Een congres of een grote bijeenkomst organiseren? Dit vraagt
om een goede voorbereiding. Het belangrijkste is dat het congres goed om een
bepaald thema past, waarbij alles aanwezig is. Wat heb je nodig om een goed
congres te organiseren? Hieronder enkele waardevolle tips.
Zo ziet een goed congres eruit
Een perfect congres is tot in de puntjes verzorgd. Alles
gaat zoals het van tevoren in het draaiboek staat. De locatie is goed
bereikbaar, de presentators of gastsprekers zijn op tijd en de catering is om
je vingers bij af te likken. In je hoofd is het helemaal af, maar de
voorbereiding moet nog beginnen. Snel aan de slag met het organiseren van een
goed congres.
Het doel en de doelgroep bepalen
Een congres heeft altijd een doel, een doelgroep en
natuurlijk een thema. Denk maar eens aan een wetenschappelijk congres, een
sportcongres of een medisch congres. Maar het thema kan ook in natuur en
milieu, ondernemen of e-commerce liggen. Om maar wat voorbeelden te noemen. Het
is best goed om van tevoren goed over het doel en de doelgroep na te denken.
Het bereiken van die doelgroep kan nog wel lastig zijn. Gaat
dit via de media (krant, radio, televisie), het internet of door het versturen
van e-mails of brieven? Hooggeleerde ouderen zijn namelijk via andere kanalen
bereikbaar dan jonge studenten.
Een persoonlijke communicatie
Voor genodigden is het zeer leuk om een persoonlijke
uitnodiging te ontvangen. Dit kan middels een video maar bijvoorbeeld ook
middels een persoonlijke brief of e-mail. Vergeet in de brief/e-mail niet een
persoonlijke aanhef te plaatsen.
Vakmensen met expertise
Ben je zelf presentator of spreker of huur je hier vakmensen
met expertise voor in? Sommige sprekers of vakmensen zijn zeer druk bezet. Het
is dan goed om tijdig navraag te doen of iemand op de gewenste datum
beschikbaar is.
Laat de sprekers van tevoren weten hoeveel tijd zij voor een
presentatie hebben. Stel een goede briefing op.
De locatie bepalen
Komen gasten vanuit het hele land dan is het praktischer om
voor een centrale locatie te kiezen. Is het congres regio gebonden dan is het
natuurlijk logisch om ook naar een locatie in de buurt te zoeken. Let er vooral
op dat de zaal of het pand groot genoeg is voor alle genodigden.
Stel een budget op
Een goed congres organiseren vraagt vooral slim omgaan met
het budget. Bepaal van tevoren hoe groot dit budget is en verdeel dit over de
verschillende onderdelen. Dit zijn onder andere huur van een zaal of wand, het
inhuren van sprekers of vakmensen, de catering, communicatie, muziek,
inrichting en nog veel meer.
Is er niet voldoende budget beschikbaar maar is het wel belangrijk dat het congres écht tot in de puntjes verzorgd is? Regel dan een (zakelijke) ening, bijvoorbeeld bij Becam. Geld lenen bij Becam is zo geregeld maar wacht hier natuurlijk niet te lang mee.
Van de catering: hapjes en drankjes
Krijgen gasten een complete lunch aangeboden of een aantal
lekkere hapjes? Ook drankjes mogen natuurlijk niet op een congres ontbreken.
Het verzorgen van de catering doe je tijdig. Vooral rondom feestdagen en in de
zomerperiode kan het bij cateringbedrijven aardig druk zijn.
Vastleggen van het congres
Vergeet niet om het congres van het begin tot het
einde vast te leggen. Doe dit middels videobeelden en fotografie. Ook leuk:
maak het congres online beschikbaar. Zo kunnen anderen de beelden live streamen
en ondanks afwezigheid toch deelnemen. Deel de vastgelegde beelden na afloop
via een website of social media. De kans is groter dat er volgend jaar nog meer
mensen bij zullen zijn
Mis
minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!
Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.
Gehoorproblemen? Op congres?
Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust
en onbewust gebruiken. Ook tijdens
ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen
gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om
gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan
je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is.
Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak,
bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio.
Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante
misverstanden. Wanneer je op congres
zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm
vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.
Advies van de expert
Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.
Leven met een hoortoestel
Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten.
