Tag

home

Browsing

Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.

Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?

Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.

Definitie – Wat is een CRM?

Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem (kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een centrale locatie op.

Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer. Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en beheerd.

Organiseer en beheer eenvoudig evenementen

Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden bekeken en worden bewerkt.

U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.

Crm systeem evenementen organiseren

Perfect partnerbeheer

Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren. Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of facturering.

Alle facturen en verkopen in het zicht

We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.

Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten van onbetaalde rekeningen zijn.

Analyse van het succes van een evenement

Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere evenementenplanning in de toekomst vormen.

Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om evenementen beter te promoten.

Voordelen van event management tools in CRM

Dus waarom een ​​event management tool binnen een CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem. Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel. Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement. Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke analyses niet mogelijk zijn.

Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en te allen tijde in beeld te zijn.

Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker in het verleden werkte.

Evenementbeheer voor elk bedrijf

Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem een ​​waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.

De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement. Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk aantal deelnemers dit wordt bereikt.

Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn, gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken. Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders. Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste opties overwegen om een ​​evenemententool te integreren.

Op zoek naar een inspirerende locatie?

Bij ons kun je terecht voor al je meetings en events. Of het nu gaat om zakelijke congressen of vergaderingen. Om beurzen, expo’s of festivals. Het kan allemaal! We beschikken over meer dan 30 professionele vergaderzalen, waaronder twee evenementenzalen. Uitermate geschikt voor jouw congres, expositie of bedrijfsfeest! En het unieke van onze locatie is dat wij ons in het hart van de Nederlandse Topsport bevinden. Gebruik (top)sport als extra element tijdens jouw bijeenkomst. Bijvoorbeeld een sporter als keynote spreker of ga zelf actief aan de slag en ervaar welke toevoeging een teambuildingsactiviteit heeft op jouw bijeenkomst. Voel de energie.

Aantal zalen: 30 vergaderzalen waarin 1 congreszaal (afhankelijk van de opstelling tot ca. 2500 personen) en 1 evenementen/beurszaal (afh. Van de opstelling tot 1500 personen)

Bereikbaarheid

Ons terrein is goed te bereiken. Zowel met de auto als met het openbaar vervoer. We hebben zelfs een eigen bushalte en een buslijn die zorgt voor een directe verbinding met Centraal Station Arnhem. Daarnaast beschikken we over 500 gratis parkeerplaatsen.

Organiseer uw volgende congres op deze inspirerende en sportieve locatie in Arnhem.

Bent u op zoek naar een prachtig landgoed voor een 1 daags of meerdaags congres. Op een landgoed heeft u alle ruimte om uw congres tot een succes te brengen. Soms is het zelfs mogelijk om het landgoed helemaal voor u eigen gezelschap af te huren. Organiseer uw congres op een prachtig landgoed.

Onderstaand vindt u enkele voorbeelden van wat u op de site tegen zult komen.

32-uurs vergaderen op een prachtig Landgoed op de Veluwe in Gelderland
Het landgoed is een bijzonder en uniek hotel dat het best kan worden getypeerd als een idyllisch rustpunt in de hectiek van alle dag. Prachtig gelegen op een historisch en koninklijk landgoed, geniet deze locatie een grote bekendheid als topaccommodatie voor het houden van een zakelijke en feestelijke bijeenkomst, vergadering, seminar of diner.

8-uurs vergaderarrangement in de bossen van Lage Vuursche
Een voormalig koetshuis uit 1880, waar grandeur uit het verleden en de moderne faciliteiten van nu samenkomen. Gelegen in de prachtige bosrijke omgeving van de Lage Vuursche, op nog geen 15 kilometer van Utrecht en 35 kilometer van Amsterdam. Een unieke locatie waar u als trainer, deelnemer of hotelgast staat centraal.

8-uurs vergaderarrangement in Brabant – Vergaderen op een Landgoed
Het rustgevende landgoed vormt een inspirerende plek. De creatieve interieurs in het sfeervolle hotel prikkelen, zijn eigentijds. Zowel binnen als buiten is volop ruimte voor werk en ontspanning. Samen bereiden we alles voor. Zodat het tot in de puntjes verzorgd is. Die gastvrijheid voelt vanzelfsprekend. Je bent op je gemak. Je voelt je thuis. Omdat het klopt!

Neem zelf een kijkje op congreslandgoed.nl en kies uw volgende landgoed voor een geslaagd congres.

Met vriendelijke groet,

Lisa Betlem
Vergaderen.nl/congreslandgoed.nl

Congres aan de Vinkeveense Plassen

Deze prachtig gelegen congres- en vergaderlocatie aan de Vinkeveense Plassen beschikt over maar liefst 1.300 m2 vergaderoppervlakte, 9 boardrooms, 170 parkeerplaatsen en 86 luxe kamers.

Zalen en ruimtes

Op de begane grond is er een ballroom van circa 400 m2 die ruimte biedt voor feesten en partijen tot 450 personen. Door de flexibele wanden kan de ballroom eenvoudig in 3 gedeeld worden. Met de 8 meter hoge trussen voor licht en geluid zetten we ieder product letterlijk in de spotlight. Zelfs auto’s presenteren we in de blackbox.

