Het zal je overkomen dat je als bedrijf of organisatie een
fantastische congresdag met veel genodigden had gepland, maar dat de
coronamaatregelen daar nu een stokje voor steken. Dat zal inmiddels
verschillende organisators overkomen zijn. Betekent dit dan dat het je hele
congres in het water moet vallen en niet door kan gaan? Niet per se. Wij doen
een aantal suggesties voor wat er wél mogelijk is.
Keynote speaker
Had je een keynote speaker uitgenodigd voor je congres? Die
hoeft natuurlijk niet in dezelfde ruimte te zijn om zijn of haar verhaal te
kunnen doen. Sterker nog, het verhaal zou ook van tevoren opgenomen kunnen zijn
op je congresdag afgespeeld kunnen worden via Microsoft Teams of een
soortgelijke dienst. Zo kun je toch nog in de buurt komen van je gewenste
opening voor je congres.
Online sessies in kleinere groepen
Ook eventuele sessies die je gepland had zouden in principe
ook gewoon online doorgang kunnen vinden. Bij veel congressen vinden deze in
kleinere groepen plaats en wordt er doorgewisseld. De begeleider van een sessie
kan natuurlijk ook gewoon online met een groepje aan de slag. Ook dan kan er
gebrainstormd worden of onderwezen worden. Niet alles is natuurlijk mogelijk.
Fysieke opdrachten met een tastbaar resultaat zijn niet zo makkelijk meer uit
te voeren, maar is dat nu een reden om het helemaal af te blazen? Welnee.
Ontspanning
Natuurlijk is het leuk om je gasten ook iets anders te bieden dan intellectuele bagage, hoewel die natuurlijk wel de boventoon voert. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt natuurlijk een centraal moment creëren met comedian die even wat druk van de ketel komt houden. Je kunt ook een vermakelijke video tonen. Maar je kunt bijvoorbeeld ook een pauzemoment creëren waarin genodigden met een klein beschikbaar gesteld budget een beetje kunnen spelen in een online casino, bijvoorbeeld roulette spelen of een potje online pokeren. Dat is wel een originele touch die echt even voor wat ontspanning en het leegmaken van het hoofd kan zorgen op een dag vol input.
Attentie opsturen
Had je een attentie die je genodigden wilde overhandigen bij
hun vertrek naar huis? Die hoef je natuurlijk niet in de prullenbak te gooien.
Waarom stuur je ze niet gewoon na afloop van je online congres op naar je
genodigden? Dat kost misschien wat extra geld, maar je bespaart ook flink op
het huren van een evenementlocatie.
Het enige deel van je congres dat echt niet online
uitvoerbaar is, is het buffet. Dat is jammer, want dat is natuurlijk wel een
stukje luxe dat je je gasten wilt bieden. Langs de andere kant spaar je er wel
weer een hoop geld mee uit dat je kunt investeren in een toekomstig congres
onder andere omstandigheden. Voor nu moeten we het doen met de mogelijkheden
die er wél zijn en er daarmee het beste van maken.
Vreemde tijden vragen om creativiteit en vindingrijkheid.
Een conferentie of vergadering voor deelnemers van verschillende partijen
organiseren op locatie is momenteel erg lastig met de coronamaatregelen. Videoconferencing
kan dan een uitkomst bieden. Maar wat is dat eigenlijk, en wat is ervoor nodig?
Wat is videoconferencing?
Vergaderen kan fysiek, maar het kan ook in de vorm van
interactieve communicatie via een videoverbinding. Dan spreken we over
videoconferencing. Omdat je elkaar kunt zien, kunnen deelnemers aan de
vergadering op afstand live én face-to-face overleg plegen zonder te maken te
hebben met reistijd of reiskosten. Videoconferencing kan point-to-point, wat
inhoudt dat er een directe verbinding is tussen twee deelnemers zoals bij een
telefoongesprek. Hiervoor is videoconferencing software nodig, een webcam, een
microfoon en een goede, stabiele internetverbinding. Bij meerdere deelnemers op
verschillende locaties, spreken we van multipoint videoconferencing. Hiervoor
is een multipoint videoconferencing systeem nodig.
