Auteur

redactie

Browsing

Heb je de ambitie om met je bedrijf een mooi congres te organiseren? Dit is zeker goed om te overwegen, want een congres kan veel voordelen opleveren voor je bedrijf. Des te belangrijker is het dat je het congres goed organiseert. Hier komt echter nog wel een hoop bij kijken. Benieuwd hoe je een succesvol congres kan organiseren? Wij zetten wat goede tips voor je op een rij, zodat jij weet hoe je het kunt gaan aanpakken!

Begin op tijd met de voorbereidingen

Een van de beste tips die je kunt onthouden als je van plan bent om met je bedrijf een congres te organiseren. Is om op tijd te beginnen met de voorbereidingen. Een congres organiseren doe je niet even zomaar, dit kan veel tijd en moeite kosten. Daarom is het verstandig om op tijd te beginnen, zodat je last-minute stress zoveel mogelijk kunt voorkomen. Bij de voorbereidingen van een congres kun je denken aan het op een rijtje zetten van de doelstellingen, de doelgroep en het maximale budget. Ook het kiezen van de datum en het zoeken naar geschikte congreslocaties behoort tot de voorbereidingen.

De save the date op tijd versturen

Als je er zoveel mogelijk mensen bij wilt hebben op je congres, is het verstandig om de save the date ruim van tevoren al te versturen. Als je dit doet kunnen mensen er namelijk rekening mee houden in hun agenda en is de kans groter dat zij hiervoor vrijhouden. Als je de save the date pas laat verstuurt, is de kans juist aanwezig dat sommige mensen er niet bij kunnen zijn. Je zou de save the date al zo’n drie maanden voor de datum van het congres kunnen versturen. De echte uitnodiging volgt later, die kun je een paar weken voor het congres versturen.

Een interessant programma regelen

Een interessant programma regelen

Het belangrijkste bij een congres is natuurlijk dat je de bezoekers kunt inspireren en meer kunt vertellen over jouw bedrijf. Het is daarom een must om te zorgen voor een interessant programma, zodat de bezoekers zich niet gaan vervelen. Belangrijk bij het maken van een programma is om het af te stemmen op de interesses van de doelgroep van je bedrijf. Zorg daarnaast voor voldoende variatie, zodat het voor iedereen interessant blijft. Regel inspirerende sprekers die echt iets toevoegen aan het congres. Je hebt maar één kans om met je bedrijf een goede indruk achter te laten op de bezoekers die betreffende dag!

De juiste communicatie gebruiken

Het is belangrijk om voor je congres goede communicatie in te zetten. Op deze manier kun je het congres namelijk nog beter onder de aandacht brengen bij mensen. Naast het gebruik maken van je website, is het ook mogelijk om e-mail en social media in te zetten. Ook om voor communicatie achteraf te zorgen kan verstandig zijn. Je kunt de bezoekers bijvoorbeeld bedanken via de mail. Vraag hen ook vooral naar hun mening, want dit kan voor jouw bedrijf enorm waardevol zijn.

Een goede voorbereiding treffen, een congreslocatie in Utrecht of heel ergens anders zoeken, de save the date op tijd versturen, een interessant programma regelen en de juiste communicatie gebruiken: deze tips kunnen je erbij helpen om een succesvol congres te organiseren met je bedrijf. Houd deze tips dus zeker in gedachten en probeer er het maximale uit te halen. Dit kan namelijk alleen maar voordelen opleveren voor je bedrijf!

Als je als bedrijf een evenement organiseert voor je doelgroep, dan wil je ook dat je erin slaagt om mensen te bereiken. Een evenement zonder bezoekers is immers een grote miskleun en zonde van de investering. Zeker wanneer je doelgroep relatief breed is en je niet in direct contact staat met die doelgroep, moet je dus flink je best doen om je evenement onder de aandacht te brengen. Online marketing kan daarbij een belangrijke rol spelen. We bespreken hoe je met behulp van Search Engine Advertising (SEA) een succes van je evenement kunt maken.

Bovenaan in Google

Iedereen wil natuurlijk op de meest relevante zoekwoorden bovenaan komen in Google. De meest organische manier om dit te bereiken, is door je website te optimaliseren voor zoekmachines. Dit kan echter veel werk zijn en werpt pas op de middellange termijn zijn vruchten af. Voor je evenement wil je op korte termijn mensen bereiken. Om dan bovenin te eindigen op Google, kun je daar advertentieruimte kopen. We spreken dan van Search Engine Advertising. Je kunt je campagne zo afbakenen dat jouw advertentie getoond wordt bij bepaalde zoekwoorden. Zo weet je dat je de mensen bereikt die specifiek zoeken naar hetgeen jij aanbiedt.

