Auteur

redactie

Browsing

Er komt natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement. Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.

1. De schoonmaak

Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.

2. Een goede opvolging

Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en daadkrachtig op te volgen.

3. Reacties verzamelen

Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.

4. Materialen doorsturen

Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het liefst binnen een paar dagen na het congres.

5. Laatste reminder

Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement, de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!

Het registreren van een merknaam is alleen belangrijk wanneer je een speciaal product op de markt brengt, toch? Hoewel veel ondernemers dit denken, is niets minder waar. Een merk registreren is namelijk ook ontzettend belangrijk in andere dienstverlenende sectoren. Waarom dit zo belangrijk is, leggen we je graag uit.

1. De handelsnaam biedt geen bescherming

Nu heb je natuurlijk allang met glazen champagne geproost na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. En hoewel dit een ontzettend mooie stap is, biedt dit je helaas niet de bescherming die jij als evenementenorganisator nodig hebt. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel beschermt namelijk je bedrijfsnaam (op lokaal niveau), maar niet de specifieke producten of diensten (dat geweldige evenement of congres) die jij levert. Om je merknaam ook veilig te stellen wanneer het om je diensten gaat, is het belangrijk je merk te registreren.

2. Het verhoogt je vindbaarheid

Zeker wanneer we spreken over evenementen of congressen is niet alleen de locatie, maar ook zeker je vindbaarheid essentieel. Wanneer jij actief bezig bent met het promoten en in de markt brengen van jouw evenement, is het natuurlijk wel belangrijk dat jij de enige bent die onder deze naam levert. Wanneer ook andere partijen (via Google of social media) te vinden zijn op jouw bedrijfsnaam, is de kans groot dat je hierdoor allerlei aanmeldingen kwijtraakt aan je directe concurrenten. Dit maakt het niet alleen moeilijker om je reputatie te hanteren, maar het kost je ook nog eens een flink aantal inkomsten.

3. Het beschermen van je logo

Hoeveel mensen zouden Coca Cola drinken wanneer Pepsi hetzelfde logo had? De strijd is meer dan eens tussen de merken gevoerd, en iemand die eenzelfde logo als jij hanteert kan zomaar met jouw goede reputatie aan de haal gaan. Naast het beschermen van je merknaam is het dus ook belangrijk om je logo te beschermen. Het vergroot je herkenbaarheid bij het publiek, en zorgt ervoor dat jouw grootste concurrent geen verwarring kan veroorzaken met jouw logo, en zijn merknaam.

4. Het verhoogt de waarde van je bedrijf

Ook zeker niet onbelangrijk is het feit dat een merkregistratie de waarde van je bedrijf verhoogd. Je kunt deze registratie namelijk als activa (oftewel bezit) op je balans zetten. De waarde van deze registratie kan vervolgens in de toekomst meegenomen worden bij een eventuele verkoop van jouw onderneming. Daarnaast worden de eventuele kosten die verbonden zijn aan deze registratie natuurlijk als bedrijfskosten gezien.

Heb je een geweldig mooi evenement georganiseerd, en is het tijd om de kaartjes te gaan verkopen? Dan is een goede marketing- en promotiestrategie natuurlijk ontzettend belangrijk. Hoe beter je de marketing en promotie aanpakt, hoe groter de kans is dat jouw evenement binnen no-time is uitverkocht. Met deze handige tips pak jij het goed aan.

1. Schakel direct hulp in

Terwijl jij druk bent met de organisatie van het evenement, is het fijn om een rechterhand te hebben die de promotie van je overneemt. Zo kun jij jezelf concentreren op alle ins en outs van het evenement zelf, en zorgt iemand anders ervoor dat die kaartjes zo verkocht zijn. Een internet marketing bureau weet precies hoe zij dit aan moeten pakken en zorgen ervoor dat je alle ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Daarnaast kun je ook in de toekomst veel profijt hebben van deze professionele samenwerking. Zo kun je een zoekmachine optimalisatie laten doen en zo ook na het evenement meer traffic naar je website creëren.

2. Werk aan SEO

Om je evenement zichtbaar te maken is het belangrijk om goed te scoren in de Google ranking. Wanneer je bovenaan de Google zoekresultaten staat is de kans groter dat je evenement uitverkocht raakt.

