Facturen maken: do’s & don’ts
Facturen maken is een belangrijk onderdeel van de administratie. Vaak kost het meer tijd, dan u vooraf heeft gepland. Hoe zorgt u ervoor dat facturen maken nog makkelijker en sneller gaat? We hebben de do’s en dont’s voor u in kaart gebracht.

Facturen maken
Uw factuur is als het ware het visitekaartje voor uw bedrijf. Door uw logo op de factuur te plaatsen, zorgt u voor een stukje herkenbaarheid. Helder en transparant factureren draagt bij aan het vertrouwen in uw bedrijf. Na het succesvol afronden van een opdracht of het leveren van goederen, wilt u dat klanten dit ‘goede gevoel’ vasthouden.
DO: Zorg voor een heldere opmaak van de factuur. Specifieer de gemaakte uren en/of geleverde diensten.
DON’T: Vergeet niet uw logo en contactgegevens op de factuur te plaatsen.

Wettelijke eisen
Iedere ondernemer is verplicht om een administratie van verzonden facturen bij te houden. Op basis van de administratie kan er namelijk worden bepaald hoeveel belasting aan de Belastingdienst moet worden betaald. Daarnaast stelt de Belastingdienst eisen aan de factuur. Voor digitale facturen gelden dezelfde eisen als voor papieren facturen. Deze facturen moet u ook minimaal zeven jaar bewaren (fiscale bewaarplicht).
DO: Verdiep u in de wettelijke eisen aan facturen en pas deze toe. Op deze manier zorgt u ervoor dat u recht heeft op aftrek van btw.
DON’T: Gooi facturen niet weg, maar bewaar deze (digitaal) voor minimaal zeven jaar.

Factuurprogramma
Met een factuurprogramma maakt u eenvoudig facturen voor uw bedrijf. Tegenwoordig zijn er tal van (online) factuurprogramma’s, waarmee u eenvoudig een (digitale) factuur maakt en verstuurt. Vaak bieden (online) boekhoudsoftwarepakketten ook de mogelijkheid om facturen te maken en te versturen. Het voordeel hiervan is, dat u uw boekhouding en facturatie in één pakket bijhoudt.
DO: Wat is de beste oplossing voor uw bedrijf en werkwijze? Het is belangrijk om vooraf goed te bepalen wat uw wensen en ambities zijn en te bepalen wat hierbij aansluit.
DON’T Laat de mogelijkheden van een factuurprogramma of (online) boekhoudsoftware niet onbenut. Vaak kunt u bijvoorbeeld deze programma’s aan een bank koppelen. Hierdoor heeft u direct inzicht in openstaande facturen.

Digitaal factureren
Tegenwoordig stappen steeds meer ondernemers over op digitaal factureren. Vanuit een (online) factuurprogramma heeft u een factuur eenvoudig samengesteld en met één druk op de knop verzonden. De klant ontvangt uw factuur in zijn of haar mailbox. Het is een snelle en eenvoudige manier van facturering. Bovendien bespaart u op papier, afdrukkosten, postzegels en dergelijke. Ook leert de ervaring dat digitale facturen sneller worden betaald.
DO: Start met online facturatie met behulp van een online factuurprogramma
DON’T: Verstuur uw facturen niet in Word of Excel. Klanten kunnen dan de factuur nog bewerken.

Debiteurenbeheer
Als u een factuur heeft gemaakt, wilt dit niet direct zeggen, dat uw klant ook daadwerkelijk de factuur betaalt. Het is belangrijk om goed bij te houden of uw facturen binnen de betalingstermijn zijn betaald. Debiteurenbeheer hoort er dus ook bij.
DO: Bel de klant als deze niet tijdig heeft betaald en maak duidelijke afspraken over de te betalen facturen.
DON’T: Ga er niet vanuit dat de klant de factuur altijd (op tijd) betaalt. Soms is een betalingsherinnering of een aanmaning echt nodig.

Online boekhouder
Facturen maken is onderdeel van uw complete administratie. Het is goed om te bepalen hoe u uw boekhouding wilt doen. Doet u dit zelf of besteedt u dit uit aan een (online) boekhouder? Het voordeel van bijvoorbeeld een online boekhouder is dat uw facturen ook automatisch in uw boekhouding worden verwerkt. U weet precies hoe u er dan financieel voor staat én uw btw-aangifte kan ook uit handen worden genomen.
DO: Bepaal hoe u uw boekhouding het liefste wilt (laten) doen. Verdiep u in de (online) mogelijkheden!
DON’T: Laat geen kansen liggen. Soms is het goed om te investeren in een (online) boekhouding, zodat u tijd en geld (denk aan het benutten van fiscale kansen) kunt besparen.

Comments are closed.