Telepresence videoconferencing
Er bestaan meerdere verschillende systemen voor
videoconferencing. Zo is er telepresence videoconferencing. Hierbij probeert
men de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is, terwijl verschillende
deelnemers eigenlijk op afstand zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van grote
televisieschermen die op ooghoogte boven een vergadertafel hangen. In enkele
gevallen wordt er bij telepresence videoconferencing ook gebruik gemaakt van
hologrammen of 3D beeld om de verschillende partijen op verschillende locaties
nog dichter bij elkaar te brengen.
Room-based
videoconferencing
Room-based videoconferencing is sprake van een verbondenheid
aan een bepaalde vergaderruimte. Deze ruimte moet dan speciaal hierop ingericht
wordt. De ruimte wordt dan uitgerust met noodzakelijke hulpmiddelen voor
videoconferencing, zoals een Multipoint Control Unit (MCU), een scherm, een camera
en een microfoon. Een MCU maakt het mogelijk om een verdeelfunctie op een
centraal punt ter beschikking te stellen en naar behoefte met een haast
willekeurig aantal personen in te bellen op een virtueel conferentiecentrum.
Desktop videoconferencing
Desktop videoconferencing is waarschijnlijk de meest populaire vorm van videoconferencing. Dit doet men rechtstreeks van de computer of laptop. Daarvoor wordt videoconferencing software geïnstalleerd op de computer. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Google Meet en Zoom en nog vele andere mogelijkheden als GoToMeeting, RingCentral Video, ClickMeeting en U Meeting. Uiteraard is een goede internetverbinding van levensbelang voor desktop videoconferencing.
Verschillende manieren
Er zijn verschillende manieren om gebruik te maken van
videoconferencing. Je kunt gebruikmaken van fysieke apparaten die speciaal
bedoeld zijn voor videoconferencing. Een andere optie is gebruikmaken van
software die gedownload kan worden op computers, tablet of smartphone en
waarmee deelnemers gebruik kunnen maken van videoconferencing door simpelweg de
applicatie te starten. Videoconferencing kan ook in de cloud. Er zijn
clouddiensten die hiervoor de complete infrastructuur bieden zoals virtuele
meeting rooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices.
Als laatste is het ook nog mogelijk om via de browser met een link naar
videoconferencing tool een videomeeting te houden.
Welke oplossing geschikt is voor jou, is afhankelijke van je bestaande IT-infrastructuur en hoe je bedrijfsnetwerk georganiseerd is. Maak er dus werk van om dat zo te laten inrichten dat ook jij gebruik kunt gaan maken van videoconferencing!
Hoe mooi de locatie ook is waar je je vergadering ook
gepland hebt, het blijft een werksituatie waarbij resultaten behaald moeten
worden. Zeker wanneer je betaalt voor een externe locatie is het zaak om al het
gewenste eruit te halen. Daarvoor is het van belang dat je vergadering op
schema verloopt. Maar hoe zorg je daarvoor? Wij zetten een aantal tips op een
rijtje die kunnen helpen om je vergadering op schema te laten verlopen.
Duidelijk programma
Wanneer je een vergadering op locatie organiseert, is de ruimte om uit te lopen beperkt. Omdat je ongetwijfeld bepaalde doelen hebt je die wilt behalen, is het van belang om een duidelijk programma of een duidelijke agenda op te stellen voor je vergadering. Dit geeft structuur aan de bijeenkomst en zorgt ervoor dat alle aanwezigheden weten wat er behandeld wordt en hoeveel er nog afgehandeld moet worden. Structuur aanbrengen is sowieso altijd één van de belangrijkste time management tips. Het helpt namelijk altijd om te weten waar je aan toe bent.
