wanneer er een notulist aanwezig is die relevante aantekening maakt. Wanneer deelnemers aan de vergadering dit zelf moeten doen, vertraagt dat de vergadering. Zorg dat mensen vrijelijk kunnen praten, discussiëren en brainstormen zonder dat ze ondertussen alle belangrijke ook zelf moeten noteren. De notulist moet uiteraard iemand zijn die niet (al te veel) actief hoeft deel te nemen aan de vergadering.

Afdrijven niet toestaan

Afdrijven niet toestaan

Het vaststellen van een agenda voor je vergadering is geen garantie dat er bezijden de te behandelen zaken afgedreven gaat worden naar zaken die mogelijk wel ter zake doen, maar waar op dat moment eigenlijk geen tijd voor is. Dat betekent dat de voorzitter van de vergadering streng moet durven zijn. Niet op een onvriendelijke manier, maar er kan wel bijvoorbeeld voor gekozen worden om het onderwerp in kwestie te noteren om op een later moment verder te bespreken. Het is vaak ook zo dat afdrijven van de hoofdzaak niet door alle aanwezigen gewaardeerd wordt, en dus ook in hun belang om tijdig in te grijpen en weer terug te keren naar wat er wel op de agenda staat.

Niet wachten op laatkomers

Over het algemeen zijn we met z’n allen redelijk mild voor laatkomers. Ze zullen er wel een goede reden voor hebben, denken we vaak, dus we wachten nog maar even met beginnen. Dit werkt niet als je een schema hebt om je aan te houden. Ook hier is streng zijn noodzakelijk. Het is voor rekening van de laatkomer zelf dat hij of zij een deel mist. Natuurlijk kan het wel zo zijn dat diegene cruciaal is voor een deel van de vergadering of bijeenkomst. In dat geval zul je goed genoeg moeten kunnen improviseren om ter plekke onderdelen van de agenda om te wisselen. Het kan echter geen kwaad om in de aanloop duidelijk aan te geven dat op tijd komen verwacht wordt en noodzakelijk is.

Lunch op locatie

Om te voorkomen dat laatkomers de agenda van je vergadering in de war schoppen, helpt het om aan de voorkant een buffer op te bouwen. Zo kun je bijvoorbeeld een lunch op de vergaderlocatie toevoegen aan het programma. Als mensen dan te laat komen, gaat het ten koste van hun lunch en niet van jouw vergadering.

Time management cursus

Merk je rondom het organiseren en houden van vergaderingen dat je moeite hebt met het op een goede manier indelen van de tijd? Dan is het wellicht een goed idee om een time management cursus te volgen. Hiermee krijg je de tools aangereikt om gestructureerder te werk te gaan en stress te voorkomen. Dit kan je helpen met organiseren en afwerken van vergaderingen.

door
Verder lezen
Events

Dit heb je nodig om een goed congres te organiseren

By

Een congres of een grote bijeenkomst organiseren? Dit vraagt om een goede voorbereiding. Het belangrijkste is dat het congres goed om een bepaald thema past, waarbij alles aanwezig is. Wat heb je nodig om een goed congres te organiseren? Hieronder enkele waardevolle tips.

Zo ziet een goed congres eruit

Een perfect congres is tot in de puntjes verzorgd. Alles gaat zoals het van tevoren in het draaiboek staat. De locatie is goed bereikbaar, de presentators of gastsprekers zijn op tijd en de catering is om je vingers bij af te likken. In je hoofd is het helemaal af, maar de voorbereiding moet nog beginnen. Snel aan de slag met het organiseren van een goed congres.

Het doel en de doelgroep bepalen

Een congres heeft altijd een doel, een doelgroep en natuurlijk een thema. Denk maar eens aan een wetenschappelijk congres, een sportcongres of een medisch congres. Maar het thema kan ook in natuur en milieu, ondernemen of e-commerce liggen. Om maar wat voorbeelden te noemen. Het is best goed om van tevoren goed over het doel en de doelgroep na te denken.

