Relatiegeschenken zijn zaken waar je niet bewust over nadenkt, maar waar je toch ook soms aangenaam verrast door kunt worden. Omdat je het krijgt op een moment dat je het niet verwacht, of omdat het handige of leuke relatiegeschenken zijn waar je ook echt iets aan hebt. Daarom is het nog belangrijker goede keuzes te maken als je relatiegeschenken uit wilt delen tijdens een congres. Wat zijn passende attenties en hoe kun je je zakenrelaties een blijvende positieve herinnering aan jouw merk meegeven? We geven hier een top 5 van relatiegeschenken die geschikt zijn om weg te geven tijdens een congres.
Het ontstaan van relatiegeschenken
Tegenwoordig weet iedereen dat relatiegeschenken een positieve bijdrage kunnen leveren om het imago van je bedrijf of merk te verbeteren. Of het kan ervoor zorgen dat je klanten zich je blijven herinneren. Maar dat was niet de oorsprong van relatiegeschenken. Tijdens de Amerikaanse verkiezingen in 1782 liet George Washington buttons drukken voor zijn verkiezingscampagne. Dit was het begin van de oprichting van de Promotional Products Association International, waar veel bedrijven zich bij aansloten. De relatiegeschenken zoals we die tegenwoordig kennen, zoals bedrukte pennen, werden pas in de jaren zestig in Europa een algemeen gebruik.
Relatiegeschenken dragen een boodschap uit
Met het geven van relatiegeschenken straal je als bedrijf aan boodschap uit aan je klanten, zakenrelaties of potentiele doelgroep. Je wilt niet alleen dat ze je merk of product leren kennen, maar ook vooral dat je ze je bedrijf onthouden. En dat jouw merk het eerste is waar ze aan denken als ze het product of de dienst nodig hebben. Maar tijdens een congres kun je ook een andere boodschap afgeven. Je kunt hiermee laten blijken dat je de trouwe klanten waardeert en dat je de zakelijke relaties die je hebt, belangrijk vindt. Je kunt overwegen te investeren in relatiegeschenken die iets duurder zijn. Maar ook met een goedkoper relatiegeschenk kun je al een groots gebaar maken.
Top 5 van de beste relatiegeschenken om uit te delen:
Een bedrukte (laptop) tas met je bedrijfslogo. Tijdens een congres heb je wellicht informatie die je uit wilt delen. Maak een mooie presentatie van dit product en biedt de bezoeker van het congres dit aan in een tas waarop je logo gedrukt is;
Een USB stick. Wil je de presentatie van je nieuwe product op een modernere manier aan de bezoekers van het congres meegeven, dan kies je voor een bedrukte USB stick;
Powerbank. Iedereen heeft een oplader voor zijn smartphone nodig. Dus komt een bedrukte powerbank altijd van pas als relatiegeschenk dat de klant veel zal gebruiken en dus herinnerd wordt aan jouw bedrijf;
Wijn. Dit is een geschenk dat natuurlijk altijd gewaardeerd wordt, zeker als het in een mooi kistje zit;
Milieuvriendelijke relatiegeschenken. Voor een positief imago kun je ook kiezen voor duurzame relatiegeschenken. Denk aan milieuvriendelijke bedrukte pennen of notitieblokjes. Men kan het gebruiken tijdens het congres om aantekeningen te maken. En met dit soort relatiegeschenken geef je niet alleen de waardering voor je klant aan, maar ook voor de natuur. En dat wordt onthouden.
Stem het relatiegeschenk dat je tijdens een congres weggeeft af op je doelgroep en de boodschap die je uit meegeven en je zult de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis laten gaan.
Heeft u aan één dagje vergaderen niet genoeg, en wilt u er een vergaderweekend van maken? Ook daarvoor bent u bij ons aan het juiste adres.
