Auteur

redactie

Browsing

Neem je als ondernemer regelmatig deel aan een congres in binnen- of buitenland? Onder bepaalde voorwaarden zijn zakelijke reiskosten gedeeltelijk aftrekbaar. Wil jij weten hoe dat zit met jouw zakenreis en wil je je fiscale voordelen maximaal benutten? Alle relevante informatie en bruikbare tips vind je in dit artikel. Lees direct verder en vervolg je zakelijke reis met veel plezier.

Het voordeel van fiscaal aftrekbare reiskosten

Als ondernemer betaal je het liefst zo min mogelijk inkomstenbelasting, nietwaar? Aftrekposten dragen bij aan een lagere winst voor je onderneming. Hoe lager de winst uitpakt, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt. Reiskosten bijvoorbeeld die je maakt voor je bedrijf zijn onder voorwaarden aftrekbaar van de winst die je in een jaar maakt. Vanzelfsprekend zijn hier voorwaarden aan verbonden.

Wat zijn de regels?

Zakelijke kosten voor ondernemers zijn beperkt aftrekbaar. Slechts het gedeelte boven de € 4.600,- is fiscaal aftrekbaar. In plaats van deze drempel mag je als ondernemer voor de inkomstenbelasting ook 80 procent van deze kosten aftrekken in de aangifte. Dit is vooral aantrekkelijk voor kleine bedrijven. Per jaar mag je maximaal € 1.500,- aan reis en verblijfskosten aftrekken van je winst, tenzij het noodzakelijk was om te reizen om een congres bij te wonen. Dan geldt dit maximum niet. Overigens maakt de Belastingdienst geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen. Boetes tijdens je zakenreis zijn niet fiscaal aftrekbaar.

Aftrekposten voor zakelijke congres-reiskosten

Maak je reiskosten voor deelname aan een congres en reis je met de bus, trein, tram, het vliegtuig of een taxi? Dan zijn de reiskosten die je maakt volledig fiscaal aftrekbaar. Bonnetjes en tickets dien je uiteraard te bewaren voor je bedrijfsadministratie. Bij controle door de Belastingdienst kun je zo je reiskosten aantonen. Ga je met een eigen auto of een huurauto naar een congres? Per gereden zakelijke kilometer mag je € 0,19 van je opbrengst aftrekken. Bij het huren van een auto mag je ook de autohuur en btw aftrekken van je winst.

Kilometer administratie

Draag zorg voor een sluitende administratie

Wat voor reis je ook maakt naar een congres in binnen- of buitenland, draag zorg voor een sluitende administratie en kilometerregistratie. Je moet te allen tijde het zakelijke karakter van je reizen kunnen aantonen. Zowel correspondentie als bonnetjes zijn belangrijk om te bewaren. Hiermee voorkom je een hoop gedoe met de Belastingdienst.

Excel wordt veel gebruikt als planningsprogramma. In eerste instantie is dat geen probleem, maar op een gegeven moment loop je tegen problemen aan. In deze blog zijn de nadelen beschreven bij het gebruik van Excel voor het maken van een planning.

1. Geen balans

Een goede balans in een centrale of een decentrale planning kan erg lastig zijn in Excel. Er is in Excel een gebrek aan autorisatiemogelijkheden. De planning kan dan moeilijk door anderen worden aangepast. Dit heeft een negatieve invloed op de betrokkenheid van de werknemers.

2. Wijzigingen

Doordat er vaak wijzigingen plaatsvinden in een rooster ontstaan er meerdere versies. Dit is voor de werknemers vervelend, want het is vaak onduidelijk welke versie de juiste is. Hierdoor kan er veel verwarring ontstaan en kan het voorkomen dat jouw werknemers niet op de juiste tijd of plaats aanwezig zijn.

