Tag

home

Browsing

Relatiegeschenken zijn zaken waar je niet bewust over nadenkt, maar waar je toch ook soms aangenaam verrast door kunt worden. Omdat je het krijgt op een moment dat je het niet verwacht, of omdat het handige of leuke relatiegeschenken zijn waar je ook echt iets aan hebt. Daarom is het nog belangrijker goede keuzes te maken als je relatiegeschenken uit wilt delen tijdens een congres. Wat zijn passende attenties en hoe kun je je zakenrelaties een blijvende positieve herinnering aan jouw merk meegeven? We geven hier een top 5 van relatiegeschenken die geschikt zijn om weg te geven tijdens een congres.

Het ontstaan van relatiegeschenken

Tegenwoordig weet iedereen dat relatiegeschenken een positieve bijdrage kunnen leveren om het imago van je bedrijf of merk te verbeteren. Of het kan ervoor zorgen dat je klanten zich je blijven herinneren. Maar dat was niet de oorsprong van relatiegeschenken. Tijdens de Amerikaanse verkiezingen in 1782 liet George Washington buttons drukken voor zijn verkiezingscampagne. Dit was het begin van de oprichting van de Promotional Products Association International, waar veel bedrijven zich bij aansloten. De relatiegeschenken zoals we die tegenwoordig kennen, zoals bedrukte pennen, werden pas in de jaren zestig in Europa een algemeen gebruik.

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Met het geven van relatiegeschenken straal je als bedrijf aan boodschap uit aan je klanten, zakenrelaties of potentiele doelgroep. Je wilt niet alleen dat ze je merk of product leren kennen, maar ook vooral dat je ze je bedrijf onthouden. En dat jouw merk het eerste is waar ze aan denken als ze het product of de dienst nodig hebben. Maar tijdens een congres kun je ook een andere boodschap afgeven. Je kunt hiermee laten blijken dat je de trouwe klanten waardeert en dat je de zakelijke relaties die je hebt, belangrijk vindt. Je kunt overwegen te investeren in relatiegeschenken die iets duurder zijn. Maar ook met een goedkoper relatiegeschenk kun je al een groots gebaar maken.

Top 5 van de beste relatiegeschenken om uit te delen:

  • Een bedrukte (laptop) tas met je bedrijfslogo. Tijdens een congres heb je wellicht informatie die je uit wilt delen. Maak een mooie presentatie van dit product en biedt de bezoeker van het congres dit aan in een tas waarop je logo gedrukt is;
  • Een USB stick. Wil je de presentatie van je nieuwe product op een modernere manier aan de bezoekers van het congres meegeven, dan kies je voor een bedrukte USB stick;
  • Powerbank. Iedereen heeft een oplader voor zijn smartphone nodig. Dus komt een bedrukte powerbank altijd van pas als relatiegeschenk dat de klant veel zal gebruiken en dus herinnerd wordt aan jouw bedrijf;
  • Wijn. Dit is een geschenk dat natuurlijk altijd gewaardeerd wordt, zeker als het in een mooi kistje zit;
  • Milieuvriendelijke relatiegeschenken. Voor een positief imago kun je ook kiezen voor duurzame relatiegeschenken. Denk aan milieuvriendelijke bedrukte pennen of notitieblokjes. Men kan het gebruiken tijdens het congres om aantekeningen te maken. En met dit soort relatiegeschenken geef je niet alleen de waardering voor je klant aan, maar ook voor de natuur. En dat wordt onthouden.

Stem het relatiegeschenk dat je tijdens een congres weggeeft af op je doelgroep en de boodschap die je uit meegeven en je zult de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis laten gaan.

Heeft u aan één dagje vergaderen niet genoeg, en wilt u er een vergaderweekend van maken? Ook daarvoor bent u bij ons aan het juiste adres.