Zorgen dat iedereen goed voorbereid is
Een duidelijke agenda voor je vergadering zorgt er ook voor
dat mensen van tevoren weten wat er aan bod gaat komen. Dat helpt ze om de
vergadering voor te bereiden. Hoe beter iedereen voorbereid is, hoe soepeler de
bijeenkomst immers zal verlopen. Dat wil niet zeggen dat het niet ook zinnig om
in de aanloop naar de vergadering mensen aan te sporen om het een en ander goed
voor te bereiden. Dit helpt ook voor hun actieve deelname aan de vergadering.
Zorgen voor een notulist
Het tempo van een vergadering kan een stuk hoger liggen
wanneer er een notulist aanwezig is die relevante aantekening maakt. Wanneer
deelnemers aan de vergadering dit zelf moeten doen, vertraagt dat de
vergadering. Zorg dat mensen vrijelijk kunnen praten, discussiëren en
brainstormen zonder dat ze ondertussen alle belangrijke ook zelf moeten
noteren. De notulist moet uiteraard iemand zijn die niet (al te veel) actief
hoeft deel te nemen aan de vergadering.
Afdrijven niet toestaan
Het vaststellen van een agenda voor je vergadering is geen
garantie dat er bezijden de te behandelen zaken afgedreven gaat worden naar
zaken die mogelijk wel ter zake doen, maar waar op dat moment eigenlijk geen
tijd voor is. Dat betekent dat de voorzitter van de vergadering streng moet
durven zijn. Niet op een onvriendelijke manier, maar er kan wel bijvoorbeeld
voor gekozen worden om het onderwerp in kwestie te noteren om op een later
moment verder te bespreken. Het is vaak ook zo dat afdrijven van de hoofdzaak
niet door alle aanwezigen gewaardeerd wordt, en dus ook in hun belang om tijdig
in te grijpen en weer terug te keren naar wat er wel op de agenda staat.
Niet wachten op laatkomers
Over het algemeen zijn we met z’n allen redelijk mild voor
laatkomers. Ze zullen er wel een goede reden voor hebben, denken we vaak, dus
we wachten nog maar even met beginnen. Dit werkt niet als je een schema hebt om
je aan te houden. Ook hier is streng zijn noodzakelijk. Het is voor rekening
van de laatkomer zelf dat hij of zij een deel mist. Natuurlijk kan het wel zo
zijn dat diegene cruciaal is voor een deel van de vergadering of bijeenkomst.
In dat geval zul je goed genoeg moeten kunnen improviseren om ter plekke
onderdelen van de agenda om te wisselen. Het kan echter geen kwaad om in de
aanloop duidelijk aan te geven dat op tijd komen verwacht wordt en noodzakelijk
is.
Lunch op locatie
Om te voorkomen dat laatkomers de agenda van je vergadering
in de war schoppen, helpt het om aan de voorkant een buffer op te bouwen. Zo
kun je bijvoorbeeld een lunch op de vergaderlocatie toevoegen aan het
programma. Als mensen dan te laat komen, gaat het ten koste van hun lunch en
niet van jouw vergadering.
Time management cursus
Merk je rondom het organiseren en houden van vergaderingen dat je moeite hebt met het op een goede manier indelen van de tijd? Dan is het wellicht een goed idee om een time management cursus te volgen. Hiermee krijg je de tools aangereikt om gestructureerder te werk te gaan en stress te voorkomen. Dit kan je helpen met organiseren en afwerken van vergaderingen.
Mis
minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!
Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.
Gehoorproblemen? Op congres?
Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust
en onbewust gebruiken. Ook tijdens
ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen
gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om
gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan
je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is.
Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak,
bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio.
Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante
misverstanden. Wanneer je op congres
zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm
vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.
Advies van de expert
Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.
Leven met een hoortoestel
Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten.
De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en
luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je
optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw
specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor
verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril
gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast
loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je
zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.
Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk
samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator
niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt
de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een
uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de
organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.
Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.
Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren
Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen
te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt
congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit
in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die
duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er
dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het
klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld
organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.
Wat houdt dit precies in?
Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en
energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast
zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit
doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen. Gedurende de winter hoef je niet te vrezen
voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en
extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks
energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.
Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met
bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.
Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan
soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het
inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en
verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event
management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in
het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?
Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.
Definitie – Wat is een CRM?
Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de
softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem
(kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing
slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een
centrale locatie op.
Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke
geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld
aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing
profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de
klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer.
Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en
beheerd.
Organiseer en beheer eenvoudig evenementen
Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van
de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het
eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke
informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen
aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd
alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden
bekeken en worden bewerkt.
U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.
Perfect partnerbeheer
Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd
en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de
ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren.
Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden
automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen
automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook
eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen
verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen
naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of
facturering.
Alle facturen en verkopen in het zicht
We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij
het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel
verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met
een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.
Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een
zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde
manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten
van onbetaalde rekeningen zijn.
Analyse van het succes van een evenement
Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde
doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven
onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan
deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere
evenementenplanning in de toekomst vormen.
Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld
ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te
weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses
zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden
gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden
beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om
evenementen beter te promoten.
Voordelen van event management tools in CRM
Dus waarom een event management tool binnen een
CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools
hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem.
Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen
en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.
Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de
gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor
de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel.
Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een
evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op
moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement.
Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke
analyses niet mogelijk zijn.
Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de
verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de
aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald
evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden
geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De
mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële
vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en
te allen tijde in beeld te zijn.
Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het
CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en
gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten
vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker
in het verleden werkte.
Evenementbeheer voor elk bedrijf
Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem
een waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het
jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die
de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de
analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen
mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.
De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte
doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle
belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde
dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het
bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement.
Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk
aantal deelnemers dit wordt bereikt.
Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn,
gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken.
Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist
het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog
te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders.
Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste
opties overwegen om een evenemententool te integreren.
Neem je als ondernemer regelmatig deel aan een congres in binnen- of buitenland? Onder bepaalde voorwaarden zijn zakelijke reiskosten gedeeltelijk aftrekbaar. Wil jij weten hoe dat zit met jouw zakenreis en wil je je fiscale voordelen maximaal benutten? Alle relevante informatie en bruikbare tips vind je in dit artikel. Lees direct verder en vervolg je zakelijke reis met veel plezier.
Het voordeel van fiscaal aftrekbare reiskosten
Als ondernemer betaal je het liefst zo min mogelijk inkomstenbelasting, nietwaar? Aftrekposten dragen bij aan een lagere winst voor je onderneming. Hoe lager de winst uitpakt, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt. Reiskosten bijvoorbeeld die je maakt voor je bedrijf zijn onder voorwaarden aftrekbaar van de winst die je in een jaar maakt. Vanzelfsprekend zijn hier voorwaarden aan verbonden.
Wat zijn de regels?
Zakelijke kosten voor ondernemers zijn beperkt aftrekbaar. Slechts het gedeelte boven de € 4.600,- is fiscaal aftrekbaar. In plaats van deze drempel mag je als ondernemer voor de inkomstenbelasting ook 80 procent van deze kosten aftrekken in de aangifte. Dit is vooral aantrekkelijk voor kleine bedrijven. Per jaar mag je maximaal € 1.500,- aan reis en verblijfskosten aftrekken van je winst, tenzij het noodzakelijk was om te reizen om een congres bij te wonen. Dan geldt dit maximum niet. Overigens maakt de Belastingdienst geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen. Boetes tijdens je zakenreis zijn niet fiscaal aftrekbaar.
Aftrekposten voor zakelijke congres-reiskosten
Maak je reiskosten voor deelname aan een congres en reis je met de bus, trein, tram, het vliegtuig of een taxi? Dan zijn de reiskosten die je maakt volledig fiscaal aftrekbaar. Bonnetjes en tickets dien je uiteraard te bewaren voor je bedrijfsadministratie. Bij controle door de Belastingdienst kun je zo je reiskosten aantonen. Ga je met een eigen auto of een huurauto naar een congres? Per gereden zakelijke kilometer mag je € 0,19 van je opbrengst aftrekken. Bij het huren van een auto mag je ook de autohuur en btw aftrekken van je winst.