De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en
luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je
optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw
specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor
verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril
gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast
loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je
zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.
Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk
samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator
niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt
de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een
uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de
organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.
Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.
Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren
Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen
te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt
congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit
in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die
duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er
dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het
klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld
organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.
Wat houdt dit precies in?
Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en
energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast
zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit
doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen. Gedurende de winter hoef je niet te vrezen
voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en
extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks
energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.
Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met
bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.
Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan
soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het
inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en
verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event
management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in
het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?
Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.
Definitie – Wat is een CRM?
Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de
softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem
(kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing
slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een
centrale locatie op.
Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke
geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld
aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing
profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de
klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer.
Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en
beheerd.
Organiseer en beheer eenvoudig evenementen
Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van
de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het
eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke
informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen
aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd
alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden
bekeken en worden bewerkt.
U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.
Perfect partnerbeheer
Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd
en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de
ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren.
Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden
automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen
automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook
eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen
verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen
naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of
facturering.
Alle facturen en verkopen in het zicht
We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij
het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel
verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met
een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.
Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een
zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde
manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten
van onbetaalde rekeningen zijn.
Analyse van het succes van een evenement
Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde
doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven
onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan
deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere
evenementenplanning in de toekomst vormen.
Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld
ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te
weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses
zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden
gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden
beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om
evenementen beter te promoten.
Voordelen van event management tools in CRM
Dus waarom een event management tool binnen een
CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools
hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem.
Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen
en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.
Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de
gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor
de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel.
Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een
evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op
moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement.
Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke
analyses niet mogelijk zijn.
Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de
verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de
aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald
evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden
geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De
mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële
vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en
te allen tijde in beeld te zijn.
Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het
CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en
gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten
vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker
in het verleden werkte.
Evenementbeheer voor elk bedrijf
Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem
een waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het
jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die
de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de
analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen
mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.
De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte
doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle
belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde
dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het
bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement.
Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk
aantal deelnemers dit wordt bereikt.
Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn,
gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken.
Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist
het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog
te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders.
Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste
opties overwegen om een evenemententool te integreren.
De meeste mensen zijn blij met een kerstpakket. Maar Kerstpakkettenkunnen ook voor ellende zorgen wanneer het niet goed is geregeld. Hoe bepaalt u of een kerstpakket goed en hoe kunt u dit het beste regelen voor al uw medewerkers? In dit artikel worden vijf tips gedeeld die het proces naar het zoeken van het ideale kerstpakket vloeiend laat verlopen.
Tips
1. Stel een kerstpakketten commissie samen.
Het werkt beter wanneer u het samen doet met collega’s. Meer draagvlak
binnen het bedrijf kan worden gecreëerd met een interne projectgroep. Met een
groep van 4 personen kunt u gemakkelijk de taken verdelen. Onder taken kunt u
verstaan: het aanvragen van offertes, communicatie naar medewerkers en contact
opnemen met de leverancier.
2. Bedenk wat u wilt geven
Maak een keuze over het type kerstgeschenk. Het traditionele kerstpakket wordt door sommige bedrijven gekozen. Echter zijn er ook veel bedrijven overgestapt op het eigen keuze geschenk. Medewerkers kunnen via een webshop hun eigen cadeau kiezen waarbij zij de keuze hebben uit onder andere giftcards of een dagje uit.
3. Een leverancier selecteren: waar dient u op te letten?
Kies voor een leverancier die het Thuiswinkel-waarborg keurmerk draagt.
Ga voor een betrouwbare partij. Wilt u zeker weten dat u met de juiste leverancier in zee gaat, vraag referenties op.
Vraag naar de garanties en voorwaarden voor omruilen en reparatie. Vaak is na de drukke decembermaand het magazijn van een leverancier snel leeg. U wilt ten slotte niet dat een kapot product niet kan worden omgeruild of gerepareerd kan worden.
Wanneer een leverancier werkt met A-merken, kunt u daaruit opmaken dat zij gaan voor kwaliteit.
Mocht u voor het traditionele kerstpakket kiezen, vraag dan eerst een monsterpakket aan. Hierdoor kunt u teleurstellingen achteraf voorkomen.
Wilt u dat uw personeel zelf een kerstcadeau kan uitzoeken? Dan is het van belang om bij de leverancier na te vragen hoe hij of zij omgaat met personeelsgegevens en hoe het staat met de veiligheid.