3. Regels

In Excel kun je geen regels invoeren en daarom is het moeilijk om daar rekening mee te houden. De regels kunnen onder andere gaan over de beschikbaarheid, contracturen, cao-afspraken en afspraken met de klanten. Een rooster maken met de regels uit je hoofd is lastig. Er worden dan vaak fouten gemaakt en dat kan frustratie veroorzaken. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

Rooster maken in Excel

4. Slecht overdraagbaar

Doordat er veel uit het hoofd gedaan wordt door de huidige planner, kun je de planning moeilijk overdragen aan iemand anders. De planner heeft de informatie namelijk in zijn hoofd. Wanneer dit wel wordt geprobeerd, probeert men zoveel mogelijk informatie in Excel te zetten. Dit zorgt ervoor dat het bestand onoverzichtelijk wordt en hierdoor vaak onbegrijpelijk wordt. Hierdoor kan de planner de planning moeilijk overdragen. Dit kan een probleem veroorzaken tijdens de vakanties of bij ziektes.

5. Foute managementinformatie

Door het gebrek aan processturing en de complexiteit tijdens het maken van een planning in Excel, kan het vaak voorkomen dat er fouten gemaakt worden. De fouten hebben gevolgen op de salarisadministratie, facturatie en managementrapportages. Dit wil je voorkomen voor jouw medewerkers, klanten en het management. Elke werknemer wil dat zijn of haar salaris klopt en je wil natuurlijk geen discussies met de klanten over de foute facturering.

Bij het maken van een rooster, maken veel bedrijven gebruik van Excel omdat het gratis is. In eerste instantie lijkt het de ideale manier voor een personeelsplanning totdat je geconfronteerd wordt met de problemen. Om deze reden kun je het beste gelijk gebruik maken een planningsprogramma.

Op 14 en 15 september 2019 vindt het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger plaats. Veel zogenoemde Bitcoin-congressen zijn nog steeds het resultaat van gehaaide ICO’s die gewoon het grote publiek willen bereiken. Bij het Bitcoin-congres Baltic Honeybadger staat het educatief aspect echter centraal en is er helemaal geen sprake van een verborgen agenda. Tijdens het Bitcoin-congres zullen spraakmakende gastsprekers van over de hele wereld op het podium verschijnen. Onder andere Adam Back, Rodolfo Novak en Jimmy Song tekenden al present.

Adam Back, CEO van Blockstream

Adam Back is een Brits zakenman, doctor in de computerwetenschappen en een ware Bitcoin-pionier. Maar bovenal is het een echte cypherpunk die al in 1997 hashcash ontwikkelde. Dit is een proof-of-work-systeem dat later ook door Bitcoin werd gebruikt. Hiernaast is hij CEO van het blockchaintechnologiebedrijf Blockstream. Blockstream lag onder andere aan de basis van de cryptowallet Blockstream Green en het open-source platform Elements by Blockstream waarmee ontwikkelaars hun eigen netwerken kunnen bouwen.

Rodolfo Novak, CEO van Coinkite

Rodolfo Novak is een Canadese productontwikkelaar met een bijzondere blik op de cryptowereld. Rodolfo Novak focust immers niet op de financiële kracht van cryptomunten zoals Bitcoin, maar ziet vooral privacy-opportuniteiten. Met Coinkite bracht hij verschillende kant-en-klare producten op de markt, zoals een Bitcoin wallet en een digitale sleutel waarmee anoniem Bitcoins kunnen worden uitgegeven. Zijn betoog wordt soms al snel technisch, maar over het algemeen weet hij de boodschap goed over te brengen. Ook op het congres zal hij het hebben over technische thema’s zoals het design van een hardware wallet en de fysieke beveiliging ervan.

Jimmy Song, auteur en ondernemer

Jimmy Song is een ontwikkelaar, ondernemer en veelgevraagde gastspreker. Hij weet ingewikkelde Bitcoin-thema’s op een eenvoudige en verhelderende manier te brengen. Zijn boek “Programming Bitcoin: Learn how to program Bitcoin from scratch” wordt als een standaardwerk beschouwd. Vooral zijn uitgesproken kritische visie wordt erg gesmaakt bij cypherpunks. Niet voor niets wordt hij ook wel eens de anti-ICO Bitcoin Cowboy genoemd.