De ene dag vergaderen, de andere dag vergaderen of juist werken aan teambuilding met een leuke activiteit? U kunt complete weekenden naar uw eigen wens invullen of juist gaan voor een van tevoren gemaakt programma. Alles is mogelijk. Wij hebben 4 Tips voor u op een rijtje gezet voor een meerdaagse meeting met koken, zeilen en overnachten, sfeervol vergaderen in Giethoorn aan het water, een compleet weekend vergaderen in Duitsland met activiteiten en vergaderen combineren met sportieve activiteiten op de Veluwe. Bekijk nu onze 4 Toppers en boek ook een vergaderweekend.
Centraal gelegen en aan de rand van natuurgebied de Veluwe kunt u in alle rust vergaderen en slapen. Als break bieden wij u een natuurwandeling aan met een gids over de Veluwe. Bij een natuurwandeling vroeg in de ochtend kunt u bijvoorbeeld wild spotten en fris beginnen aan de bijeenkomst. Overnachten kan in ons hotel chalet park.
Wilt u een training, conferentie of vergadering doorbrengen in een comfortabele omgeving of zoekt u een sfeervol verblijf met activiteiten ?
Op de grens van Overijssel en Friesland ligt deze vergaderlocatie op een ruim opgezet vakantiepark. De ideale locatie voor een meerdaagse vergadering of bijeenkomst. De vergaderzaal is voorzien van audio en visuele middelen. Geniet tijdens het vergaderen van een uitgebreide broodlunch. Na een intensieve dag kunt u ’s avonds een activiteit naar keuze kiezen. U overnacht in een van de luxe woningen.
Het nuttige met het aangename verenigen. Wilt u eens wat anders dan “een hutje op de hei”? Dat is goed mogelijk in het Sauerland, een schitterende omgeving, gelegen op slechts 2 uur rijden van Arnhem. Afhankelijk van de duur van het zakelijke programma kunnen er activiteiten, al dan niet gericht op specifieke bedrijfskenmerken, plaats vinden in de uitgestrekte bossen en op de skipiste bij het hotel. U kunt het hele jaar door bij ons terecht. Vanaf december t/m maart heeft u grote kans dat er sneeuw ligt en dat u als vergaderbreak kunt skiën, snowboarden of langlaufen. De verschillende onderdelen, de omgeving en de verzorging van de activiteiten zullen van dit evenement een onvergetelijke bijeenkomst maken.
Deze prachtige vergader- en congreslocatie ligt in het duingebied van Egmond aan Zee. Ideaal gelegen op 100 meter van het strand met 365 kamers en 33 zalen. De zalen bestaan uit 31 vergaderzalen variërend van 30 tot 250 m², een feestzaal van 600 m² en een congreszaal van 1.000 m². U kunt verschillende zalen huren. Elke zaal is voorzien van telefoon + internetaansluiting en inclusief gebruik van een flipover, whiteboard, overhead, beamer en scherm. In het gehele hotel is er gratis WIFI beschikbaar en ontvangst van alle gangbare mobiele providers (GPRS, 3G en 4G). Het hotel heeft een nieuw buffetrestaurantwaar u kunt genieten van een uitgebreid ontbijt- en/of dinerbuffet en laat uw grill en wokgerechten live bereiden.
Zowel overdag als ’s avonds kunt u terecht in de gezellige bar voor een heerlijke lunch, een kleine snack en uw favoriete drankje. Deze is open van 10.00 tot 23.30 uur.
Wat een leuke programma’s, vindt u ook niet? Klik op de links om meer te weten te komen over de vergaderweekenden en geniet ook eens van zo’n sportief, maar zakelijk vergaderweekend.
In Gelderland ligt het prachtige en veelzijdige natuurgebied de Veluwe. Als u inspiratie op wilt doen en dicht bij de natuur wilt zijn dan kan ik deze streek absoluut aanraden. Naast het feit dat het een uniek stukje Nederland is om in de vrije tijd te bezoeken is het ook zakelijk een absolute aanrader. Schitterende vergader- en trainingslocaties hebben zich een plekje verworven en dit natuurgebied.
Zoekt u voor uw volgende vergadering, training of congres nog een passende locatie op de Veluwe?
Check dan mijn site suggesties, er zit vast een passend aanbod bij.
Vreemde tijden vragen om creativiteit en vindingrijkheid.