Controleer bij eigen keuze geschenken of de prijs van het aangeboden product overeenkomt met de waarde. Helaas is dit niet altijd het geval.
4. Communiceer duidelijk naar uw personeel
Verschaf medewerkers duidelijkheid over het eindejaarsgeschenk:
Wanneer kan uw personeel het geschenk verwachten?
Hoe ontvangt het personeel het kerstpakket of eigen keuze geschenk?
Tot welke datum kan het personeel een cadeau verzilveren?
Mochten er vragen of klachten zijn, met wie kunnen zij intern contact opnemen?
Wanneer de termijn voor het verzilveren van het cadeau bijna verstreken is, stuur dan een herinnering aan de ontvangers.
5. Vergeet niet de collega’s die ziek of met verlof zijn
Ook dient u aan uw collega’s te denken die net met pensioen zijn gegaan.
Tevens mag u collega’s met flexibele of tijdelijke contracten niet uit het oog
verliezen.
Er komt
natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te
voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement.
Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen
en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er
allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten
een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.
1. De schoonmaak
Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.
2. Een goede opvolging
Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken
natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de
bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of
eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als
e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en
daadkrachtig op te volgen.
3. Reacties verzamelen
Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.
4. Materialen doorsturen
Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties
op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om
ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug
kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van
geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het
liefst binnen een paar dagen na het congres.
5. Laatste reminder
Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het
belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement,
de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via
de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!
Niet alleen in Egmond aan Zee, ook landelijk en internationaal is Hotel Zuiderduin een begrip als het gaat om een aangenaam verblijf voor uw congres op een schitterende locatie.
Dat verblijf is nu nog aangenamer: zo ongeveer de gehele congreslocatie heeft een make-over ondergaan.
Hotel Zuiderduin heeft ervoor gezorgd dat zowel grotere groepen als kleinere gezelschappen zich hier erg prettig kunnen voelen. Groepen die komen voor een congres kunnen zich effectief scheiden van de toeristen.” Een voorbeeld: deelnemers aan een groot congres kunnen gebruik maken van een gescheiden deel van het parkeerdek, binnenkomen via een ‘eigen’ ingang en inchecken bij een aparte balie waarachter de organisatie een eigen tijdelijk secretariaat kan inrichten. Het congres zelf kan plaatsvinden in één van de grote plenaire zalen. Natuurlijk zijn er bij de zalen ook breakout-ruimtes, maar een pauze of kort overleg kan ook plaatsvinden in één van de prachtig vernieuwde lounges.
Uitstraling
Hotel Zuiderduin was al klaar voor zowel de particuliere als de zakelijke bezoeker, maar de volledige make-over zorgt ervoor dat de uitstraling van de openbare ruimtes meer dan prachtig geworden is.
“De eerste indruk voor uw congresdeelnemers ? Natuurlijk is het pand op zich al opvallend, maar als de deelnemers die binnenkomen nu de lounge zien, is hun eerste reactie vaak : wow!
Dan begint het verblijf toch al goed? En als ze dan zien dat zowel de zalen als het restaurant ook volledig gemoderniseerd zijn, hebben ze een complete beleving. En dat mag je toch ook verwachten van een ambitieuze congreslocatie?
Nu dat de zomer steeds dichterbij begint te komen, kan het plannen voor buitenevenementen eindelijk beginnen. Een fijne locatie aan het strand of gewoon midden in de woonwijk. En hoewel een buitenevenement natuurlijk ontzettend veel voordelen met zich meebrengt, komt er ook zeker wel het een en ander bij kijken. Met deze tips zorg jij ervoor dat je geen stappen overslaat, en jouw buiten evenement vlekkeloos zal verlopen.
Duidelijke planning
Zorg ten eerste dat je maanden van te voren al een duidelijke planning klaar hebt liggen. Zorg ervoor dat zowel de aanvangs als sluitingstijden voor het evenement en eventueel entertainment hierop aangegeven zijn. Maar naast de planning van de dag zelf is ook de aanloop naar het evenement natuurlijk erg belangrijk.