Maar ook zijn blik op Bitcoin is doordrenkt met cynisme. Voor hem draait Bitcoin immers niet om geld verdienen, maar voornamelijk om het wegnemen van de macht van de Staat. De Staat heeft volgens hem het alleenrecht op geldcreatie, terwijl het volk hen daar nooit een mandaat voor gaf. Net omdat overheden geldcreatie gebruiken om programma’s te financieren die niemand ten goede komt, hoopt hij dat Bitcoin de financiële macht opnieuw bij het volk legt. Kortom: Jimmy Song is de goedlachse zwartkijker die elk congres wel kan gebruiken. En alleen al daarom is hij zo’n welgekomen gast.

Over het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger

Bitcoin congres

Het tweedaags Bitcoin-congres gaat door van 14 tot 15 september 2019 te Riga in Letland. Er komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals het Lightning Network, de huidige en toekomstige regelgeving, investeringen en de nieuwste beveiligingstrends. Daarnaast heeft het Bitcoin-congres ook een sociaal karakter met mogelijkheden tot een-op-eengesprekken en panels. Tijdens ontmoetingsmomenten kan je vervolgens jouw Bitcoin Future ervaringen uit de doeken doen of kan je het hebben over de nieuwste beveiligingstrends.

Kaartjes voor het tweedaags Bitcoin-congres kosten ongeveer 300 euro. Voor studenten zijn goedkopere kaarten verkrijgbaar. Zij dienen wel hun studentenkaart voor te kunnen leggen. Afrekenen doe je uiteraard met Bitcoin.

Er komt natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement. Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.

1. De schoonmaak

Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.

2. Een goede opvolging

Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en daadkrachtig op te volgen.

3. Reacties verzamelen

Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.

4. Materialen doorsturen

Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het liefst binnen een paar dagen na het congres.

5. Laatste reminder

Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement, de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!

Het registreren van een merknaam is alleen belangrijk wanneer je een speciaal product op de markt brengt, toch? Hoewel veel ondernemers dit denken, is niets minder waar. Een merk registreren is namelijk ook ontzettend belangrijk in andere dienstverlenende sectoren. Waarom dit zo belangrijk is, leggen we je graag uit.

1. De handelsnaam biedt geen bescherming

Nu heb je natuurlijk allang met glazen champagne geproost na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. En hoewel dit een ontzettend mooie stap is, biedt dit je helaas niet de bescherming die jij als evenementenorganisator nodig hebt. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel beschermt namelijk je bedrijfsnaam (op lokaal niveau), maar niet de specifieke producten of diensten (dat geweldige evenement of congres) die jij levert. Om je merknaam ook veilig te stellen wanneer het om je diensten gaat, is het belangrijk je merk te registreren.

2. Het verhoogt je vindbaarheid

Zeker wanneer we spreken over evenementen of congressen is niet alleen de locatie, maar ook zeker je vindbaarheid essentieel. Wanneer jij actief bezig bent met het promoten en in de markt brengen van jouw evenement, is het natuurlijk wel belangrijk dat jij de enige bent die onder deze naam levert. Wanneer ook andere partijen (via Google of social media) te vinden zijn op jouw bedrijfsnaam, is de kans groot dat je hierdoor allerlei aanmeldingen kwijtraakt aan je directe concurrenten. Dit maakt het niet alleen moeilijker om je reputatie te hanteren, maar het kost je ook nog eens een flink aantal inkomsten.

3. Het beschermen van je logo

Hoeveel mensen zouden Coca Cola drinken wanneer Pepsi hetzelfde logo had? De strijd is meer dan eens tussen de merken gevoerd, en iemand die eenzelfde logo als jij hanteert kan zomaar met jouw goede reputatie aan de haal gaan. Naast het beschermen van je merknaam is het dus ook belangrijk om je logo te beschermen. Het vergroot je herkenbaarheid bij het publiek, en zorgt ervoor dat jouw grootste concurrent geen verwarring kan veroorzaken met jouw logo, en zijn merknaam.

4. Het verhoogt de waarde van je bedrijf

Ook zeker niet onbelangrijk is het feit dat een merkregistratie de waarde van je bedrijf verhoogd. Je kunt deze registratie namelijk als activa (oftewel bezit) op je balans zetten. De waarde van deze registratie kan vervolgens in de toekomst meegenomen worden bij een eventuele verkoop van jouw onderneming. Daarnaast worden de eventuele kosten die verbonden zijn aan deze registratie natuurlijk als bedrijfskosten gezien.