Een conferentie of vergadering voor deelnemers van verschillende partijen
organiseren op locatie is momenteel erg lastig met de coronamaatregelen. Videoconferencing
kan dan een uitkomst bieden. Maar wat is dat eigenlijk, en wat is ervoor nodig?
Wat is videoconferencing?
Vergaderen kan fysiek, maar het kan ook in de vorm van
interactieve communicatie via een videoverbinding. Dan spreken we over
videoconferencing. Omdat je elkaar kunt zien, kunnen deelnemers aan de
vergadering op afstand live én face-to-face overleg plegen zonder te maken te
hebben met reistijd of reiskosten. Videoconferencing kan point-to-point, wat
inhoudt dat er een directe verbinding is tussen twee deelnemers zoals bij een
telefoongesprek. Hiervoor is videoconferencing software nodig, een webcam, een
microfoon en een goede, stabiele internetverbinding. Bij meerdere deelnemers op
verschillende locaties, spreken we van multipoint videoconferencing. Hiervoor
is een multipoint videoconferencing systeem nodig.
Telepresence videoconferencing
Er bestaan meerdere verschillende systemen voor
videoconferencing. Zo is er telepresence videoconferencing. Hierbij probeert
men de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is, terwijl verschillende
deelnemers eigenlijk op afstand zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van grote
televisieschermen die op ooghoogte boven een vergadertafel hangen. In enkele
gevallen wordt er bij telepresence videoconferencing ook gebruik gemaakt van
hologrammen of 3D beeld om de verschillende partijen op verschillende locaties
nog dichter bij elkaar te brengen.
Room-based
videoconferencing
Room-based videoconferencing is sprake van een verbondenheid
aan een bepaalde vergaderruimte. Deze ruimte moet dan speciaal hierop ingericht
wordt. De ruimte wordt dan uitgerust met noodzakelijke hulpmiddelen voor
videoconferencing, zoals een Multipoint Control Unit (MCU), een scherm, een camera
en een microfoon. Een MCU maakt het mogelijk om een verdeelfunctie op een
centraal punt ter beschikking te stellen en naar behoefte met een haast
willekeurig aantal personen in te bellen op een virtueel conferentiecentrum.
Desktop videoconferencing
Desktop videoconferencing is waarschijnlijk de meest populaire vorm van videoconferencing. Dit doet men rechtstreeks van de computer of laptop. Daarvoor wordt videoconferencing software geïnstalleerd op de computer. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Google Meet en Zoom en nog vele andere mogelijkheden als GoToMeeting, RingCentral Video, ClickMeeting en U Meeting. Uiteraard is een goede internetverbinding van levensbelang voor desktop videoconferencing.
Verschillende manieren
Er zijn verschillende manieren om gebruik te maken van
videoconferencing. Je kunt gebruikmaken van fysieke apparaten die speciaal
bedoeld zijn voor videoconferencing. Een andere optie is gebruikmaken van
software die gedownload kan worden op computers, tablet of smartphone en
waarmee deelnemers gebruik kunnen maken van videoconferencing door simpelweg de
applicatie te starten. Videoconferencing kan ook in de cloud. Er zijn
clouddiensten die hiervoor de complete infrastructuur bieden zoals virtuele
meeting rooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices.
Als laatste is het ook nog mogelijk om via de browser met een link naar
videoconferencing tool een videomeeting te houden.
Welke oplossing geschikt is voor jou, is afhankelijke van je bestaande IT-infrastructuur en hoe je bedrijfsnetwerk georganiseerd is. Maak er dus werk van om dat zo te laten inrichten dat ook jij gebruik kunt gaan maken van videoconferencing!
Een congres of een grote bijeenkomst organiseren? Dit vraagt
om een goede voorbereiding. Het belangrijkste is dat het congres goed om een
bepaald thema past, waarbij alles aanwezig is. Wat heb je nodig om een goed
congres te organiseren? Hieronder enkele waardevolle tips.