Overlaten aan experts

Bovenstaande betekent niet per se dat het makkelijk is om een succesvolle marketingcampagne te houden met behulp van SEA. Om er zo optimaal mogelijk gebruik van de maken, is het belangrijk om te weten hoe je je advertentie het beste vorm kunt geven en afbakenen om het gewenste resultaat te bereiken. Dit kun je beter overlaten aan echte experts op het gebied van online marketing. Je kunt hiervoor aankloppen bij Digital Monks, te vinden op Digitalmonks.nl. Zij hebben veel ervaring met marketing in zeer competitieve markten en slagen er altijd in om websites goed zichtbaar te maken in Google bij de relevante zoekwoorden.

SEA evenement

Andere middelen

SEA is natuurlijk niet het enige middel dat je kunt inzetten om je evenement aan de man te brengen. Er zijn verschillende marketingcommunicatiemiddelen die je kunt zetten. Zo kun je bijvoorbeeld adverteren in gedrukte media. Ook in de openbare ruimte kun je reclame maken voor je evenement door middel van posters, abri’s en eventueel zelfs reclame in of op voertuigen in het openbaar vervoer. Vooral in het laatste geval kun je je doelgroep echter niet gericht targeten. Met SEA kun je dat wel.

Het is dus zeker aan te raden om ook SEA te overwegen als middel om je evenement bij je doelgroep onder de aandacht te brengen. Voor de grootste kans op succes en de meeste efficiëntie, kun je dit beter in handen van professionals geven.

De corona epidemie heeft helaas gezorgd voor minder inkomen voor congrescentra. Ook de steeds wisselende coronamaatregelen helpen niet om dit verlies in te halen. Daarom is het belangrijk om juist in deze tijd zoveel mogelijk geld te besparen. Lees hier 4 tips om geld te besparen als congrescentrum.

Printen en inkt

Door zoveel mogelijk dubbelzijdig te printen kan je de hoeveelheid papier die je gebruikt verminderen. Dit is ook nog eens goed voor het milieu. Ook door te kiezen voor goedkopere inktcartridges kan je veel geld besparen. Zo is de epson 603XL inkt cartridges van het huismerk een stuk voordeliger dan de versie van het merk Epson.  

Elektriciteitsaanbieder

Check goed of je elektriciteitsaanbieder nog de meest voordeligere aanbieder is. Door te kiezen voor een aanbieder kan het geld dat je bespaard flink oplopen. Ook als je aangeeft bij je huidige aanbieder dat je aan het oriënteren bent naar een andere aanbieder kan het zijn dat je huidige aanbieder je een goede aanbieding aanbiedt om te blijven bij hen.

Schoonmaak

Schoonmaak

Onderzoek hoe je de schoonmaak het voordeligst mogelijk kan laten doen. Zoek uit of dit goedkoper is als je eigen personeel dit doet of als je een schoonmaakdienst inhuurt. Let ook op of de gebruikte tijd voor het schoonmaken realistisch is. Misschien kan het wel sneller en efficiënter. Door minder tijd hieraan te besteden kunnen de kosten voor de schoonmaak sterk verminderd worden. Het is natuurlijk wel belangrijk dat het niet ten koste van de kwaliteit gaat.

Too Good to Go

Dit is eigenlijk geen tip om geld te besparen, maar waarmee je wel wat extra geld kan verdienen. Als je congrescentrum een horeca heeft, heb je vast eind van de dag regelmatig eten over. Hoe zonde is het om dit weg te gooien? Daar het congrescentrum aan te sluiten bij de organisatie Too Good to Go verdien je niet alleen extra geld, maar draag je als organisatie ook bij aan een beter milieu. Met de app Too Good to Go kan je maaltijdboxen verkopen van producten die bijna over datum zijn. Dit kan bijvoorbeeld eten zijn wat over is van het ontbijt- of dinerbuffet. De mensen die het kopen komen het zelf ophalen. Het hoeft niet moeilijk te zijn, want je kunt in de app zelfs aangeven dat de mensen zelf een tasje moeten meenemen. Een groot voordeel van dat deze mensen bij je langskomen is dat tegelijkertijd meer mensen je congrescentrum leren kennen. Dit kan weer leiden tot mond-tot-mondreclame, waardoor mogelijk meer mensen gebruik maken van je congrescentrum.
Naast geld besparen is het ook slim om na te denken over nieuwe manieren om geld te verdienen.

Relatiegeschenken zijn zaken waar je niet bewust over nadenkt, maar waar je toch ook soms aangenaam verrast door kunt worden. Omdat je het krijgt op een moment dat je het niet verwacht, of omdat het handige of leuke relatiegeschenken zijn waar je ook echt iets aan hebt. Daarom is het nog belangrijker goede keuzes te maken als je relatiegeschenken uit wilt delen tijdens een congres. Wat zijn passende attenties en hoe kun je je zakenrelaties een blijvende positieve herinnering aan jouw merk meegeven? We geven hier een top 5 van relatiegeschenken die geschikt zijn om weg te geven tijdens een congres.