Heb je een geweldig mooi evenement georganiseerd, en is het tijd om de kaartjes te gaan verkopen? Dan is een goede marketing- en promotiestrategie natuurlijk ontzettend belangrijk. Hoe beter je de marketing en promotie aanpakt, hoe groter de kans is dat jouw evenement binnen no-time is uitverkocht. Met deze handige tips pak jij het goed aan.

1. Schakel direct hulp in

Terwijl jij druk bent met de organisatie van het evenement, is het fijn om een rechterhand te hebben die de promotie van je overneemt. Zo kun jij jezelf concentreren op alle ins en outs van het evenement zelf, en zorgt iemand anders ervoor dat die kaartjes zo verkocht zijn. Een internet marketing bureau weet precies hoe zij dit aan moeten pakken en zorgen ervoor dat je alle ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Daarnaast kun je ook in de toekomst veel profijt hebben van deze professionele samenwerking. Zo kun je een zoekmachine optimalisatie laten doen en zo ook na het evenement meer traffic naar je website creëren.

2. Werk aan SEO

Om je evenement zichtbaar te maken is het belangrijk om goed te scoren in de Google ranking. Wanneer je bovenaan de Google zoekresultaten staat is de kans groter dat je evenement uitverkocht raakt.

3. Schrijf blogs en nieuwsbrieven

Een manier om aan deze SEO ranking te werken is door blogs en nieuwsbrieven (of updates) te schrijven over het evenement. Begin hier een paar maanden van te voren mee, en plaats iedere maand een nieuw blog, of een nieuwe update. Niet alleen kom je op deze manier hoger in de Google ranking: je houdt mogelijk geinteresseerden ook nog eens goed op de hoogte van alles wat met je evenement te maken heeft.

4. Gebruik e-mailmarketing

Maak ook gebruik van de mogelijkheden van e-mailmarketing. Door je huidige klantenbestand op de hoogte te brengen van het evenement, en vervolgens tot aankoop aan te zetten, heb je de basis van je kaartverkoop al geregeld. Je mag gerust meerdere mailings sturen met betrekking tot het evenement.

5.De kracht van social media

Deel je evenement (en je blog artikelen over dit evenement) natuurlijk ook zoveel mogelijk op social media. Dit kun je doen via de social media pagina’s van de onderneming, maar natuurlijk ook via je persoonlijke pagina’s. Het kan zomaar eens zijn dat oude kennissen op je privé pagina interesse hebben in kaartjes voor het evenement. Hoe meer (en hoe slimmer) je de promotie voor dit evenement aanpakt, hoe groter de kans op uitverkochte kaartjes.

Bij de inrichting van vergaderruimtes is de akoestiek een belangrijke factor om rekening mee te houden. Toch kampen in werkelijkheid nog veel Nederlandse kantoorruimtes met geluidsoverlast. Funest voor de productiviteit. Wanden en vloeren van harde materialen, zoals beton en glas, reflecteren geluid en maken van ieder achtergrondgeluid een oorverdovend galmen. Tapijt, daarentegen, is sterk geluiddempend, zodat medewerkers ongehinderd kunnen vergaderen.

Geluidsoverlast grootste ergernis op kantoor

Geluiden zijn niet per definitie negatief. Tot op zekere hoogte dragen ze bij aan een positieve werksfeer. In veel werkruimtes is het belangrijk om snel tussen collega’s te kunnen schakelen. Vaak gaat dat gepaard met een zekere rumoerigheid. Maar alles in exces, zoals luidruchtig telefoneren of overleggen, leidt af.

Hoe hardnekkig geluidsoverlast wel niet kan zijn, blijkt wel uit cijfers van IPSOS en Plantronics. In hun onderzoek No Ties stelt 61% van de respondenten middelmatig tot veel geluid op de werkvloer te ervaren. Daarmee is het de grootste ergernis op kantoor.

