Menu
Pco

Tips voor de congreslocatie keuze

Een tijdje terug hebben wij u al tips en trucs voor het organiseren van een congres gegeven. Nu gaan we vooral in op het begin en daarmee het belangrijkste gedeelte van het organiseren: De locatie.

Waar moet u opletten tijdens het kiezen van een locatie?

Te verwachten aantal deelnemers
Zorg ervoor dat u een locatie kiest die geschikt is voor het aantal deelnemers. U wilt niet meemaken dat de ruimte te klein blijkt te zijn. Of wat dacht u van een veel te grote ruimte? Driekwart van de zaal leeg, dat staat niet.

De ligging en bereikbaarheid
Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is. Een goede ligging en bereikbaarheid zorgt voor een minder grote drempel om naar uw congres te gaan.

Parkeervoorziening
Zorg voor voldoende parkeergelegenheid. Deelnemers moeten zo dichtbij mogelijk kunnen parkeren. Dit is puur ‘gemak’ en een soort ‘luxe’ die u de deelnemers aanbiedt. Zeg nu zelf, als u lang onderweg bent en dan ook nog eens ver van het congres af moet parkeren, heeft u dan nog zin in het congres?

Opstelling
Bedenk goed welke opstelling in de zaal mogelijk zijn en welke u nodig heeft voor uw congres.

Meubilair
Is het meubilair wel van goede kwaliteit? Geen gescheurde/bevlekte bekleding op de stoelen? Denk goed aan hoe u wilt overkomen en hoe de kwaliteit van het meubilair moet zijn.

Publieke ruimtes
Ook de publieke ruimtes zoals toilet en garderobe moeten van goede kwaliteit zijn. Daarnaast, zijn er voldoende toiletten etc? Het is zonde om de volledige pauze te moeten besteden aan in de rij voor de wc staan.

Techniek
Hoe zit de techniek in elkaar? Is alles goed geregeld? Wat zijn uw mogelijkheden? Kunt u technische assistentie krijgen tijdens uw congres?

Budget
Belangrijk is ook, is de locatie te betalen? Het zou zonde zijn als u ver boven uw budget uitgaat.

Ruimtes
Zijn er meerdere ruimtes? Bijvoorbeeld voor parallelle sessies, voor het organiserende comité of het secretariaat?

Sfeer en uitstraling
Als laatste, maar zeker niet als minste zijn de sfeer en de uitstraling van de locatie erg belangrijk. Straalt de locatie uit waar uw bedrijf voor staat? Het moet bij u passen.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Congres.nl

 
Bron: Rotterdam Partners en vm-online