Draag zorg voor een sluitende administratie
Wat voor reis je ook maakt naar een congres in binnen- of buitenland, draag zorg voor een sluitende administratie en kilometerregistratie. Je moet te allen tijde het zakelijke karakter van je reizen kunnen aantonen. Zowel correspondentie als bonnetjes zijn belangrijk om te bewaren. Hiermee voorkom je een hoop gedoe met de Belastingdienst.
Excel wordt veel gebruikt als planningsprogramma. In eerste instantie is dat geen probleem, maar op een gegeven moment loop je tegen problemen aan. In deze blog zijn de nadelen beschreven bij het gebruik van Excel voor het maken van een planning.
1. Geen balans
Een goede balans in een centrale of een decentrale planning
kan erg lastig zijn in Excel. Er is in Excel een gebrek aan
autorisatiemogelijkheden. De planning kan dan moeilijk door anderen worden
aangepast. Dit heeft een negatieve invloed op de betrokkenheid van de
werknemers.
2. Wijzigingen
Doordat er vaak wijzigingen plaatsvinden in een rooster
ontstaan er meerdere versies. Dit is voor de werknemers vervelend, want het is
vaak onduidelijk welke versie de juiste is. Hierdoor kan er veel verwarring
ontstaan en kan het voorkomen dat jouw werknemers niet op de juiste tijd of
plaats aanwezig zijn.
3. Regels
In Excel kun je geen regels invoeren en daarom is het moeilijk om daar rekening mee te houden. De regels kunnen onder andere gaan over de beschikbaarheid, contracturen, cao-afspraken en afspraken met de klanten. Een rooster maken met de regels uit je hoofd is lastig. Er worden dan vaak fouten gemaakt en dat kan frustratie veroorzaken. Dit wil je natuurlijk voorkomen.
4. Slecht
overdraagbaar
Doordat er veel uit het hoofd gedaan wordt door de huidige
planner, kun je de planning moeilijk overdragen aan iemand anders. De planner
heeft de informatie namelijk in zijn hoofd. Wanneer dit wel wordt geprobeerd,
probeert men zoveel mogelijk informatie in Excel te zetten. Dit zorgt ervoor
dat het bestand onoverzichtelijk wordt en hierdoor vaak onbegrijpelijk wordt.
Hierdoor kan de planner de planning moeilijk overdragen. Dit kan een probleem
veroorzaken tijdens de vakanties of bij ziektes.
5. Foute
managementinformatie
Door het gebrek aan processturing en de complexiteit tijdens
het maken van een planning in Excel, kan het vaak voorkomen dat er fouten gemaakt
worden. De fouten hebben gevolgen op de salarisadministratie, facturatie en
managementrapportages. Dit wil je voorkomen voor jouw medewerkers, klanten en
het management. Elke werknemer wil dat zijn of haar salaris klopt en je wil
natuurlijk geen discussies met de klanten over de foute facturering.
Bij het maken van
een rooster, maken veel
bedrijven gebruik van Excel omdat het gratis is. In eerste instantie lijkt het
de ideale manier voor een personeelsplanning totdat je geconfronteerd wordt met
de problemen. Om deze reden kun je het beste gelijk gebruik maken een
planningsprogramma.
Op 14 en 15 september 2019 vindt het
tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger plaats. Veel zogenoemde
Bitcoin-congressen zijn nog steeds het resultaat van gehaaide ICO’s die gewoon het
grote publiek willen bereiken. Bij het Bitcoin-congres Baltic Honeybadger staat
het educatief aspect echter centraal en is er helemaal geen sprake van een verborgen
agenda. Tijdens het Bitcoin-congres zullen spraakmakende gastsprekers van over
de hele wereld op het podium verschijnen. Onder andere Adam Back, Rodolfo Novak
en Jimmy Song tekenden al present.