3. Schrijf blogs en nieuwsbrieven

Een manier om aan deze SEO ranking te werken is door blogs en nieuwsbrieven (of updates) te schrijven over het evenement. Begin hier een paar maanden van te voren mee, en plaats iedere maand een nieuw blog, of een nieuwe update. Niet alleen kom je op deze manier hoger in de Google ranking: je houdt mogelijk geinteresseerden ook nog eens goed op de hoogte van alles wat met je evenement te maken heeft.

4. Gebruik e-mailmarketing

Maak ook gebruik van de mogelijkheden van e-mailmarketing. Door je huidige klantenbestand op de hoogte te brengen van het evenement, en vervolgens tot aankoop aan te zetten, heb je de basis van je kaartverkoop al geregeld. Je mag gerust meerdere mailings sturen met betrekking tot het evenement.

5.De kracht van social media

Deel je evenement (en je blog artikelen over dit evenement) natuurlijk ook zoveel mogelijk op social media. Dit kun je doen via de social media pagina’s van de onderneming, maar natuurlijk ook via je persoonlijke pagina’s. Het kan zomaar eens zijn dat oude kennissen op je privé pagina interesse hebben in kaartjes voor het evenement. Hoe meer (en hoe slimmer) je de promotie voor dit evenement aanpakt, hoe groter de kans op uitverkochte kaartjes.

Bij de inrichting van vergaderruimtes is de akoestiek een belangrijke factor om rekening mee te houden. Toch kampen in werkelijkheid nog veel Nederlandse kantoorruimtes met geluidsoverlast. Funest voor de productiviteit. Wanden en vloeren van harde materialen, zoals beton en glas, reflecteren geluid en maken van ieder achtergrondgeluid een oorverdovend galmen. Tapijt, daarentegen, is sterk geluiddempend, zodat medewerkers ongehinderd kunnen vergaderen.

Geluidsoverlast grootste ergernis op kantoor

Geluiden zijn niet per definitie negatief. Tot op zekere hoogte dragen ze bij aan een positieve werksfeer. In veel werkruimtes is het belangrijk om snel tussen collega’s te kunnen schakelen. Vaak gaat dat gepaard met een zekere rumoerigheid. Maar alles in exces, zoals luidruchtig telefoneren of overleggen, leidt af.

Hoe hardnekkig geluidsoverlast wel niet kan zijn, blijkt wel uit cijfers van IPSOS en Plantronics. In hun onderzoek No Ties stelt 61% van de respondenten middelmatig tot veel geluid op de werkvloer te ervaren. Daarmee is het de grootste ergernis op kantoor.

“In totaal gaat zo’n 86 minuten per dag verloren aan afleiding en onderbrekingen, waaronder dus ook geluidsoverlast.”

Geluidsoverlast heeft verstrekkende gevolgen

Ieders concentratie kan maar een beperkt aantal prikkels aan. Bij een teveel aan geluid raken medewerkers afgeleid, wat de werkprocessen ernstig verstoord. Dat ondergraaft natuurlijk de effectiviteit van elke vergadering of werkzaamheid op kantoor.

Geluidsoverlast is niet alleen hinderlijk, maar heeft in sommige gevallen zelfs verstrekkende gevolgen. Uit onderzoek van Cornell University blijkt dat geluidshinder kan leiden tot:

  • Een lagere productiviteit
  • Ziekte, stress en vermoeidheid
  • Lagere werktevredenheid en moreel

De onderzoekers adviseren daarom geluidsabsorberende of -dempende materialen.

Tapijt absorbeert geluid in werkomgeving

Het succes van een goede vergadersessie valt of staat met:

  • Het comfort van de vergaderstoelen en de conferentietafel;
  • De hoogte van het plafond. Een hoog plafond stimuleert creativiteit en abstract denken. Een laag plafond is juist geschikter voor het bespreken van concrete zaken. Dat blijkt uit onderzoek van de Universiteit van Minnesota.
  • De akoestiek in samenhang met de materiaalkeuze in de vergaderruimte.

Tapijt en karpet hebben beiden een positieve invloed op de akoestiek in vergaderruimtes. Dat geldt eigenlijk voor alle andere werkplekken op kantoor. Op die manier worden omgevingsgeluiden als gevolg van bijvoorbeeld voetstappen en het verschuiven van stoelen tenietgedaan.

Tapijt kan ook als wandbekleding worden ingezet ten behoeve van een extra dempende werking.