Zo ziet een goed congres eruit
Een perfect congres is tot in de puntjes verzorgd. Alles
gaat zoals het van tevoren in het draaiboek staat. De locatie is goed
bereikbaar, de presentators of gastsprekers zijn op tijd en de catering is om
je vingers bij af te likken. In je hoofd is het helemaal af, maar de
voorbereiding moet nog beginnen. Snel aan de slag met het organiseren van een
goed congres.
Het doel en de doelgroep bepalen
Een congres heeft altijd een doel, een doelgroep en
natuurlijk een thema. Denk maar eens aan een wetenschappelijk congres, een
sportcongres of een medisch congres. Maar het thema kan ook in natuur en
milieu, ondernemen of e-commerce liggen. Om maar wat voorbeelden te noemen. Het
is best goed om van tevoren goed over het doel en de doelgroep na te denken.
Het bereiken van die doelgroep kan nog wel lastig zijn. Gaat
dit via de media (krant, radio, televisie), het internet of door het versturen
van e-mails of brieven? Hooggeleerde ouderen zijn namelijk via andere kanalen
bereikbaar dan jonge studenten.
Een persoonlijke communicatie
Voor genodigden is het zeer leuk om een persoonlijke
uitnodiging te ontvangen. Dit kan middels een video maar bijvoorbeeld ook
middels een persoonlijke brief of e-mail. Vergeet in de brief/e-mail niet een
persoonlijke aanhef te plaatsen.
Vakmensen met expertise
Ben je zelf presentator of spreker of huur je hier vakmensen
met expertise voor in? Sommige sprekers of vakmensen zijn zeer druk bezet. Het
is dan goed om tijdig navraag te doen of iemand op de gewenste datum
beschikbaar is.
Laat de sprekers van tevoren weten hoeveel tijd zij voor een
presentatie hebben. Stel een goede briefing op.
De locatie bepalen
Komen gasten vanuit het hele land dan is het praktischer om
voor een centrale locatie te kiezen. Is het congres regio gebonden dan is het
natuurlijk logisch om ook naar een locatie in de buurt te zoeken. Let er vooral
op dat de zaal of het pand groot genoeg is voor alle genodigden.
Stel een budget op
Een goed congres organiseren vraagt vooral slim omgaan met
het budget. Bepaal van tevoren hoe groot dit budget is en verdeel dit over de
verschillende onderdelen. Dit zijn onder andere huur van een zaal of wand, het
inhuren van sprekers of vakmensen, de catering, communicatie, muziek,
inrichting en nog veel meer.
Is er niet voldoende budget beschikbaar maar is het wel belangrijk dat het congres écht tot in de puntjes verzorgd is? Regel dan een (zakelijke) ening, bijvoorbeeld bij Becam. Geld lenen bij Becam is zo geregeld maar wacht hier natuurlijk niet te lang mee.
Van de catering: hapjes en drankjes
Krijgen gasten een complete lunch aangeboden of een aantal
lekkere hapjes? Ook drankjes mogen natuurlijk niet op een congres ontbreken.
Het verzorgen van de catering doe je tijdig. Vooral rondom feestdagen en in de
zomerperiode kan het bij cateringbedrijven aardig druk zijn.
Vastleggen van het congres
Vergeet niet om het congres van het begin tot het
einde vast te leggen. Doe dit middels videobeelden en fotografie. Ook leuk:
maak het congres online beschikbaar. Zo kunnen anderen de beelden live streamen
en ondanks afwezigheid toch deelnemen. Deel de vastgelegde beelden na afloop
via een website of social media. De kans is groter dat er volgend jaar nog meer
mensen bij zullen zijn
Mis
minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!
Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.
Gehoorproblemen? Op congres?
Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust
en onbewust gebruiken. Ook tijdens
ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen
gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om
gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan
je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is.
Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak,
bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio.
Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante
misverstanden. Wanneer je op congres
zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm
vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.
Advies van de expert
Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.
Leven met een hoortoestel
Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten.
De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en
luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je
optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw
specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor
verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril
gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast
loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je
zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.
Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk
samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator
niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt
de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een
uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de
organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.
Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.
Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren
Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen
te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt
congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit
in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die
duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er
dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het
klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld
organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.
Wat houdt dit precies in?
Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en
energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast
zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit
doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen. Gedurende de winter hoef je niet te vrezen
voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en
extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks
energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.
Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met
bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.
Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan
soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het
inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en
verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event
management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in
het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?
Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.
Definitie – Wat is een CRM?
Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de
softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem
(kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing
slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een
centrale locatie op.
Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke
geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld
aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing
profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de
klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer.
Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en
beheerd.
Organiseer en beheer eenvoudig evenementen
Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van
de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het
eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke
informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen
aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd
alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden
bekeken en worden bewerkt.
U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.
Perfect partnerbeheer
Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd
en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de
ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren.
Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden
automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen
automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook
eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen
verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen
naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of
facturering.
Alle facturen en verkopen in het zicht
We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij
het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel
verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met
een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.
Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een
zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde
manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten
van onbetaalde rekeningen zijn.
Analyse van het succes van een evenement
Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde
doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven
onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan
deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere
evenementenplanning in de toekomst vormen.
Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld
ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te
weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses
zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden
gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden
beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om
evenementen beter te promoten.
Voordelen van event management tools in CRM
Dus waarom een event management tool binnen een
CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools
hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem.
Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen
en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.
Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de
gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor
de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel.
Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een
evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op
moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement.
Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke
analyses niet mogelijk zijn.
Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de
verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de
aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald
evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden
geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De
mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële
vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en
te allen tijde in beeld te zijn.
Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het
CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en
gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten
vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker
in het verleden werkte.
Evenementbeheer voor elk bedrijf
Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem
een waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het
jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die
de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de
analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen
mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.
De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte
doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle
belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde
dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het
bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement.
Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk
aantal deelnemers dit wordt bereikt.
Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn,
gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken.
Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist
het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog
te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders.
Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste
opties overwegen om een evenemententool te integreren.
Wilt u een congres gaan organiseren of heeft u
een congres georganiseerd en wilt u even checken of u aan alle benodigdheden
gedacht heeft? Dan bent u hier helemaal op het juiste adres! In deze blog vindt
u namelijk een aantal spullen die tijdens uw congres van pas kunnen komen! Al
deze producten zijn gemakkelijk af te stemmen op de eventuele huisstijl van het
congres. Zo zijn de producten allemaal een toevoeging aan het eindresultaat en
nooit een op zich staand iets.
Flip-overborden
Het klinkt misschien ouderwets of juist heel erg
onhandig om een flip-over bord bij het congres te hebben. Echter is het een
heel verstandig idee om de presentatie vast uit te werken op de flip-over. U
hoeft deze flip-over in principe niet te gebruiken, want hij fungeert puur als
back-up. U zult niet het eerste congres zijn waar er problemen ontstaan met de
beamer, of de bron van uw digitale presentatie! Wat doet u dan om het toch nog
interessant te houden? U hoeft enkel uw goed voorbereide flip-overbord erbij te
pakken en u kunt direct door met uw presentatie! Dat is fijn voor uw verhaal,
maar het toont ook uw professionaliteit aan alle aanwezigen! Daarom is het
voorbereiden van een Flip-over ideaal!
Batterijen en opladers
Het kan ontzettend vervelend zijn wanneer u tijdens uw presentatie, of die van een ander, ziet dat de gebruikte apparatuur (laptop, computer, telefoon) langzaam leeg begint te raken! Meestal bent u hier natuurlijk al uitgebreid op voorbereid, maar het kan een heel goed idee zijn om gebruik te maken van batterijen en opladers. Het kan ideaal zijn om een extra batterij of oplader mee te nemen, zodat je ten alle tijden een back-up hebt voor je eigen oplader. Naast batterijen en opladers is het mogelijk om bijvoorbeeld een powerbank naast de laptop of telefoon neer te leggen, zodat u gemakkelijk over kunt schakelen op andere voeding, indien dit nodig is. Zo zal uw apparatuur niet uitvallen vanwege gebrek aan voeding! Ook kan het verstandig zijn om de accu te vervangen wanneer deze oud wordt. Accu’s kunnen namelijk oud worden en minder goed gaan functioneren.