De ene dag vergaderen, de andere dag vergaderen of juist werken aan teambuilding met een leuke activiteit? U kunt complete weekenden naar uw eigen wens invullen of juist gaan voor een van tevoren gemaakt programma. Alles is mogelijk. Wij hebben 4 Tips voor u op een rijtje gezet voor een meerdaagse meeting met koken, zeilen en overnachten, sfeervol vergaderen in Giethoorn aan het water, een compleet weekend vergaderen in Duitsland met activiteiten en vergaderen combineren met sportieve activiteiten op de Veluwe. Bekijk nu onze 4 Toppers en boek ook een vergaderweekend.

  1. 32 uurs vergaderarrangement – overnachten in luxe chalets

Centraal gelegen en aan de rand van natuurgebied de Veluwe kunt u in alle rust vergaderen en slapen. Als break bieden wij u een natuurwandeling aan met een gids over de Veluwe. Bij een natuurwandeling vroeg in de ochtend kunt u bijvoorbeeld wild spotten en fris beginnen aan de bijeenkomst. Overnachten kan in ons hotel chalet park.

2. 2 daags  vergaderarrangement in de Weerribben, verlijf in luxe villa’s

Wilt u een training, conferentie of vergadering doorbrengen in een comfortabele omgeving of zoekt u een sfeervol verblijf met activiteiten ?

Op de grens van Overijssel en Friesland ligt deze vergaderlocatie op een ruim opgezet vakantiepark. De ideale locatie voor een meerdaagse vergadering of bijeenkomst. De vergaderzaal is voorzien van audio en visuele middelen. Geniet tijdens het vergaderen van een uitgebreide broodlunch. Na een intensieve dag kunt u ’s avonds een activiteit naar keuze kiezen. U overnacht in een van de luxe woningen.

3. 3-daags vergaderarrangement in Duitsland – inclusief outdoor activiteiten

Het nuttige met het aangename verenigen. Wilt u eens wat anders dan “een hutje op de hei”? Dat is goed mogelijk in het Sauerland, een schitterende omgeving, gelegen op slechts 2 uur rijden van Arnhem. Afhankelijk van de duur van het zakelijke programma kunnen er activiteiten, al dan niet gericht op specifieke bedrijfskenmerken, plaats vinden in de uitgestrekte bossen en op de skipiste bij het hotel. U kunt het hele jaar door bij ons terecht. Vanaf december t/m maart heeft u grote kans dat er sneeuw ligt en dat u als vergaderbreak kunt skiënsnowboarden of langlaufen. De verschillende onderdelen, de omgeving en de verzorging van de activiteiten zullen van dit evenement een onvergetelijke bijeenkomst maken.

4. 2 daags vergaderarrangement in Egmond aan Zee

Deze prachtige  vergader- en congreslocatie ligt in het duingebied van Egmond aan Zee. Ideaal gelegen op 100 meter van het strand met 365 kamers en 33 zalen.  De zalen bestaan uit 31 vergaderzalen variërend van 30 tot 250 m², een feestzaal van 600 m² en een congreszaal van 1.000 m². U kunt verschillende zalen huren. Elke zaal is voorzien van telefoon + internetaansluiting en inclusief gebruik van een flipover, whiteboard, overhead, beamer en scherm.  In het gehele hotel is er gratis WIFI beschikbaar en ontvangst van alle gangbare mobiele providers (GPRS, 3G en 4G).   Het hotel heeft een nieuw buffetrestaurantwaar u kunt genieten van een uitgebreid ontbijt- en/of dinerbuffet en laat uw grill en wokgerechten live bereiden.

Zowel overdag als ’s avonds kunt u terecht in de gezellige bar voor een heerlijke lunch, een kleine snack en uw favoriete drankje. Deze is open van 10.00 tot 23.30 uur.

Wat een leuke programma’s, vindt u ook niet? Klik op de links om meer te weten te komen over de vergaderweekenden en geniet ook eens van zo’n sportief, maar zakelijk vergaderweekend.

