Ben je nieuw met congressen organiseren en vergaderlocaties zoeken? Hier een handig zevenstappenplan dat je helpt bij het vinden van de juiste locatie om van je congres/event een zo groot mogelijk succes te maken.

Stap 1: Breng de wensen in kaart

Het begint allemaal met het bepalen van je wensen. Breng deze van tevoren goed in kaart voordat je verdergaat met de organisatie. Wat voor soort congres is het? Hoeveel mensen verwacht je? Hoeveel zalen heb je nodig? Is een bepaalde opstelling van belang? Zet alles wat in je opkomt op papier. Maak bijvoorbeeld een onderscheid tussen need to have en nice to have. Dat maakt het straks wat eenvoudiger als je vergaderlocaties tegen elkaar moet afstrepen.

Stap 2: Wat is het budget?

Wensen op een rij? Dan is het zaak om te kijken hoeveel van deze wensen je ook daadwerkelijk kunt verwezenlijken op basis van je budget. Waarschijnlijk zal niet alles mogelijk zijn wat je wilt, maar het is fijn als het duidelijk is wat het budget is zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Stap 3: Catering en andere faciliteiten

Stap drie, het echte werk kan beginnen: de zoektocht naar de juiste locatie. Vergeet in je zoektocht ook niet te kijken naar de faciliteiten die een vergaderlocatie aanbiedt. Is het bijvoorbeeld nodig dat je een lunch aanbiedt of gaat het meer om een borrel achteraf? En kan die locatie voorzien in deze behoefte? Maar denk ook aan andere faciliteiten bijvoorbeeld geluidsapparatuur, internet en beamers. De prijs hierin kan soms aanzienlijk verschillen bij diverse locaties.

Stap 4: Parkeergelegenheid en bereikbaarheid

Hoe komen de genodigden naar het event? Komt het merendeel met de auto of met het openbaar vervoer? Hoe vervelend is het als er niet voldoende parkeergelegenheid is en je gasten genoodzaakt zijn om een eind naar de congreslocatie te lopen? En in hoeverre is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Je wilt natuurlijk niet dat mensen uren onderweg zijn. Dit kan ze beletten om naar je event te komen. Informeer ook bijvoorbeeld of de parkeergelegenheid gratis of betaald is en stel je gasten hiervan op de hoogte in de uitnodiging, zodat ze hier rekening mee kunnen houden.

Stap 5: Vraag verschillende offertes op

Zoals al eerder aangegeven kunnen er flinke prijsverschillen tussen de locaties zitten. Oriënteer je goed en vraag dus meerdere offertes op voordat je een definitieve keus voor een locatie maakt.

Stap 6: Kies een locatie die past bij het soort event

Alle offertes binnen? Dan kan het strepen beginnen. Heb je verschillende locaties die aan je wensen voldoen en die qua budget bij elkaar in de buurt komen? Kies dan voor de locatie die het beste past bij het soort congres dat je organiseert. Je wilt je gasten uiteraard de ultieme beleving geven.

Stap 7: Hoe zit het met annuleringsvoorwaarden?

Uiteraard ga je voor het grootst mogelijke succes en ga je ervan uit dat het congres drukbezocht wordt. Maar soms kan het net wat anders lopen of is er sprake van een onvoorziene omstandigheid waardoor je het event moet cancelen. Dan is het fijn om van tevoren goed te weten hoe het zit met de annuleringsvoorwaarden. Hoe lang van tevoren kun je kosteloos annuleren? En hoeveel procent van het bedrag krijg je nog terug naarmate het event dichterbij komt? Belangrijke zaken om vooraf goed uit te zoeken zodat je straks niet met een onaangename rekening komt te zitten.

Bedrijfsuitje plannen?

Niet op zoek naar een vergaderlocatie of niet van plan om een congres te organiseren, maar ben je bezig met het plannen van een bedrijfsuitje? Dan is een groot gedeelte van het bovenstaande stappenplan uiteraard ook hiervoor goed te gebruiken.

Auteur

Comments are closed.