Visitekaartjes
Na congressen is vaak een moment om contact te
hebben met andere bezoekers die geïnteresseerd zijn in het onderwerp van het
congres. Een perfect moment dus om te gaan netwerken. Wanneer je een
interessant gesprek met iemand hebt gehad dan wil je natuurlijk wel contact
houden met deze persoon. LinkedIn is hiervoor een goede optie, maar vaak niet
zo handig wanneer je een gesprek hebt met iemand. Hiervoor zijn de ‘ouderwetse’
visitekaartjes nog erg handig. Zorg dus dat je altijd een aantal visitekaartjes
meeneemt naar congressen.
De meeste mensen zijn blij met een kerstpakket. Maar Kerstpakkettenkunnen ook voor ellende zorgen wanneer het niet goed is geregeld. Hoe bepaalt u of een kerstpakket goed en hoe kunt u dit het beste regelen voor al uw medewerkers? In dit artikel worden vijf tips gedeeld die het proces naar het zoeken van het ideale kerstpakket vloeiend laat verlopen.
Tips
1. Stel een kerstpakketten commissie samen.
Het werkt beter wanneer u het samen doet met collega’s. Meer draagvlak
binnen het bedrijf kan worden gecreëerd met een interne projectgroep. Met een
groep van 4 personen kunt u gemakkelijk de taken verdelen. Onder taken kunt u
verstaan: het aanvragen van offertes, communicatie naar medewerkers en contact
opnemen met de leverancier.
2. Bedenk wat u wilt geven
Maak een keuze over het type kerstgeschenk. Het traditionele kerstpakket wordt door sommige bedrijven gekozen. Echter zijn er ook veel bedrijven overgestapt op het eigen keuze geschenk. Medewerkers kunnen via een webshop hun eigen cadeau kiezen waarbij zij de keuze hebben uit onder andere giftcards of een dagje uit.
3. Een leverancier selecteren: waar dient u op te letten?
Kies voor een leverancier die het Thuiswinkel-waarborg keurmerk draagt.
Ga voor een betrouwbare partij. Wilt u zeker weten dat u met de juiste leverancier in zee gaat, vraag referenties op.
Vraag naar de garanties en voorwaarden voor omruilen en reparatie. Vaak is na de drukke decembermaand het magazijn van een leverancier snel leeg. U wilt ten slotte niet dat een kapot product niet kan worden omgeruild of gerepareerd kan worden.
Wanneer een leverancier werkt met A-merken, kunt u daaruit opmaken dat zij gaan voor kwaliteit.
Mocht u voor het traditionele kerstpakket kiezen, vraag dan eerst een monsterpakket aan. Hierdoor kunt u teleurstellingen achteraf voorkomen.
Wilt u dat uw personeel zelf een kerstcadeau kan uitzoeken? Dan is het van belang om bij de leverancier na te vragen hoe hij of zij omgaat met personeelsgegevens en hoe het staat met de veiligheid.
Controleer bij eigen keuze geschenken of de prijs van het aangeboden product overeenkomt met de waarde. Helaas is dit niet altijd het geval.
4. Communiceer duidelijk naar uw personeel
Verschaf medewerkers duidelijkheid over het eindejaarsgeschenk:
Wanneer kan uw personeel het geschenk verwachten?
Hoe ontvangt het personeel het kerstpakket of eigen keuze geschenk?
Tot welke datum kan het personeel een cadeau verzilveren?
Mochten er vragen of klachten zijn, met wie kunnen zij intern contact opnemen?
Wanneer de termijn voor het verzilveren van het cadeau bijna verstreken is, stuur dan een herinnering aan de ontvangers.
5. Vergeet niet de collega’s die ziek of met verlof zijn
Ook dient u aan uw collega’s te denken die net met pensioen zijn gegaan.
Tevens mag u collega’s met flexibele of tijdelijke contracten niet uit het oog
verliezen.