Met recreatieve groet,
Linda Brugman

Congres.nl

In Gelderland ligt het prachtige en veelzijdige natuurgebied de Veluwe. Als u inspiratie op wilt doen en dicht bij de natuur wilt zijn dan kan ik deze streek absoluut aanraden. Naast het feit dat het een uniek stukje Nederland is om in de vrije tijd te bezoeken is het ook zakelijk een absolute aanrader. Schitterende vergader- en trainingslocaties hebben zich een plekje verworven en dit natuurgebied.

Zoekt u voor uw volgende vergadering, training of congres nog een passende locatie op de Veluwe?
Check dan mijn site suggesties, er zit vast een passend aanbod bij.

  1. Heisessie.nl
  2. Vergaderen op de Veluwe.nl

Voor alle Veluwe locaties kunt u hier terecht of bel geheel vrijblijvend voor een offerte op maat naar 088-5405850.

Met Veluwse groet,

Christel Gieling
Zakelijk.nl

Vreemde tijden vragen om creativiteit en vindingrijkheid. Een conferentie of vergadering voor deelnemers van verschillende partijen organiseren op locatie is momenteel erg lastig met de coronamaatregelen. Videoconferencing kan dan een uitkomst bieden. Maar wat is dat eigenlijk, en wat is ervoor nodig?

Wat is videoconferencing?

Vergaderen kan fysiek, maar het kan ook in de vorm van interactieve communicatie via een videoverbinding. Dan spreken we over videoconferencing. Omdat je elkaar kunt zien, kunnen deelnemers aan de vergadering op afstand live én face-to-face overleg plegen zonder te maken te hebben met reistijd of reiskosten. Videoconferencing kan point-to-point, wat inhoudt dat er een directe verbinding is tussen twee deelnemers zoals bij een telefoongesprek. Hiervoor is videoconferencing software nodig, een webcam, een microfoon en een goede, stabiele internetverbinding. Bij meerdere deelnemers op verschillende locaties, spreken we van multipoint videoconferencing. Hiervoor is een multipoint videoconferencing systeem nodig.

Telepresence videoconferencing

Er bestaan meerdere verschillende systemen voor videoconferencing. Zo is er telepresence videoconferencing. Hierbij probeert men de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is, terwijl verschillende deelnemers eigenlijk op afstand zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van grote televisieschermen die op ooghoogte boven een vergadertafel hangen. In enkele gevallen wordt er bij telepresence videoconferencing ook gebruik gemaakt van hologrammen of 3D beeld om de verschillende partijen op verschillende locaties nog dichter bij elkaar te brengen.

Room-based videoconferencing

Room-based videoconferencing is sprake van een verbondenheid aan een bepaalde vergaderruimte. Deze ruimte moet dan speciaal hierop ingericht wordt. De ruimte wordt dan uitgerust met noodzakelijke hulpmiddelen voor videoconferencing, zoals een Multipoint Control Unit (MCU), een scherm, een camera en een microfoon. Een MCU maakt het mogelijk om een verdeelfunctie op een centraal punt ter beschikking te stellen en naar behoefte met een haast willekeurig aantal personen in te bellen op een virtueel conferentiecentrum.

Desktop videoconferencing

Desktop videoconferencing is waarschijnlijk de meest populaire vorm van videoconferencing. Dit doet men rechtstreeks van de computer of laptop. Daarvoor wordt videoconferencing software geïnstalleerd op de computer. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Google Meet en Zoom en nog vele andere mogelijkheden als GoToMeeting, RingCentral Video, ClickMeeting en U Meeting. Uiteraard is een goede internetverbinding van levensbelang voor desktop videoconferencing.

videoconferencing

Verschillende manieren

Er zijn verschillende manieren om gebruik te maken van videoconferencing. Je kunt gebruikmaken van fysieke apparaten die speciaal bedoeld zijn voor videoconferencing. Een andere optie is gebruikmaken van software die gedownload kan worden op computers, tablet of smartphone en waarmee deelnemers gebruik kunnen maken van videoconferencing door simpelweg de applicatie te starten. Videoconferencing kan ook in de cloud. Er zijn clouddiensten die hiervoor de complete infrastructuur bieden zoals virtuele meeting rooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices. Als laatste is het ook nog mogelijk om via de browser met een link naar videoconferencing tool een videomeeting te houden.