“In totaal gaat zo’n 86 minuten per dag verloren aan afleiding en onderbrekingen, waaronder dus ook geluidsoverlast.”

Geluidsoverlast heeft verstrekkende gevolgen

Ieders concentratie kan maar een beperkt aantal prikkels aan. Bij een teveel aan geluid raken medewerkers afgeleid, wat de werkprocessen ernstig verstoord. Dat ondergraaft natuurlijk de effectiviteit van elke vergadering of werkzaamheid op kantoor.

Geluidsoverlast is niet alleen hinderlijk, maar heeft in sommige gevallen zelfs verstrekkende gevolgen. Uit onderzoek van Cornell University blijkt dat geluidshinder kan leiden tot:

  • Een lagere productiviteit
  • Ziekte, stress en vermoeidheid
  • Lagere werktevredenheid en moreel

De onderzoekers adviseren daarom geluidsabsorberende of -dempende materialen.

Tapijt absorbeert geluid in werkomgeving

Het succes van een goede vergadersessie valt of staat met:

  • Het comfort van de vergaderstoelen en de conferentietafel;
  • De hoogte van het plafond. Een hoog plafond stimuleert creativiteit en abstract denken. Een laag plafond is juist geschikter voor het bespreken van concrete zaken. Dat blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Minnesota.
  • De akoestiek in samenhang met de materiaalkeuze in de vergaderruimte.

Tapijt en karpet hebben beiden een positieve invloed op de akoestiek in vergaderruimtes. Dat geldt eigenlijk voor alle andere werkplekken op kantoor. Op die manier worden omgevingsgeluiden als gevolg van bijvoorbeeld voetstappen en het verschuiven van stoelen tenietgedaan.

Tapijt kan ook als wandbekleding worden ingezet ten behoeve van een extra dempende werking.

Tapijt: functioneel en esthetisch verantwoord

Tapijt verlaagt het geluidsniveau in kantooromgevingen zonder in te hoeven boeten op esthetische kenmerken. Het is een zeer multifunctionele totaaloplossing. De afwerking van deze akoestiekoplossing laat veel ruimte voor eigen creativiteit en inbreng. Tapijt is namelijk volledig personaliseerbaar. Fotorealistische patronen of dessins op tapijt, zoals bij Prints van Oranje, maken iedere kantoorinrichting tot een uniek geheel.

Zo wordt vergaderen weer effectief en inspirerend.

Een congres kan een ideale situatie bieden om jouw onderneming wat meer in het daglicht te zetten. Je krijgt de kans om jouw missie en visie over te brengen en de doelstellingen van jouw onderneming te presenteren aan het publiek. Om je hier goed op voor te bereiden is het handig te weten wat je nu precies nodig hebt om de juiste indruk achter te laten. De volgende praktische zaken mag je dan ook echt niet vergeten bij het bezoeken van een congres.

1. Reclame materialen

Wellicht wel een van de belangrijkste praktische zaken zijn de reclame materialen. Het is van belang dat al deze materialen in eenzelfde huisstijl zijn en de gedachten achter jouw onderneming duidelijk uitstralen. Professionele reclame materialen laten een professionele indruk achter en dit geeft vertrouwen. Je kan alle benodigde reclame materialen gemakkelijk online bestellen op ReclameMaterialen.com. Zo heb je alle uitingen in eenzelfde huisstijl en kwaliteit.

2. Informatie om mee te geven

Om ook na het congres een blijvende indruk achter te laten zorg je ervoor dat je iets mee kunt geven aan de bezoekers van jouw stand. Zet een aantal folderhouders klaar en vul deze met brochures en visitekaartjes. Op deze manier kunnen bezoekers ook thuis nog even kijken wat jouw onderneming nou ook alweer precies voor hun zou kunnen betekenen.

3. Opvallende actie of reclame

Er worden zoveel indrukken opgedaan tijdens een congres dat minimaal de helft hiervan op de dag zelf al wordt vergeten. Zorg dan ook voor een opvallende actie of reclame die de bezoekers zeker bij blijft. Of je nu met een gratis giveaway werkt of juist een ludieke actie op poten zet; zorg ervoor dat jouw onderneming opvalt tussen alle andere.

4. Goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dan ook dat je op tijd begint met het treffen van alle voorbereidingen. Zorg dat je reclame materialen minimaal een week voor aanvang van het congres al compleet zijn. Mochten er nog wijzigingen plaatsvinden dan heb je hier in ieder geval nog even de tijd voor. Bereid ook eventuele speech of salespitch goed voor zodat je op het uiteindelijke congres niet met een mond vol tanden staat. Weet wie je bent, wat je wilt zeggen en wat jij nu eigenlijk uit dit congres wilt halen. Zijn dit nieuwe klanten, een groter netwerk of misschien wel directe verkopen? Pas je tactieken ook aan op je doelstellingen.

Voor een congres moet alles tot in de kleinste details goed worden geregeld. Sommigen gaan zelfs nog verder dan de kleinste details, en willen dat alles tot in de puntjes is geregeld. Prachtig ontworpen naambordjes voor alle aanwezigen, een kadootje op iedere stoel en aan het eind van de dag een prachtige goodiebag voor alle gasten.

Niet vreemd dat ook bedrukte koffiebekers vandaag de dag zeer populair zijn op congressen. Het is een ideaal middel voor de organisatie, maar ook de bedrijven die erbij betrokken zijn, om hun naamsbekendheid te vergroten en een positieve boodschap uit te dragen. Want vrijwel iedereen drinkt koffie, thee of een ander drankje wat perfect in een koffiebeker gegoten kan worden.

Het is erg simpel: het gebruik van bedrukte koffiebekers maakt het mogelijk om een bepaalde boodschap of een logo aan alle aanwezigen te communiceren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de slogan van het congres. Een congres voor de wetenschap zou duizenden koffiebekers kunnen bedrukken met “De wetenschap van vandaag is de technologie van morgen”, en een congres over sport zou een quote van een bekende sporter zoals Michael Jordan kunnen gebruiken: “Just Play. Have Fun. Enjoy The Game.”

Wat voor congres u ook gaat organiseren, bedrukte koffiebekers kunnen een belangrijke rol spelen in het succes hiervan. Mensen vinden het fijn om korte boodschappen te lezen. U zou zelfs het dagprogramma op de koffiebeker kunnen laten printen, zodat iedereen altijd weet wat de volgende presentaties en workshops zijn en waar zij dan naartoe moeten lopen. Vrijwel alles is mogelijk. En het biedt uw gasten een veel betere ervaring tijdens het congres.

Hoe kunt u koffiebekers laten bedrukken?

Het is allereerst belangrijk dat u een idee heeft wat u precies op de bekers wilt laten bedrukken. Wordt het een favoriete quote van de hoofdpresentator van het congres, logo’s van bedrijven die het congres sponsoren of bijvoorbeeld een QR-code naar een pagina met de belangrijkste informatie over het evenement?

U kunt dit idee vervolgens door een ontwerper laten omzetten naar een design dat geschikt is om bij een drukker van koffiebekers te laten produceren. Er zitten specifieke eisen aan het design voor een koffiebeker. Dit is onder andere afhankelijk van de grootte van de koffiebeker. Daarbij houden bepaalde drukkers ook een maximum aan kleuren aan. Informeer daarom bij uw ontwerper wat de mogelijkheden zijn om een beker te laten ontwerpen en informeer ook alvast bij enkele producenten van koffiebekers wat de mogelijkheden zijn.

Het loont altijd om meerdere producenten van koffiebekers met elkaar te vergelijken. In deze branche kunnen de prijzen aanzienlijk van elkaar verschillen. Vergelijk daarom vier of vijf partijen, zodat u altijd de beste prijs vindt.

Zorg voor voldoende koffiebekers

Voor alles geldt: beter te veel dan te weinig. En dat is ook zo met koffiebekers. U wilt voor uw congres altijd voldoende koffiebekers bestellen, omdat het zonde is als u al vroegtijdig zonder bekers komt te zitten. Houd er daarom rekening mee dat u per gast ongeveer 3 tot 4 koffiebekers nodig heeft.