Category

Events

Category

Er komt natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement. Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.

1. De schoonmaak

Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.

2. Een goede opvolging

Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en daadkrachtig op te volgen.

3. Reacties verzamelen

Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.

4. Materialen doorsturen

Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het liefst binnen een paar dagen na het congres.

5. Laatste reminder

Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement, de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!

Niet alleen in Egmond aan Zee, ook landelijk en internationaal is Hotel Zuiderduin een begrip als het gaat om een aangenaam verblijf voor uw congres op een schitterende locatie.
Dat verblijf is nu nog aangenamer: zo ongeveer de gehele congreslocatie heeft een make-over ondergaan.

Hotel Zuiderduin heeft ervoor gezorgd dat zowel grotere groepen als kleinere gezelschappen zich hier erg prettig kunnen voelen. Groepen die komen voor een congres kunnen zich effectief scheiden van de toeristen.” Een voorbeeld: deelnemers aan een groot congres kunnen gebruik maken van een gescheiden deel van het parkeerdek, binnenkomen via een ‘eigen’ ingang en inchecken bij een aparte balie waarachter de organisatie een eigen tijdelijk secretariaat kan inrichten. Het congres zelf kan plaatsvinden in één van de grote plenaire zalen. Natuurlijk zijn er bij de zalen ook breakout-ruimtes, maar een pauze of kort overleg kan ook plaatsvinden in één van de prachtig vernieuwde lounges.

Uitstraling

Hotel Zuiderduin was al klaar voor zowel de particuliere als de zakelijke bezoeker, maar de volledige make-over zorgt ervoor dat de uitstraling van de openbare ruimtes meer dan prachtig geworden is.

“De eerste indruk voor uw congresdeelnemers ? Natuurlijk is het pand op zich al opvallend, maar als de deelnemers die binnenkomen nu de lounge zien, is hun eerste reactie vaak : wow!
Dan begint het verblijf toch al goed? En als ze dan zien dat zowel de zalen als het restaurant ook volledig gemoderniseerd zijn, hebben ze een complete beleving. En dat mag je toch ook verwachten van een ambitieuze congreslocatie?

www.zuiderduinzakelijk.nl

Staat er binnenkort een event op de planning? Waar moet je aan denken? Belangrijk is natuurlijk dat je van te voren bepaalt wat het doel is van het event en hoe je dit denkt te bereiken.

Welke gasten nodig je uit voor het event en hoe maak je het event interessant genoeg, zodat de genodigde ook komen. Belangrijk is dat je nadenkt over interessante thema’s voor jou en de bezoeker. Zorg er ook voor dat deze thema’s op verschillende manieren aan bod komen. Nodig bijvoorbeeld een aantal sprekers uit die een lezing kunnen geven over de voor jou belangrijke thema’s.

Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de thema’s bijvoorbeeld in de vorm van een workshop aan te bieden. Door te doen blijft een boodschap vaak net iets beter hangen dan wanneer het alleen vertelt wordt.

Ook kun je tijdens deze workshops en lezingen flyers uitdelen waar de boodschap nog even kort en bondig verteld wordt. Je kunt deze flyers dan bedrukken en tijdens verschillende events inzetten. Tijdens de lezingen kun je er ook voor kiezen om een aantal rollup banners neer te zetten waar de punten die in de lezing besproken worden nog even kort en bondig staan.

Tot slot kun je er ook nog voor kiezen om wat brochures in een goodiebag mee te geven!

Bent u van plan om binnenkort een congres te organiseren? Dan zijn er diverse zaken waar u rekening mee moet houden.

Uiteraard bepaalt u vooraf het thema, de personen die u wenst uit te nodigen en de locatie waar het congres plaats dient te vinden. Wanneer deze zaken allemaal bepaald zijn en de dag zelf (of dagen) komt er aan is het ook belangrijk dat u de planning van de dag zelf goed heeft vastgelegd.

Wanneer komen er welke sprekers, welke pauzemomenten zijn er tijdens de dag en wilt u de mensen aan het einde van het congres nog voorzien van een mooie goodiebag? Deze laatste kan natuurlijk gevuld zijn met artikelen van uw eigen organisatie, maar vaak is het ook leuk om de goodiebag te laten sponsoren door verschillende organisaties die uiteraard wel op een of andere manier aan uw eigen organisatie zijn gelinkt.

Je kunt hierbij denken aan: pennen, bedrukte bidons, notitieblokjes, kortingsvouchers,etc.