Het bereiken van die doelgroep kan nog wel lastig zijn. Gaat dit via de media (krant, radio, televisie), het internet of door het versturen van e-mails of brieven? Hooggeleerde ouderen zijn namelijk via andere kanalen bereikbaar dan jonge studenten.

Een persoonlijke communicatie

Voor genodigden is het zeer leuk om een persoonlijke uitnodiging te ontvangen. Dit kan middels een video maar bijvoorbeeld ook middels een persoonlijke brief of e-mail. Vergeet in de brief/e-mail niet een persoonlijke aanhef te plaatsen.

Vakmensen met expertise

Ben je zelf presentator of spreker of huur je hier vakmensen met expertise voor in? Sommige sprekers of vakmensen zijn zeer druk bezet. Het is dan goed om tijdig navraag te doen of iemand op de gewenste datum beschikbaar is.

Laat de sprekers van tevoren weten hoeveel tijd zij voor een presentatie hebben. Stel een goede briefing op.

De locatie bepalen

Komen gasten vanuit het hele land dan is het praktischer om voor een centrale locatie te kiezen. Is het congres regio gebonden dan is het natuurlijk logisch om ook naar een locatie in de buurt te zoeken. Let er vooral op dat de zaal of het pand groot genoeg is voor alle genodigden.

Stel een budget op

Een goed congres organiseren vraagt vooral slim omgaan met het budget. Bepaal van tevoren hoe groot dit budget is en verdeel dit over de verschillende onderdelen. Dit zijn onder andere huur van een zaal of wand, het inhuren van sprekers of vakmensen, de catering, communicatie, muziek, inrichting en nog veel meer.

Is er niet voldoende budget beschikbaar maar is het wel belangrijk dat het congres écht tot in de puntjes verzorgd is? Regel dan een (zakelijke) ening, bijvoorbeeld bij Becam. Geld lenen bij Becam is zo geregeld maar wacht hier natuurlijk niet te lang mee.

Van de catering: hapjes en drankjes

Krijgen gasten een complete lunch aangeboden of een aantal lekkere hapjes? Ook drankjes mogen natuurlijk niet op een congres ontbreken. Het verzorgen van de catering doe je tijdig. Vooral rondom feestdagen en in de zomerperiode kan het bij cateringbedrijven aardig druk zijn.

Vastleggen van het congres

Vergeet niet om het congres van het begin tot het einde vast te leggen. Doe dit middels videobeelden en fotografie. Ook leuk: maak het congres online beschikbaar. Zo kunnen anderen de beelden live streamen en ondanks afwezigheid toch deelnemen. Deel de vastgelegde beelden na afloop via een website of social media. De kans is groter dat er volgend jaar nog meer mensen bij zullen zijn

door
Verder lezen
optimaal-geluid-in-congres-met-hoortoestel
Events

Optimaal geluid met de beste hoortoestellen tijdens ieder congres

By

Mis minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!

Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.

Gehoorproblemen? Op congres?

Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust en onbewust gebruiken. Ook tijdens ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is. Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak, bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio. Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante misverstanden. Wanneer je op congres zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.

Advies van de expert

Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.

Leven met een hoortoestel

Leven met een hoortoestel

Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten. De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.

door
Verder lezen
Congres Mereveld Utrecht
Events

Congres tip: Evenementencentrum Mereveld Utrecht

By

Uniek evenementen organiseren in Utrecht

Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.

Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.

Congres organiseren Mereveld Utrecht

Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren

Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.

Wat houdt dit precies in?

Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen.  Gedurende de winter hoef je niet te vrezen voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.

door
Verder lezen
Evenement organiseren met CRM systeem
Events

Organiseer evenementen met het CRM-systeem

By

Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.

Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?

Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.

Definitie – Wat is een CRM?

Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem (kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een centrale locatie op.

Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer. Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en beheerd.

Organiseer en beheer eenvoudig evenementen

Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden bekeken en worden bewerkt.

U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.