Tapijt: functioneel en esthetisch verantwoord

Tapijt verlaagt het geluidsniveau in kantooromgevingen zonder in te hoeven boeten op esthetische kenmerken. Het is een zeer multifunctionele totaaloplossing. De afwerking van deze akoestiekoplossing laat veel ruimte voor eigen creativiteit en inbreng. Tapijt is namelijk volledig personaliseerbaar. Fotorealistische patronen of dessins op tapijt, zoals bij Prints van Oranje, maken iedere kantoorinrichting tot een uniek geheel.

Zo wordt vergaderen weer effectief en inspirerend.

Een congres kan een ideale situatie bieden om jouw onderneming wat meer in het daglicht te zetten. Je krijgt de kans om jouw missie en visie over te brengen en de doelstellingen van jouw onderneming te presenteren aan het publiek. Om je hier goed op voor te bereiden is het handig te weten wat je nu precies nodig hebt om de juiste indruk achter te laten. De volgende praktische zaken mag je dan ook echt niet vergeten bij het bezoeken van een congres.

1. Reclame materialen

Wellicht wel een van de belangrijkste praktische zaken zijn de reclame materialen. Het is van belang dat al deze materialen in eenzelfde huisstijl zijn en de gedachten achter jouw onderneming duidelijk uitstralen. Professionele reclame materialen laten een professionele indruk achter en dit geeft vertrouwen. Je kan alle benodigde reclame materialen gemakkelijk online bestellen op ReclameMaterialen.com. Zo heb je alle uitingen in eenzelfde huisstijl en kwaliteit.

2. Informatie om mee te geven

Om ook na het congres een blijvende indruk achter te laten zorg je ervoor dat je iets mee kunt geven aan de bezoekers van jouw stand. Zet een aantal folderhouders klaar en vul deze met brochures en visitekaartjes. Op deze manier kunnen bezoekers ook thuis nog even kijken wat jouw onderneming nou ook alweer precies voor hun zou kunnen betekenen.

3. Opvallende actie of reclame

Er worden zoveel indrukken opgedaan tijdens een congres dat minimaal de helft hiervan op de dag zelf al wordt vergeten. Zorg dan ook voor een opvallende actie of reclame die de bezoekers zeker bij blijft. Of je nu met een gratis giveaway werkt of juist een ludieke actie op poten zet; zorg ervoor dat jouw onderneming opvalt tussen alle andere.

4. Goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dan ook dat je op tijd begint met het treffen van alle voorbereidingen. Zorg dat je reclame materialen minimaal een week voor aanvang van het congres al compleet zijn. Mochten er nog wijzigingen plaatsvinden dan heb je hier in ieder geval nog even de tijd voor. Bereid ook eventuele speech of salespitch goed voor zodat je op het uiteindelijke congres niet met een mond vol tanden staat. Weet wie je bent, wat je wilt zeggen en wat jij nu eigenlijk uit dit congres wilt halen. Zijn dit nieuwe klanten, een groter netwerk of misschien wel directe verkopen? Pas je tactieken ook aan op je doelstellingen.

Voor een congres moet alles tot in de kleinste details goed worden geregeld. Sommigen gaan zelfs nog verder dan de kleinste details, en willen dat alles tot in de puntjes is geregeld. Prachtig ontworpen naambordjes voor alle aanwezigen, een kadootje op iedere stoel en aan het eind van de dag een prachtige goodiebag voor alle gasten.

Niet vreemd dat ook bedrukte koffiebekers vandaag de dag zeer populair zijn op congressen. Het is een ideaal middel voor de organisatie, maar ook de bedrijven die erbij betrokken zijn, om hun naamsbekendheid te vergroten en een positieve boodschap uit te dragen. Want vrijwel iedereen drinkt koffie, thee of een ander drankje wat perfect in een koffiebeker gegoten kan worden.

Het is erg simpel: het gebruik van bedrukte koffiebekers maakt het mogelijk om een bepaalde boodschap of een logo aan alle aanwezigen te communiceren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de slogan van het congres. Een congres voor de wetenschap zou duizenden koffiebekers kunnen bedrukken met “De wetenschap van vandaag is de technologie van morgen”, en een congres over sport zou een quote van een bekende sporter zoals Michael Jordan kunnen gebruiken: “Just Play. Have Fun. Enjoy The Game.”