Welke oplossing geschikt is voor jou, is afhankelijke van je bestaande IT-infrastructuur en hoe je bedrijfsnetwerk georganiseerd is. Maak er dus werk van om dat zo te laten inrichten dat ook jij gebruik kunt gaan maken van videoconferencing!

Een congres of een grote bijeenkomst organiseren? Dit vraagt om een goede voorbereiding. Het belangrijkste is dat het congres goed om een bepaald thema past, waarbij alles aanwezig is. Wat heb je nodig om een goed congres te organiseren? Hieronder enkele waardevolle tips.

Zo ziet een goed congres eruit

Een perfect congres is tot in de puntjes verzorgd. Alles gaat zoals het van tevoren in het draaiboek staat. De locatie is goed bereikbaar, de presentators of gastsprekers zijn op tijd en de catering is om je vingers bij af te likken. In je hoofd is het helemaal af, maar de voorbereiding moet nog beginnen. Snel aan de slag met het organiseren van een goed congres.

Het doel en de doelgroep bepalen

Een congres heeft altijd een doel, een doelgroep en natuurlijk een thema. Denk maar eens aan een wetenschappelijk congres, een sportcongres of een medisch congres. Maar het thema kan ook in natuur en milieu, ondernemen of e-commerce liggen. Om maar wat voorbeelden te noemen. Het is best goed om van tevoren goed over het doel en de doelgroep na te denken.

Het bereiken van die doelgroep kan nog wel lastig zijn. Gaat dit via de media (krant, radio, televisie), het internet of door het versturen van e-mails of brieven? Hooggeleerde ouderen zijn namelijk via andere kanalen bereikbaar dan jonge studenten.

Een persoonlijke communicatie

Voor genodigden is het zeer leuk om een persoonlijke uitnodiging te ontvangen. Dit kan middels een video maar bijvoorbeeld ook middels een persoonlijke brief of e-mail. Vergeet in de brief/e-mail niet een persoonlijke aanhef te plaatsen.

Vakmensen met expertise

Ben je zelf presentator of spreker of huur je hier vakmensen met expertise voor in? Sommige sprekers of vakmensen zijn zeer druk bezet. Het is dan goed om tijdig navraag te doen of iemand op de gewenste datum beschikbaar is.

Laat de sprekers van tevoren weten hoeveel tijd zij voor een presentatie hebben. Stel een goede briefing op.

De locatie bepalen

Komen gasten vanuit het hele land dan is het praktischer om voor een centrale locatie te kiezen. Is het congres regio gebonden dan is het natuurlijk logisch om ook naar een locatie in de buurt te zoeken. Let er vooral op dat de zaal of het pand groot genoeg is voor alle genodigden.

Stel een budget op

Een goed congres organiseren vraagt vooral slim omgaan met het budget. Bepaal van tevoren hoe groot dit budget is en verdeel dit over de verschillende onderdelen. Dit zijn onder andere huur van een zaal of wand, het inhuren van sprekers of vakmensen, de catering, communicatie, muziek, inrichting en nog veel meer.

Is er niet voldoende budget beschikbaar maar is het wel belangrijk dat het congres écht tot in de puntjes verzorgd is? Regel dan een (zakelijke) ening, bijvoorbeeld bij Becam. Geld lenen bij Becam is zo geregeld maar wacht hier natuurlijk niet te lang mee.

Van de catering: hapjes en drankjes

Krijgen gasten een complete lunch aangeboden of een aantal lekkere hapjes? Ook drankjes mogen natuurlijk niet op een congres ontbreken. Het verzorgen van de catering doe je tijdig. Vooral rondom feestdagen en in de zomerperiode kan het bij cateringbedrijven aardig druk zijn.