Op de 1e etage vindt u verschillende koffielounges, 2 boardrooms en 9 vergaderzalen.

Met uitzicht over de Vinkeveense Plassen is elk congres hier een onvergetelijke belevenis.

Ligging en parkeren

Op slechts 12 autominuten van Amsterdam bereikt u dit hotel, direct gelegen aan de A2. Op zoek naar een groene omgeving tijdens uw verblijf? Met uitzicht over de uitgestrekte Vinkeveense Plassen is dit hotel dé combinatie tussen groen en stad.

In 15 minuten bereik je Schiphol Airport. Dankzij onze locatie aan de A2 zijn ook internationale gasten in no-time in het hotel. Met 24/7 BRKFST zorgen we ervoor dat een eventuele jetlag wordt overwonnen. Na een lange vlucht is het heerlijk bijkomen aan de Vinkeveense Plassen. U parkeert gratis voor de deur op het eigen parkeerterrein met 170 parkeerplaatsen. .

Organiseer uw congres in een van de bijzondere ruimtes

Een bijzondere locatie voor een bedrijfsuitje, evenement, vergadering, diner of feest? Je event maakt gegarandeerd geschiedenis in onze authentieke historische locaties en het uitgestrekte natuurlijke museumpark.

Combineer uw meeting met een Bedrijfsuitje

Het museum biedt een unieke locatie voor de leukste groeps- en bedrijfsuitjes. Met voor elk groepsbezoek een passend arrangement. Of je nu komt met collega’s, relaties, familie, vrienden, leerlingen of om te trouwen. Je hoeft tijdens je bezoek nergens meer over na te denken en kun je genieten van het uitgestrekte museumpark. Je dag schrijft gegarandeerd geschiedenis.

Bij deze locatie krijg u zo veel nieuw inspiratie om er een geslaagd congres van te maken.

Exclusief congres in een prachtig kasteel in Brabant

Aansprekende resultaten worden behaald in een omgeving waar de omstandigheden optimaal zijn. Het organiseren van een bijeenkomst of conferentie bij onze locatie in Brabant betekent kiezen voor meerwaarde! In een 14de eeuws oud kasteel, gelegen aan rivier de Dommel en 10 minuten van de historische stad ‘s-Hertogenbosch, kunt u vergaderen in één van de 40 zalen, uitgerust met alle technische apparatuur.

Uitstekende vergaderlocatie met volop mogelijkheden

Zowel indoor als outdoor, zowel plenaire als vergaderzalen. Naast de 40 conferentiezalen telt ons landgoed 196 hotelkamers en beschikt het landgoed een driving range, een wellness met indoor zwembad en verschillende sauna’s. De squash- en tennisbanen, het beachvolleybalveld en de fitnessruimte maken het sportieve aanbod helemaal af voor de nodige ontspanning na een dag vergaderen, trainen of brainstormen.

Het landgoed kan ook worden gebruikt voor events en teambuildingsactiviteiten zoals golfclinics, schapendrijven, schermen, varen op de Dommel en seizoens fairs.

Organiseer uw dag bijeenkomst op dit kasteel in Brabant en sluit af met een heerlijk diner.

Congreslocatie in Wolfheze

Deze locatie is omgeven door de Veluwse bossen. Het hotel biedt 15 multifunctionele vergaderzalen met een capaciteit tot 450 personen. Er is een Orangerie, een glazen kas en zelfs de mogelijkheid tot een bijeenkomst in het bos. Zo ontstaat er vanzelf ruimte voor samenwerking en nieuwe ideeën. Daarnaast biedt het hotel 101 hotelkamers voor een zakelijke overnachting.

Faciliteiten van het hotel

Dit hotel ligt in het zuiden van de Veluwe, omringd door 20 hectare eigen bosgebied. Volledig weg van de dagelijkse omgeving, maar toch maar 5 kilometer vanaf de snelweg en 45 autominuten vanaf Utrecht. Naast de grote tuin met glazen kas, barbecuestraat en picknickboomtafel voor 90 personen, heeft het hotel een gezellige bar, lounge en restaurant waar u met het gehele gezelschap terecht kan na uw zakelijke bijeenkomst. Uiteraard zijn er voldoende parkeerplaatsen aanwezig. In het gehele hotel is er gratis WiFi beschikbaar. Elke vergaderruimte is voorzien van moderne audiovisuele apparatuur.

Organiseer uw bijeenkomst midden in de Veluwse bossen op een goed bereikbare locatie.

Congres in Midden Nederland

Onze locatie en ons team richt zich voor 100% op zakelijke bijeenkomsten, zoals cursussen, vergaderingen en trainingen. Binnen Nederland zijn wij dé specialist op het gebied van business meetings. Met 21 zalen en 70 hotelkamers is onze locatie groot genoeg om de meeste van uw bijeenkomsten te kunnen verzorgen en klein genoeg om haar gasten bij naam te kennen en hun wensen paraat te hebben.