Wat voor congres u ook gaat organiseren, bedrukte koffiebekers kunnen een belangrijke rol spelen in het succes hiervan. Mensen vinden het fijn om korte boodschappen te lezen. U zou zelfs het dagprogramma op de koffiebeker kunnen laten printen, zodat iedereen altijd weet wat de volgende presentaties en workshops zijn en waar zij dan naartoe moeten lopen. Vrijwel alles is mogelijk. En het biedt uw gasten een veel betere ervaring tijdens het congres.

Hoe kunt u koffiebekers laten bedrukken?

Het is allereerst belangrijk dat u een idee heeft wat u precies op de bekers wilt laten bedrukken. Wordt het een favoriete quote van de hoofdpresentator van het congres, logo’s van bedrijven die het congres sponsoren of bijvoorbeeld een QR-code naar een pagina met de belangrijkste informatie over het evenement?

U kunt dit idee vervolgens door een ontwerper laten omzetten naar een design dat geschikt is om bij een drukker van koffiebekers te laten produceren. Er zitten specifieke eisen aan het design voor een koffiebeker. Dit is onder andere afhankelijk van de grootte van de koffiebeker. Daarbij houden bepaalde drukkers ook een maximum aan kleuren aan. Informeer daarom bij uw ontwerper wat de mogelijkheden zijn om een beker te laten ontwerpen en informeer ook alvast bij enkele producenten van koffiebekers wat de mogelijkheden zijn.

Het loont altijd om meerdere producenten van koffiebekers met elkaar te vergelijken. In deze branche kunnen de prijzen aanzienlijk van elkaar verschillen. Vergelijk daarom vier of vijf partijen, zodat u altijd de beste prijs vindt.

Zorg voor voldoende koffiebekers

Voor alles geldt: beter te veel dan te weinig. En dat is ook zo met koffiebekers. U wilt voor uw congres altijd voldoende koffiebekers bestellen, omdat het zonde is als u al vroegtijdig zonder bekers komt te zitten. Houd er daarom rekening mee dat u per gast ongeveer 3 tot 4 koffiebekers nodig heeft.

Tijdens het organiseren van een evenementen zijn er vele facetten waar je als werkgever rekening mee moet houden. Of het nu gaat om een evenement voor de werknemers, leveranciers of klanten: veiligheid staat voorop. In dit artikel vind je diverse tips om de veiligheid voor een evenement op een juiste manier te waarborgen.

Zorg voor de juiste vergunningen

Om een heleboel gedoe te voorkomen: zorg voor de juiste vergunningen. Op deze manier weet je zeker dat jouw evenement door de gemeente voldoet aan de juiste eisen. De vergunninghouder (meestal de organisator van het evenement) kan in de vergunning lezen welke maatregelen er getroffen moeten worden om orde, gezondheid en veiligheid te waarborgen.

Middels een vergunning weet je in ieder geval dat je verantwoord bezig bent. Je hebt een vergunning om het evenement op dat moment te organiseren en de gemeente weet ervan af. Wanneer iemand het dus niet eens is met jouw evenement, kun je het in ieder geval aantonen dat de gemeente het wel heeft goedgekeurd op die locatie op dat tijdstip. Check in ieder geval voor je evenement even welke vergunningen je in ieder geval nodig hebt.

Kleed personeel en gasten gepast

Gaat u met leveranciers naar een bouwproject om een nieuw kantoor te laten zien? Of geeft u klanten een rondleiding door een magazijn of fabriek? Zorg voor de juiste kleding bij personeel en klanten. Op deze manier zijn alle partijen voorbereidt op de situatie en voorkom je dat dames op hakken door een bouwplaats lopen of heren te warm gekleed zijn in een pak in bijvoorbeeld een fabriek.

Voor het personeel is het ook van belang dat zij de juiste werkkleding dragen. Werkkleding, bijvoorbeeld van Engelbert Strauss, is geschikt om hun werkzaamheden uit te voeren en zorgen ervoor dat zij veilig gekleed zijn in diverse omstandigheden. Laat indien nodig de gasten van het evenement de werkkleding aantrekken om hen te beveiligen tegen vlekken of geuren.

Regel een geschikte cateraar

De grootste nachtmerrie van iedere eventorganisator is een voedselvergiftiging of een andere nare ervaring op gebied van eten. Zorg dan ook voor een bekende cateraar, bijvoorbeeld een cateraar waar je eerder hebt besteld of een goed aangeschreven cateraar.