Vastleggen van het congres

Vergeet niet om het congres van het begin tot het einde vast te leggen. Doe dit middels videobeelden en fotografie. Ook leuk: maak het congres online beschikbaar. Zo kunnen anderen de beelden live streamen en ondanks afwezigheid toch deelnemen. Deel de vastgelegde beelden na afloop via een website of social media. De kans is groter dat er volgend jaar nog meer mensen bij zullen zijn

Mis minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!

Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.

Gehoorproblemen? Op congres?

Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust en onbewust gebruiken. Ook tijdens ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is. Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak, bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio. Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante misverstanden. Wanneer je op congres zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.

Advies van de expert

Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.

Leven met een hoortoestel

Leven met een hoortoestel

Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten. De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.

Uniek evenementen organiseren in Utrecht

Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.

Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.

Congres organiseren Mereveld Utrecht

Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren

Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.

Wat houdt dit precies in?

Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen.  Gedurende de winter hoef je niet te vrezen voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.

Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.

Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?

Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.

Definitie – Wat is een CRM?

Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem (kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een centrale locatie op.

Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer. Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en beheerd.

Organiseer en beheer eenvoudig evenementen

Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden bekeken en worden bewerkt.

U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.

Crm systeem evenementen organiseren

Perfect partnerbeheer

Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren. Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of facturering.

Alle facturen en verkopen in het zicht

We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.

Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten van onbetaalde rekeningen zijn.

Analyse van het succes van een evenement

Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere evenementenplanning in de toekomst vormen.

Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om evenementen beter te promoten.

Voordelen van event management tools in CRM

Dus waarom een ​​event management tool binnen een CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem. Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel. Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement. Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke analyses niet mogelijk zijn.

Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en te allen tijde in beeld te zijn.

Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker in het verleden werkte.

Evenementbeheer voor elk bedrijf

Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem een ​​waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.

De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement. Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk aantal deelnemers dit wordt bereikt.

Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn, gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken. Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders. Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste opties overwegen om een ​​evenemententool te integreren.

Wilt u een congres gaan organiseren of heeft u een congres georganiseerd en wilt u even checken of u aan alle benodigdheden gedacht heeft? Dan bent u hier helemaal op het juiste adres! In deze blog vindt u namelijk een aantal spullen die tijdens uw congres van pas kunnen komen! Al deze producten zijn gemakkelijk af te stemmen op de eventuele huisstijl van het congres. Zo zijn de producten allemaal een toevoeging aan het eindresultaat en nooit een op zich staand iets.

Flip-overborden

Het klinkt misschien ouderwets of juist heel erg onhandig om een flip-over bord bij het congres te hebben. Echter is het een heel verstandig idee om de presentatie vast uit te werken op de flip-over. U hoeft deze flip-over in principe niet te gebruiken, want hij fungeert puur als back-up. U zult niet het eerste congres zijn waar er problemen ontstaan met de beamer, of de bron van uw digitale presentatie! Wat doet u dan om het toch nog interessant te houden? U hoeft enkel uw goed voorbereide flip-overbord erbij te pakken en u kunt direct door met uw presentatie! Dat is fijn voor uw verhaal, maar het toont ook uw professionaliteit aan alle aanwezigen! Daarom is het voorbereiden van een Flip-over ideaal!

Batterijen en opladers

Het kan ontzettend vervelend zijn wanneer u tijdens uw presentatie, of die van een ander, ziet dat de gebruikte apparatuur (laptop, computer, telefoon) langzaam leeg begint te raken! Meestal bent u hier natuurlijk al uitgebreid op voorbereid, maar het kan een heel goed idee zijn om gebruik te maken van batterijen en opladers. Het kan ideaal zijn om een extra batterij of oplader mee te nemen, zodat je ten alle tijden een back-up hebt voor je eigen oplader. Naast batterijen en opladers is het mogelijk om bijvoorbeeld een powerbank naast de laptop of telefoon neer te leggen, zodat u gemakkelijk over kunt schakelen op andere voeding, indien dit nodig is. Zo zal uw apparatuur niet uitvallen vanwege gebrek aan voeding! Ook kan het verstandig zijn om de accu te vervangen wanneer deze oud wordt. Accu’s kunnen namelijk oud worden en minder goed gaan functioneren.