Zaalinformatie

Onze locatie beschikt over 21 vergaderzalen. Alle zalen zijn uitgerust met AV apparatuur zoals beamer en scherm, whiteboard en flipover. Heeft u extra apparatuur nodig zoals een laptop, opname- en afspeelapparatuur of iets dergelijks, dan verzorgen wij dit ook voor u zonder extra kosten.

Overnachten in de bossen

Het Conferentiecentrum beschikt over 70 hotelkamers die van alle gemakken zijn voorzien. Voor meerdaagse bijeenkomsten is Kaap Doorn daarom een zeer geschikte vergaderlocatie en trainingslocatie. Al onze hotelkamers zijn geschikt voor zakelijke gasten en zijn voor eenpersoons gebruik.

Het volgende meerdaagse congres kunt u dus op deze mooie locatie houden midden in de bossen.

Exclusief congres in een prachtig kasteel in Brabant

Aansprekende resultaten worden behaald in een omgeving waar de omstandigheden optimaal zijn. Het organiseren van een bijeenkomst of conferentie bij onze locatie in Brabant betekent kiezen voor meerwaarde! In een 14de eeuws oud kasteel, gelegen aan rivier de Dommel en 10 minuten van de historische stad ‘s-Hertogenbosch, kunt u vergaderen in één van de 40 zalen, uitgerust met alle technische apparatuur.

Uitstekende congeslocatie met volop mogelijkheden

Zowel indoor als outdoor, zowel plenaire als vergaderzalen. Naast de 40 conferentiezalen telt ons landgoed 196 hotelkamers en beschikt het landgoed een driving range, een wellness met indoor zwembad en verschillende sauna’s. De squash- en tennisbanen, het beachvolleybalveld en de fitnessruimte maken het sportieve aanbod helemaal af voor de nodige ontspanning na een dag vergaderen, trainen of brainstormen.

Het landgoed kan ook worden gebruikt voor events en teambuildingsactiviteiten zoals golfclinics, schapendrijven, schermen, varen op de Dommel en seizoens fairs.

Review: ”Geweldige locatie, met uitermate vriendelijk personeel. ”

Organiseer uw congres op dit 14e eeuws kasteel in Brabant in een of meerdere zalen.

Wilt u een congres gaan organiseren of heeft u een congres georganiseerd en wilt u even checken of u aan alle benodigdheden gedacht heeft? Dan bent u hier helemaal op het juiste adres! In deze blog vindt u namelijk een aantal spullen die tijdens uw congres van pas kunnen komen! Al deze producten zijn gemakkelijk af te stemmen op de eventuele huisstijl van het congres. Zo zijn de producten allemaal een toevoeging aan het eindresultaat en nooit een op zich staand iets.

Flip-overborden

Het klinkt misschien ouderwets of juist heel erg onhandig om een flip-over bord bij het congres te hebben. Echter is het een heel verstandig idee om de presentatie vast uit te werken op de flip-over. U hoeft deze flip-over in principe niet te gebruiken, want hij fungeert puur als back-up. U zult niet het eerste congres zijn waar er problemen ontstaan met de beamer, of de bron van uw digitale presentatie! Wat doet u dan om het toch nog interessant te houden? U hoeft enkel uw goed voorbereide flip-overbord erbij te pakken en u kunt direct door met uw presentatie! Dat is fijn voor uw verhaal, maar het toont ook uw professionaliteit aan alle aanwezigen! Daarom is het voorbereiden van een Flip-over ideaal!

Batterijen en opladers

Het kan ontzettend vervelend zijn wanneer u tijdens uw presentatie, of die van een ander, ziet dat de gebruikte apparatuur (laptop, computer, telefoon) langzaam leeg begint te raken! Meestal bent u hier natuurlijk al uitgebreid op voorbereid, maar het kan een heel goed idee zijn om gebruik te maken van batterijen en opladers. Het kan ideaal zijn om een extra batterij of oplader mee te nemen, zodat je ten alle tijden een back-up hebt voor je eigen oplader. Naast batterijen en opladers is het mogelijk om bijvoorbeeld een powerbank naast de laptop of telefoon neer te leggen, zodat u gemakkelijk over kunt schakelen op andere voeding, indien dit nodig is. Zo zal uw apparatuur niet uitvallen vanwege gebrek aan voeding! Ook kan het verstandig zijn om de accu te vervangen wanneer deze oud wordt. Accu’s kunnen namelijk oud worden en minder goed gaan functioneren.

Visitekaartjes

Na congressen is vaak een moment om contact te hebben met andere bezoekers die geïnteresseerd zijn in het onderwerp van het congres. Een perfect moment dus om te gaan netwerken. Wanneer je een interessant gesprek met iemand hebt gehad dan wil je natuurlijk wel contact houden met deze persoon. LinkedIn is hiervoor een goede optie, maar vaak niet zo handig wanneer je een gesprek hebt met iemand. Hiervoor zijn de ‘ouderwetse’ visitekaartjes nog erg handig. Zorg dus dat je altijd een aantal visitekaartjes meeneemt naar congressen.