Op deze manier neemt de kans op een voedselvergiftiging of andere schade omtrent het eten op je evenement af. Vraag de cateraar of hij of zij beschikt over de juiste vergunningen en of je het eten van het evenement eens kunt voorproeven. Ook belangrijk is om met je vergunning in de gaten te houden of je alcohol mag schenken of niet tijdens het evenement.

Maak een overzichtelijk plan

Dit werkt prettig voor iedereen. Wie is wanneer waar? Wie regelt wat en wie is er verantwoordelijk voor taak X? Zorg voor een waterdicht draaiboek waar ook in staat opgenomen wat er moet gebeuren wanneer niet alles volgens plan verloopt. Stel vaste aanspreekpunten aan en zorg voor genoeg BHV’ers. Zorg voor een telefoonlijst die up to date is en wellicht is het zelfs nog mogelijk om jouw personeel te kleden in herkenbare kleding, om zo het aanspreekpunt extra aan te duiden. Op deze manier moet jouw evenement een groot succes worden!

Heb jij weleens een evenement georganiseerd? Heb jij aan alle belangrijke onderdelen omtrent veiligheid voor de werknemers als de bezoekers gedacht? Meer weten over het organiseren van een congres of evenement? In dit artikel lees je alles over stijlvolle aankleding van jouw evenement.

Wanneer je voor je werk op zakenreis gaat, dan wil je uiteraard dat alles vlot verloopt. Zo wil je uitgerust aankomen en wil je dat alles goed verloopt. Maar hoe doe je dit? En werken in het buitenland en verzekeringen, hoe werkt dit dan?

Korte zakenreis, wat meenemen?

Neem enkel de belangrijkste zaken mee, zo voorkom je dat je met een zware bepakking reist. Enkele van deze belangrijke zaken:

  • Kreukvrije kleding is steeds aangeraden, zeker wanneer je zakelijke meetings voor de boeg hebt. Zo zie je er toch steeds verzorgd uit. En vergeet niet om wat extra witte t-shirts in je tas mee te nemen voor die ene dag dat toch wordt gesport (of gemorst).
  • Wanneer je dan toch met het vliegtuig reist, en dit voor een lange afstand, doe dan het best comfortabele kleding aan en trek je ‘werkkleding’ pas aan wanneer je geland bent of wanneer je in je hotel bent. In sommige vliegtuigen is er zelfs een service aanwezig om je kleding te laten strijken. Dit is vooral het geval wanneer je business vliegt. Maar ook zakenhotels hebben vaak een was service en een strijkservice.
  • Belangrijke spullen, zoals geld, je laptop, je Ipad… Ook je USB stick met belangrijke informatie bewaar je beter goed in je tas. Voor de zekerheid kan je ook beter je belangrijke informatie ook bewaren op je mail of je computer als reserve..
  • Vergeet ook geen reisadapter mee te nemen op reis. Ook een powerbank en een speciale oplaadstekker kunnen heel handig zijn op reis!
  • Een uitgeprint reisschema is altijd handiger dan een versie op de mobiele telefoon
  • Als je kosten op reis vergoed worden door de firma, bewaar dan alle bonnetjes goed. Daarom neem je voor het gemak beter een enveloppe mee.
  • Heb je een goed idee voor je bedrijf, zorg dan dat je dit ergens kan noteren en neem dus een pen en papier mee.
  • Gebruik je tijd in het vliegtuig goed en neem wat boeken door die je kunnen helpen te verbeteren in je job. Door je drukke leven op het werk is hier vaak geen tijd meer voor. Dit is dus het ideale moment.

Wat mag je meenemen in je handbagage?

Wat je mag meenemen en wat niet op het vliegtuig, kan je lezen in de regels van de vliegtuigmaatschappij of bij de Rijksoverheid. Lees deze vooraf goed door, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Je eigen auto parkeren in Schiphol

Helaas is het niet goedkoop je auto te parkeren op de luchthaven van Schiphol, zeker niet voor een langere tijd. Kijk dus steeds goed vooraf waar je goedkoop kan parkeren in Schiphol voor een langere tijd.

Liever naar Schiphol met het openbaar vervoer? Wanneer je de trein neemt naar Schiphol, stap je zo de vertrekhal binnen. Heel handig dus, vooral wanneer je lang op reis gaat en het betaalbaar wenst te houden.