Taakverdeling organiseren
Wie neemt er bijvoorbeeld welke taken voor zijn rekening? Zorg dat ook de rol- en taakverdeling duidelijk vermeld staan, en zorg dat iedereen op tijd aan zijn of haar taken begint. Zo kan het regelen van promotiematerialen een aantal dagen tot zelfs weken in beslag nemen. Zorg dus dat dit soort zaken op tijd geregeld zijn, en houdt altijd een reserve periode in het achterhoofd. Een ongeluk zit natuurlijk in een klein hoekje!
De juiste promotie
Vervolgens is het natuurlijk ook ontzettend belangrijk om het evenement op de juiste manier, en op tijd, te promoten. Wie is je doelgroep en hoe ga jij deze motiveren om het evenement te bezoeken? Waar vind je deze doelgroep en waar kun je jouw promotionele uitingen dus het beste plaatsen? Schakel eventueel de hulp in van professionele freelancers om deze posters, flyers, brochures en social media posts voor je te ontwikkelen en eventueel zelfs te printen.
De reminder
Wanneer het evenement door ontzettend veel mensen bezocht wordt, kan het belangrijk zijn om een unieke, leuke reminder mee te geven. Een kleine give away die ervoor zorgt dat je bezoekers ook dagen na het evenement nog even terugdenken. Een leuke honkbalpet met een eigen bedrukking bijvoorbeeld, een strandbal met logo, een koffiemok of zelfs een usb stick. Gewoon een leuk kleinigheidje wat ervoor zorgt dat de bezoekers zo af en toe nog aan je denken. Wanneer ze een dagje naar het strand gaan bijvoorbeeld.
Email marketing
Laten we ook vooral het belang van de online marketing en communicatie niet vergeten. Mocht je de mogelijkheid hebben om mogelijke bezoekers zich in te laten schrijven met een email adres, dan kun je verschillende email marketing strategieën toepassen. Stuur ze weken voor aanvang reminders, en de weken na aanvang eventueel andere leuke berichten.
Staat er binnenkort een event op de planning? Waar moet je aan denken? Belangrijk is natuurlijk dat je van te voren bepaalt wat het doel is van het event en hoe je dit denkt te bereiken.
Welke gasten nodig je uit voor het event en hoe maak je het event interessant genoeg, zodat de genodigde ook komen. Belangrijk is dat je nadenkt over interessante thema’s voor jou en de bezoeker. Zorg er ook voor dat deze thema’s op verschillende manieren aan bod komen. Nodig bijvoorbeeld een aantal sprekers uit die een lezing kunnen geven over de voor jou belangrijke thema’s.
Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de thema’s bijvoorbeeld in de vorm van een workshop aan te bieden. Door te doen blijft een boodschap vaak net iets beter hangen dan wanneer het alleen vertelt wordt.
Ook kun je tijdens deze workshops en lezingen flyers uitdelen waar de boodschap nog even kort en bondig verteld wordt. Je kunt deze flyers dan bedrukken en tijdens verschillende events inzetten. Tijdens de lezingen kun je er ook voor kiezen om een aantal rollup banners neer te zetten waar de punten die in de lezing besproken worden nog even kort en bondig staan.
Tot slot kun je er ook nog voor kiezen om wat brochures in een goodiebag mee te geven!
Bent u van plan om binnenkort een congres te organiseren? Dan zijn er diverse zaken waar u rekening mee moet houden.
Uiteraard bepaalt u vooraf het thema, de personen die u wenst uit te nodigen en de locatie waar het congres plaats dient te vinden. Wanneer deze zaken allemaal bepaald zijn en de dag zelf (of dagen) komt er aan is het ook belangrijk dat u de planning van de dag zelf goed heeft vastgelegd.
Wanneer komen er welke sprekers, welke pauzemomenten zijn er tijdens de dag en wilt u de mensen aan het einde van het congres nog voorzien van een mooie goodiebag? Deze laatste kan natuurlijk gevuld zijn met artikelen van uw eigen organisatie, maar vaak is het ook leuk om de goodiebag te laten sponsoren door verschillende organisaties die uiteraard wel op een of andere manier aan uw eigen organisatie zijn gelinkt.
Je kunt hierbij denken aan: pennen, bedrukte bidons, notitieblokjes, kortingsvouchers,etc.
De goodiebag is in ieder geval een mooie marketingtool om je bezoekers nog eens te informeren over de besproken punten tijdens het congres en ze te bedanken voor hun komst!
