Hoe organiseert u een goed congres? Wij hebben hieronder een aantal tips  voor u op een rijtje gezet!

Doelgroep
Als eerste moet u bepalen wie uw doelgroep is. En wat is uw doelstelling? Dit is belangrijk om te analyseren, het is het fundament van uw congres. De doelgroep kunt u nog onderverdelen in interne en externe doelgroepen. Veel voorkomende doelstellingen zijn:

  • Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen.
  • Zaken doen/geld verdienen.
  • Draagvlak / goodwill creëren.
  • Teambuilding vergroten.

Bezoekers
Erg belangrijk is het om een goede inschatting te maken van het aantal bezoekers. In het algemeen komt maar 50% van de genodigden naar het evenement. Ongeveer het dubbele aantal uitnodigingen sturen, dan het aantal gasten dat u wilt, is dan een goed idee.

Budget 
Belangrijk is om iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor het budget. Deze persoon heeft een beschermende functie. Bepaal van tevoren het budget, zo verkleint u de kans op budgetoverschrijding.

Organisatieteam
Denk er goed over na wie de organisatie van het evenement op zich gaat nemen. Zorg ervoor dat de taken goed gedefinieerd zijn, dat de deadlines zijn gesteld en dat er duidelijke afspraken zijn.
U heeft ook de optie, mocht het budget dit toelaten, om de organisatie van uw evenement in de handen van een organisatiebureau te leggen.

Programma
Elk evenement heeft een vast programma. Hier kunt u uiteraard met enige mate van afwijken. Dit vaste programma geeft u een mooi houvast:

  • Ontvangst en registratie (en wegwijzen naar de zaal) (40 minuten).
  • Welkomstwoord (5 minuten).
  • Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
  • Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
  • Koffie- of theepauzes (ochtend en middag) (20 minuten).
  • Lunch (1 tot 2 uur).
  • Parallelle onderdelen (workshops / sessies) (1 uur)
  • Afronding programma (5 tot 10 minuten).
  • Borrel (30 tot 45 minuten)
  • Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Datum
Houd rekening met vakanties en andere evementen. Deze zaken kunnen invloed hebben op uw bezoekersaantal.

Met deze tips komt u al een heel eind bij het organiseren van een congres. Kijkt u eens op www.coconorganiseert.nl voor meer informatie over het organiseren van verschillende zakelijke evenementen, Cocon Organiseert heeft al meer dan 10 jaar ervaring in het bedenken en organiseren van zakelijke bijeenkomsten.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Zakelijk.nl

Comments are closed.