Crm systeem evenementen organiseren

Perfect partnerbeheer

Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren. Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of facturering.

Alle facturen en verkopen in het zicht

We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.

Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten van onbetaalde rekeningen zijn.

Analyse van het succes van een evenement

Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere evenementenplanning in de toekomst vormen.

Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om evenementen beter te promoten.

Voordelen van event management tools in CRM

Dus waarom een ​​event management tool binnen een CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem. Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel. Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement. Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke analyses niet mogelijk zijn.

Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en te allen tijde in beeld te zijn.

Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker in het verleden werkte.

Evenementbeheer voor elk bedrijf

Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem een ​​waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.

De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement. Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk aantal deelnemers dit wordt bereikt.

Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn, gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken. Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders. Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste opties overwegen om een ​​evenemententool te integreren.

door
Verder lezen
Events

De feestdagen staan weer voor de deur – Hoe stelt u het beste kerstpakket samen?

By

De meeste mensen zijn blij met een kerstpakket. Maar Kerstpakketten kunnen ook voor ellende zorgen wanneer het niet goed is geregeld. Hoe bepaalt u of een kerstpakket goed en hoe kunt u dit het beste regelen voor al uw medewerkers?  In dit artikel worden vijf tips gedeeld die het proces naar het zoeken van het ideale kerstpakket vloeiend laat verlopen.

Tips

1. Stel een kerstpakketten commissie samen.

Het werkt beter wanneer u het samen doet met collega’s. Meer draagvlak binnen het bedrijf kan worden gecreëerd met een interne projectgroep. Met een groep van 4 personen kunt u gemakkelijk de taken verdelen. Onder taken kunt u verstaan: het aanvragen van offertes, communicatie naar medewerkers en contact opnemen met de leverancier.

2. Bedenk wat u wilt geven

Maak een keuze over het type kerstgeschenk. Het traditionele kerstpakket wordt door sommige bedrijven gekozen. Echter zijn er ook veel bedrijven overgestapt op het eigen keuze geschenk. Medewerkers kunnen via een webshop hun eigen cadeau kiezen waarbij zij de keuze hebben uit onder andere giftcards of een dagje uit.

3. Een leverancier selecteren: waar dient u op te letten?

  • Kies voor een leverancier die het Thuiswinkel-waarborg keurmerk draagt.
  • Ga voor een betrouwbare partij. Wilt u zeker weten dat u met de juiste leverancier in zee gaat, vraag referenties op.
  • Vraag naar de garanties en voorwaarden voor omruilen en reparatie. Vaak is na de drukke decembermaand het magazijn van een leverancier snel leeg. U wilt ten slotte niet dat een kapot product niet kan worden omgeruild of gerepareerd kan worden.
  • Wanneer een leverancier werkt met A-merken, kunt u daaruit opmaken dat zij gaan voor kwaliteit.
  • Mocht u voor het traditionele kerstpakket kiezen, vraag dan eerst een monsterpakket aan. Hierdoor kunt u teleurstellingen achteraf voorkomen.
  • Wilt u dat uw personeel zelf een kerstcadeau kan uitzoeken? Dan is het van belang om bij de leverancier na te vragen hoe hij of zij omgaat met personeelsgegevens en hoe het staat met de veiligheid.
  • Controleer bij eigen keuze geschenken of de prijs van het aangeboden product overeenkomt met de waarde. Helaas is dit niet altijd het geval.

4. Communiceer duidelijk naar uw personeel

Verschaf medewerkers duidelijkheid over het eindejaarsgeschenk:

  • Wanneer kan uw personeel het geschenk verwachten?
  • Hoe ontvangt het personeel het kerstpakket of eigen keuze geschenk?
  • Tot welke datum kan het personeel een cadeau verzilveren?
  • Mochten er vragen of klachten zijn, met wie kunnen zij intern contact opnemen?
  • Wanneer de termijn voor het verzilveren van het cadeau bijna verstreken is, stuur dan een herinnering aan de ontvangers.