Visitekaartjes

Na congressen is vaak een moment om contact te hebben met andere bezoekers die geïnteresseerd zijn in het onderwerp van het congres. Een perfect moment dus om te gaan netwerken. Wanneer je een interessant gesprek met iemand hebt gehad dan wil je natuurlijk wel contact houden met deze persoon. LinkedIn is hiervoor een goede optie, maar vaak niet zo handig wanneer je een gesprek hebt met iemand. Hiervoor zijn de ‘ouderwetse’ visitekaartjes nog erg handig. Zorg dus dat je altijd een aantal visitekaartjes meeneemt naar congressen.

De meeste mensen zijn blij met een kerstpakket. Maar Kerstpakketten kunnen ook voor ellende zorgen wanneer het niet goed is geregeld. Hoe bepaalt u of een kerstpakket goed en hoe kunt u dit het beste regelen voor al uw medewerkers?  In dit artikel worden vijf tips gedeeld die het proces naar het zoeken van het ideale kerstpakket vloeiend laat verlopen.

Tips

1. Stel een kerstpakketten commissie samen.

Het werkt beter wanneer u het samen doet met collega’s. Meer draagvlak binnen het bedrijf kan worden gecreëerd met een interne projectgroep. Met een groep van 4 personen kunt u gemakkelijk de taken verdelen. Onder taken kunt u verstaan: het aanvragen van offertes, communicatie naar medewerkers en contact opnemen met de leverancier.

2. Bedenk wat u wilt geven

Maak een keuze over het type kerstgeschenk. Het traditionele kerstpakket wordt door sommige bedrijven gekozen. Echter zijn er ook veel bedrijven overgestapt op het eigen keuze geschenk. Medewerkers kunnen via een webshop hun eigen cadeau kiezen waarbij zij de keuze hebben uit onder andere giftcards of een dagje uit.

3. Een leverancier selecteren: waar dient u op te letten?

  • Kies voor een leverancier die het Thuiswinkel-waarborg keurmerk draagt.
  • Ga voor een betrouwbare partij. Wilt u zeker weten dat u met de juiste leverancier in zee gaat, vraag referenties op.
  • Vraag naar de garanties en voorwaarden voor omruilen en reparatie. Vaak is na de drukke decembermaand het magazijn van een leverancier snel leeg. U wilt ten slotte niet dat een kapot product niet kan worden omgeruild of gerepareerd kan worden.
  • Wanneer een leverancier werkt met A-merken, kunt u daaruit opmaken dat zij gaan voor kwaliteit.
  • Mocht u voor het traditionele kerstpakket kiezen, vraag dan eerst een monsterpakket aan. Hierdoor kunt u teleurstellingen achteraf voorkomen.
  • Wilt u dat uw personeel zelf een kerstcadeau kan uitzoeken? Dan is het van belang om bij de leverancier na te vragen hoe hij of zij omgaat met personeelsgegevens en hoe het staat met de veiligheid.
  • Controleer bij eigen keuze geschenken of de prijs van het aangeboden product overeenkomt met de waarde. Helaas is dit niet altijd het geval.

4. Communiceer duidelijk naar uw personeel

Verschaf medewerkers duidelijkheid over het eindejaarsgeschenk:

  • Wanneer kan uw personeel het geschenk verwachten?
  • Hoe ontvangt het personeel het kerstpakket of eigen keuze geschenk?
  • Tot welke datum kan het personeel een cadeau verzilveren?
  • Mochten er vragen of klachten zijn, met wie kunnen zij intern contact opnemen?
  • Wanneer de termijn voor het verzilveren van het cadeau bijna verstreken is, stuur dan een herinnering aan de ontvangers.

5. Vergeet niet de collega’s die ziek of met verlof zijn

Ook dient u aan uw collega’s te denken die net met pensioen zijn gegaan. Tevens mag u collega’s met flexibele of tijdelijke contracten niet uit het oog verliezen.