De goodiebag is in ieder geval een mooie marketingtool om je bezoekers nog eens te informeren over de besproken punten tijdens het congres en ze te bedanken voor hun komst!

Een congres kan een ideale situatie bieden om jouw onderneming wat meer in het daglicht te zetten. Je krijgt de kans om jouw missie en visie over te brengen en de doelstellingen van jouw onderneming te presenteren aan het publiek. Om je hier goed op voor te bereiden is het handig te weten wat je nu precies nodig hebt om de juiste indruk achter te laten. De volgende praktische zaken mag je dan ook echt niet vergeten bij het bezoeken van een congres.

1. Reclame materialen

Wellicht wel een van de belangrijkste praktische zaken zijn de reclame materialen. Het is van belang dat al deze materialen in eenzelfde huisstijl zijn en de gedachten achter jouw onderneming duidelijk uitstralen. Professionele reclame materialen laten een professionele indruk achter en dit geeft vertrouwen. Je kan alle benodigde reclame materialen gemakkelijk online bestellen op ReclameMaterialen.com. Zo heb je alle uitingen in eenzelfde huisstijl en kwaliteit.

2. Informatie om mee te geven

Om ook na het congres een blijvende indruk achter te laten zorg je ervoor dat je iets mee kunt geven aan de bezoekers van jouw stand. Zet een aantal folderhouders klaar en vul deze met brochures en visitekaartjes. Op deze manier kunnen bezoekers ook thuis nog even kijken wat jouw onderneming nou ook alweer precies voor hun zou kunnen betekenen.

3. Opvallende actie of reclame

Er worden zoveel indrukken opgedaan tijdens een congres dat minimaal de helft hiervan op de dag zelf al wordt vergeten. Zorg dan ook voor een opvallende actie of reclame die de bezoekers zeker bij blijft. Of je nu met een gratis giveaway werkt of juist een ludieke actie op poten zet; zorg ervoor dat jouw onderneming opvalt tussen alle andere.

4. Goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dan ook dat je op tijd begint met het treffen van alle voorbereidingen. Zorg dat je reclame materialen minimaal een week voor aanvang van het congres al compleet zijn. Mochten er nog wijzigingen plaatsvinden dan heb je hier in ieder geval nog even de tijd voor. Bereid ook eventuele speech of salespitch goed voor zodat je op het uiteindelijke congres niet met een mond vol tanden staat. Weet wie je bent, wat je wilt zeggen en wat jij nu eigenlijk uit dit congres wilt halen. Zijn dit nieuwe klanten, een groter netwerk of misschien wel directe verkopen? Pas je tactieken ook aan op je doelstellingen.

Voor een congres moet alles tot in de kleinste details goed worden geregeld. Sommigen gaan zelfs nog verder dan de kleinste details, en willen dat alles tot in de puntjes is geregeld. Prachtig ontworpen naambordjes voor alle aanwezigen, een kadootje op iedere stoel en aan het eind van de dag een prachtige goodiebag voor alle gasten.

Niet vreemd dat ook bedrukte koffiebekers vandaag de dag zeer populair zijn op congressen. Het is een ideaal middel voor de organisatie, maar ook de bedrijven die erbij betrokken zijn, om hun naamsbekendheid te vergroten en een positieve boodschap uit te dragen. Want vrijwel iedereen drinkt koffie, thee of een ander drankje wat perfect in een koffiebeker gegoten kan worden.

Het is erg simpel: het gebruik van bedrukte koffiebekers maakt het mogelijk om een bepaalde boodschap of een logo aan alle aanwezigen te communiceren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de slogan van het congres. Een congres voor de wetenschap zou duizenden koffiebekers kunnen bedrukken met “De wetenschap van vandaag is de technologie van morgen”, en een congres over sport zou een quote van een bekende sporter zoals Michael Jordan kunnen gebruiken: “Just Play. Have Fun. Enjoy The Game.”

Wat voor congres u ook gaat organiseren, bedrukte koffiebekers kunnen een belangrijke rol spelen in het succes hiervan. Mensen vinden het fijn om korte boodschappen te lezen. U zou zelfs het dagprogramma op de koffiebeker kunnen laten printen, zodat iedereen altijd weet wat de volgende presentaties en workshops zijn en waar zij dan naartoe moeten lopen. Vrijwel alles is mogelijk. En het biedt uw gasten een veel betere ervaring tijdens het congres.

Hoe kunt u koffiebekers laten bedrukken?