Autoschade

Als je er voor kiest om te gaan parkeren op Schiphol, let er dan op dat je alle spullen van waarde uit je auto haalt. De kans dat er wordt ingebroken is op die manier veel kleiner. Schade door andere variabelen, zoals inbraak, brand en hagel is gewoon verzekerd met de WA Plus en Allrisk autoverzekering. Wanneer iemand anders schade toebrengt aan uw auto, is het noodzakelijk om Allrisk verzekerd te zien. Een Allrisk autoverzekering afsluiten is in dat geval aan te raden.

Ook zijn er speciale manieren om te parkeren voor zakenreizen. Zo kan je vanaf 30 euro per dag parkeren. Wanneer je hiervoor kiest, dan parkeer je op loopafstand van de terminal: in P1 of P2. Maar je kan er ook voor kiezen om direct bij de vertrekhallen te parkeren.

Bron: Autoverzekering.nl

Een internationaal congres organiseren brengt vaak veel stress met zich mee. Het organiseren van een congres op internationaal niveau behoort dan ook meestal niet tot de dagelijkse activiteiten. Start altijd met het inschakelen van de juiste partijen voor de nodige ondersteuning. Je kunt bijvoorbeeld bij Vertaalbureau Fairlingo terecht voor het laten vertalen van de nodige documenten. Hieronder vind je 7 slimme tips voor als jij een internationaal congres moet gaan organiseren.

  1. Verzamel de te vertalen documenten

Als je eenmaal hebt bepaald in hoeveel talen er gecommuniceerd moet gaan worden, dan kun je de documenten verzamelen die aan de gasten overhandigd gaan worden. Laat deze documenten vertalen door een professioneel vertaalbureau, ruim voor de start van het congres. Je weet dan zeker dat het klaarligt. Denk onder meer aan een lijst van deelnemende organisaties, aan een programma en de presentatie van sprekers.

  1. Zoek de juiste conferentietolken

Ga op tijd op zoek naar de conferentietolken, ook wel de congrestolken, die je nodig hebt. Uiteraard zijn er tolken met verschillende A-, B- en C-talen, waardoor je er goed op moet letten welke talen er beheerst worden. In de meeste gevallen beheersen professionele congrestolken meerdere C-talen. Maak heldere afspraken met deze conferentietolken, zodat zij weten wat hen te doen staat.

  1. Regel de planning van cabines

In de meeste gevallen worden de cabines voor de tolken geplaatst door een externe partij. Het is belangrijk om deze partij van tevoren alle nodige informatie te verschaffen, inclusief een plattegrond van de congresruimte(n). Zo kan deze partij op tijd aan de slag met de planning van de cabines. Hierbij moet uiteraard ook rekening gehouden worden met voldoende ruimte tussen de cabines voor het technisch personeel.

  1. Stel een manager aan

Wanneer je bij een internationaal congres gebruik moet maken van een grotere hoeveelheid tolken, dan heeft dit tolkenteam een goed aanspreekpunt nodig. Stel hiervoor iemand aan en reserveer tijd om deze optimaal te informeren. De informatie kan dan door deze manager uitgebreid op de tolken worden overgebracht. Dit bespaart jou tijd en energie.

  1. Het gesprek met de technici

Op internationale congressen wordt er veel gebruik gemaakt van apparatuur, zeker in de cabines. Het is daarom belangrijk dat iedere cabine wordt voorzien van de juiste technici. Neem het draaiboek met deze technici door.

  1. Controleer de apparatuur

Alle apparatuur moet goed worden gecontroleerd, zodat je zeker bent dat bijvoorbeeld alle koptelefoons goed werken tijdens het congres. Storingen die tijdens het congres optreden houd je niet tegen, maar hier heb je natuurlijk de technici voor. Uiteraard is het verstandig om ervoor te zorgen dat de technici aanwezig zijn bij het controleren van alle apparatuur. Natuurlijk moet ook de wifi gecontroleerd worden. Een congreszaal zonder internet kan echt niet anno 2017.

  1. Kies een stressbestendige instructeur

De internationale gasten moeten bij aankomst moeten worden voorzien van de nodige informatie en aanwijzingen over het gebruik van de apparatuur. Dit is vaak een stressvolle taak. Kies daarom een stressbestendige instructeur. Train deze persoon in het geven van de juiste informatie op een heldere manier en in een zo kort mogelijke tijd.