5. Vergeet niet de collega’s die ziek of met verlof zijn

Ook dient u aan uw collega’s te denken die net met pensioen zijn gegaan. Tevens mag u collega’s met flexibele of tijdelijke contracten niet uit het oog verliezen.

door
Verder lezen
Congres
Events

5 zaken die geregeld moeten worden na een congres

By

Er komt natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement. Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.

1. De schoonmaak

Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.

2. Een goede opvolging

Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en daadkrachtig op te volgen.

3. Reacties verzamelen

Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.

4. Materialen doorsturen

Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het liefst binnen een paar dagen na het congres.

5. Laatste reminder

Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement, de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!

door
Verder lezen
Aan zee

Zuiderduin – Wow wat een prachtige congreslocatie

By

Niet alleen in Egmond aan Zee, ook landelijk en internationaal is Hotel Zuiderduin een begrip als het gaat om een aangenaam verblijf voor uw congres op een schitterende locatie.
Dat verblijf is nu nog aangenamer: zo ongeveer de gehele congreslocatie heeft een make-over ondergaan.

Hotel Zuiderduin heeft ervoor gezorgd dat zowel grotere groepen als kleinere gezelschappen zich hier erg prettig kunnen voelen. Groepen die komen voor een congres kunnen zich effectief scheiden van de toeristen.” Een voorbeeld: deelnemers aan een groot congres kunnen gebruik maken van een gescheiden deel van het parkeerdek, binnenkomen via een ‘eigen’ ingang en inchecken bij een aparte balie waarachter de organisatie een eigen tijdelijk secretariaat kan inrichten. Het congres zelf kan plaatsvinden in één van de grote plenaire zalen. Natuurlijk zijn er bij de zalen ook breakout-ruimtes, maar een pauze of kort overleg kan ook plaatsvinden in één van de prachtig vernieuwde lounges.

Uitstraling

Hotel Zuiderduin was al klaar voor zowel de particuliere als de zakelijke bezoeker, maar de volledige make-over zorgt ervoor dat de uitstraling van de openbare ruimtes meer dan prachtig geworden is.

“De eerste indruk voor uw congresdeelnemers ? Natuurlijk is het pand op zich al opvallend, maar als de deelnemers die binnenkomen nu de lounge zien, is hun eerste reactie vaak : wow!
Dan begint het verblijf toch al goed? En als ze dan zien dat zowel de zalen als het restaurant ook volledig gemoderniseerd zijn, hebben ze een complete beleving. En dat mag je toch ook verwachten van een ambitieuze congreslocatie?

www.zuiderduinzakelijk.nl

door
Verder lezen
Events

Wat neem je mee naar een event!

By

Staat er binnenkort een event op de planning? Waar moet je aan denken? Belangrijk is natuurlijk dat je van te voren bepaalt wat het doel is van het event en hoe je dit denkt te bereiken.

Welke gasten nodig je uit voor het event en hoe maak je het event interessant genoeg, zodat de genodigde ook komen. Belangrijk is dat je nadenkt over interessante thema’s voor jou en de bezoeker. Zorg er ook voor dat deze thema’s op verschillende manieren aan bod komen. Nodig bijvoorbeeld een aantal sprekers uit die een lezing kunnen geven over de voor jou belangrijke thema’s.

Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de thema’s bijvoorbeeld in de vorm van een workshop aan te bieden. Door te doen blijft een boodschap vaak net iets beter hangen dan wanneer het alleen vertelt wordt.

Ook kun je tijdens deze workshops en lezingen flyers uitdelen waar de boodschap nog even kort en bondig verteld wordt. Je kunt deze flyers dan bedrukken en tijdens verschillende events inzetten. Tijdens de lezingen kun je er ook voor kiezen om een aantal rollup banners neer te zetten waar de punten die in de lezing besproken worden nog even kort en bondig staan.

Tot slot kun je er ook nog voor kiezen om wat brochures in een goodiebag mee te geven!

door
Verder lezen