Het is allereerst belangrijk dat u een idee heeft wat u precies op de bekers wilt laten bedrukken. Wordt het een favoriete quote van de hoofdpresentator van het congres, logo’s van bedrijven die het congres sponsoren of bijvoorbeeld een QR-code naar een pagina met de belangrijkste informatie over het evenement?

U kunt dit idee vervolgens door een ontwerper laten omzetten naar een design dat geschikt is om bij een drukker van koffiebekers te laten produceren. Er zitten specifieke eisen aan het design voor een koffiebeker. Dit is onder andere afhankelijk van de grootte van de koffiebeker. Daarbij houden bepaalde drukkers ook een maximum aan kleuren aan. Informeer daarom bij uw ontwerper wat de mogelijkheden zijn om een beker te laten ontwerpen en informeer ook alvast bij enkele producenten van koffiebekers wat de mogelijkheden zijn.

Het loont altijd om meerdere producenten van koffiebekers met elkaar te vergelijken. In deze branche kunnen de prijzen aanzienlijk van elkaar verschillen. Vergelijk daarom vier of vijf partijen, zodat u altijd de beste prijs vindt.

Zorg voor voldoende koffiebekers

Voor alles geldt: beter te veel dan te weinig. En dat is ook zo met koffiebekers. U wilt voor uw congres altijd voldoende koffiebekers bestellen, omdat het zonde is als u al vroegtijdig zonder bekers komt te zitten. Houd er daarom rekening mee dat u per gast ongeveer 3 tot 4 koffiebekers nodig heeft.

Staat er binnenkort weer een beurs of een congres op de planning en bent u al bezig met de voorbereidingen? Er zijn tal van zaken waar je als organisator of standhouder rekening mee moet houden.

Welke doel hebben we voor ogen met de beurs of het congres? Wie gaan we uitnodigen voor deelname? Welke materialen moeten we nog bestellen om bijvoorbeeld op de dag zelf uit te delen.

Evenementsbadges kunt u ook zelf afdrukken dit kan veel geld schelen met wanneer u dit bij een drukker laat doen. Het voordeel is ook nog dat je last-minute nog aanpassingen kunt doen, mochten er deelnemers afvallen of bijkomen. Cartridges nodig om ze badges te printen? Neem dan een kijkje op Goedkoopprinten.nl.

Wilt u op een congres opvallen en ervoor zorgen dat gasten juist blijven hangen bij uw stand? Om ervoor te zorgen dat gasten juist bij uw stand blijven staan, is een goede voorbereiding van belang.

Graag geef ik u wat tips om ervoor te zorgen dat u drukke dagen beleeft op het congres, wat natuurlijk positief is voor uw bedrijf.

  1. Zorg voor voldoende bezetting
    Verwacht u veel aanloop? Kom dan niet in uw eentje maar zorg ervoor dat de stand goed bezet is, zodat men ook te woord kan worden gestaan wanneer zij langs lopen.
  2. Flyers drukken
    Anno 2017 leven wij in een digitaal tijdperk. Een tijdperk waarin een flyer een bijzonder middel is om gasten tijdens een congres of een event te enthousiasmeren over uw bedrijf. Waarom moet een klant juist voor uw bedrijf kiezen en niet voor een ander? Laat flyers drukken zodat gasten in één oogopslag kunnen zien wat uw bedrijf te bieden heeft.
  3. Beeldmateriaal
    Men vindt het fijn om te visualiseren. Wanneer je alleen kiest voor tekstberichten haakt men snel af, omdat dit te lang duurt. Zorg voor beeldmateriaal zodat men kan visualiseren en snel op beeld heeft waarmee ze te maken hebben.

Veel succes op uw congres!

Met vriendelijke groet,
Redactie van Congres.nl

Opvallen bij een congres

Bij de deelname van een congres wilt u er onder andere voor zorgen dat u opvalt met uw stand. U wilt de stand zelf maken en goed promoten ? Dan is er het een en ander af te vinken !

Een eigen stand

Hou rekening met :

1. het groot wordt de stand 

De grote van de stand bepaalt ook hoe je hem moet vervoeren en of je 1 of meerdere mensen nodig hebt hem op te bouwen

2. wat heb je allemaal nodig bij een stand 

  • vitrine
  • schermen
  • productschappen
  • folderschappen
  • rollup banner
  • bijpassende balie

3. de uitstraling van uw stand.

Erg persoonlijk maar door een reclame banner te maken via reclameland kunt u snel en goedkoop uw winkelvloer of beursstand een eigen look & feel geven?

Succes op de beurs !

Redactie
Zakelijk.nl