Adam Back, CEO van Blockstream
Adam Back is een Brits zakenman, doctor in
de computerwetenschappen en een ware Bitcoin-pionier. Maar bovenal is het een echte
cypherpunk die al in 1997 hashcash ontwikkelde. Dit is een
proof-of-work-systeem dat later ook door Bitcoin werd gebruikt. Hiernaast is hij
CEO van het blockchaintechnologiebedrijf Blockstream. Blockstream lag onder
andere aan de basis van de cryptowallet Blockstream Green en het
open-source platform Elements by Blockstream waarmee ontwikkelaars hun
eigen netwerken kunnen bouwen.
Rodolfo Novak, CEO van Coinkite
Rodolfo Novak is een Canadese productontwikkelaar met een bijzondere blik op de cryptowereld. Rodolfo Novak focust immers niet op de financiële kracht van cryptomunten zoals Bitcoin, maar ziet vooral privacy-opportuniteiten. Met Coinkite bracht hij verschillende kant-en-klare producten op de markt, zoals een Bitcoin wallet en een digitale sleutel waarmee anoniem Bitcoins kunnen worden uitgegeven. Zijn betoog wordt soms al snel technisch, maar over het algemeen weet hij de boodschap goed over te brengen. Ook op het congres zal hij het hebben over technische thema’s zoals het design van een hardware wallet en de fysieke beveiliging ervan.
Jimmy Song, auteur en ondernemer
Jimmy Song is een ontwikkelaar, ondernemer en veelgevraagde gastspreker. Hij weet ingewikkelde Bitcoin-thema’s op een eenvoudige en verhelderende manier te brengen. Zijn boek “Programming Bitcoin: Learn how to program Bitcoin from scratch” wordt als een standaardwerk beschouwd. Vooral zijn uitgesproken kritische visie wordt erg gesmaakt bij cypherpunks. Niet voor niets wordt hij ook wel eens de anti-ICO Bitcoin Cowboy genoemd.
Maar ook zijn blik op Bitcoin is doordrenkt
met cynisme. Voor hem draait Bitcoin immers niet om geld verdienen, maar voornamelijk
om het wegnemen van de macht van de Staat. De Staat heeft volgens hem het
alleenrecht op geldcreatie, terwijl het volk hen daar nooit een mandaat voor
gaf. Net omdat overheden geldcreatie gebruiken om programma’s te financieren
die niemand ten goede komt, hoopt hij dat Bitcoin de financiële macht opnieuw
bij het volk legt. Kortom: Jimmy Song is de goedlachse zwartkijker die elk
congres wel kan gebruiken. En alleen al daarom is hij zo’n welgekomen gast.
Over het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger
Het tweedaags Bitcoin-congres gaat door van 14 tot 15 september 2019 te Riga in Letland. Er komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals het Lightning Network, de huidige en toekomstige regelgeving, investeringen en de nieuwste beveiligingstrends. Daarnaast heeft het Bitcoin-congres ook een sociaal karakter met mogelijkheden tot een-op-eengesprekken en panels. Tijdens ontmoetingsmomenten kan je vervolgens jouw Bitcoin Future ervaringen uit de doeken doen of kan je het hebben over de nieuwste beveiligingstrends.
Kaartjes voor het tweedaags Bitcoin-congres
kosten ongeveer 300 euro. Voor studenten zijn goedkopere kaarten verkrijgbaar.
Zij dienen wel hun studentenkaart voor te kunnen leggen. Afrekenen doe je
uiteraard met Bitcoin.
Er komt
natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te
voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement.
Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen
en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er
allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten
een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.
1. De schoonmaak
Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.
2. Een goede opvolging
Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken
natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de
bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of
eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als
e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en
daadkrachtig op te volgen.
3. Reacties verzamelen
Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.
4. Materialen doorsturen
Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties
op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om
ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug
kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van
geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het
liefst binnen een paar dagen na het congres.
5. Laatste reminder
Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het
belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement,
de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via
de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!