Het ontstaan van relatiegeschenken

Tegenwoordig weet iedereen dat relatiegeschenken een positieve bijdrage kunnen leveren om het imago van je bedrijf of merk te verbeteren. Of het kan ervoor zorgen dat je klanten zich je blijven herinneren. Maar dat was niet de oorsprong van relatiegeschenken. Tijdens de Amerikaanse verkiezingen in 1782 liet George Washington buttons drukken voor zijn verkiezingscampagne. Dit was het begin van de oprichting van de Promotional Products Association International, waar veel bedrijven zich bij aansloten. De relatiegeschenken zoals we die tegenwoordig kennen, zoals bedrukte pennen, werden pas in de jaren zestig in Europa een algemeen gebruik.

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Met het geven van relatiegeschenken straal je als bedrijf aan boodschap uit aan je klanten, zakenrelaties of potentiele doelgroep. Je wilt niet alleen dat ze je merk of product leren kennen, maar ook vooral dat je ze je bedrijf onthouden. En dat jouw merk het eerste is waar ze aan denken als ze het product of de dienst nodig hebben. Maar tijdens een congres kun je ook een andere boodschap afgeven. Je kunt hiermee laten blijken dat je de trouwe klanten waardeert en dat je de zakelijke relaties die je hebt, belangrijk vindt. Je kunt overwegen te investeren in relatiegeschenken die iets duurder zijn. Maar ook met een goedkoper relatiegeschenk kun je al een groots gebaar maken.

Top 5 van de beste relatiegeschenken om uit te delen:

  • Een bedrukte (laptop) tas met je bedrijfslogo. Tijdens een congres heb je wellicht informatie die je uit wilt delen. Maak een mooie presentatie van dit product en biedt de bezoeker van het congres dit aan in een tas waarop je logo gedrukt is;
  • Een USB stick. Wil je de presentatie van je nieuwe product op een modernere manier aan de bezoekers van het congres meegeven, dan kies je voor een bedrukte USB stick;
  • Powerbank. Iedereen heeft een oplader voor zijn smartphone nodig. Dus komt een bedrukte powerbank altijd van pas als relatiegeschenk dat de klant veel zal gebruiken en dus herinnerd wordt aan jouw bedrijf;
  • Wijn. Dit is een geschenk dat natuurlijk altijd gewaardeerd wordt, zeker als het in een mooi kistje zit;
  • Milieuvriendelijke relatiegeschenken. Voor een positief imago kun je ook kiezen voor duurzame relatiegeschenken. Denk aan milieuvriendelijke bedrukte pennen of notitieblokjes. Men kan het gebruiken tijdens het congres om aantekeningen te maken. En met dit soort relatiegeschenken geef je niet alleen de waardering voor je klant aan, maar ook voor de natuur. En dat wordt onthouden.

Stem het relatiegeschenk dat je tijdens een congres weggeeft af op je doelgroep en de boodschap die je uit meegeven en je zult de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis laten gaan.

Al een tijdje zie je overal en iedereen met een mondkapje op in de supermarkt, trein of op openbare plekken. Op sommige locaties is het verplicht om een mondkapje te dragen. Nu dient een mondkapje vooral om ervoor te zorgen dat de besmetting of verspreiding van het Coronavirus kan worden tegen gegaan, maar wellicht kan het later ook worden gebruikt voor een andere reden. Feit is wel, dat we allemaal genoeg mondkapjes nodig hebben. En als je op stap gaat mag deze bescherming er ook best wat leuker uitzien. Bedrukte mondkapjes zijn dus een ideaal relatiegeschenk. Mondkapjes bedrukken doe je met een tekst, logo of afbeelding. Op deze manier zorg je voor positieve merk-exposure. Het is dus een slimme investering om mondkapjes te laten bedrukken.

Mondkapjes bedrukken voor een beurs of congres

Het dragen van een mondkapje op openbare gelegenheden zoals tijdens een beurs of congres is een van de maatregelen die wordt getroffen om het virus tegen te gaan. Bezoekers zijn nog steeds verplicht om ze te dragen dus voor een ondernemer is het handig om hier op in te spelen. Met het uitdelen van mondkapjes met het logo van je bedrijf krijg je dus een enorme exposure. Mensen praten tenslotte als het ware tegen jouw bedrijfsnaam, en dat blijft hangen.

Als je dus op zoek bent naar een passend relatiegeschenk voor klanten of potentiële klanten dan is het uitdelen van een bedrukt mondkapjes een goed idee. Het lichte en compacte formaat zorgt ervoor dat het bijzonder geschikt is om uit te delen op een beurs of tijdens een congres. Mensen kunnen het naderhand ook eenvoudig in hun jaszak stoppen.
Als je kiest voor simpele, bedrukte mondkapjes dan heb je een lage inkoopprijs en kun je ze breed inzetten. De ontvangers zullen het associëren met een positief gevoel: je levert tenslotte een bijdrage aan de verspreiding van het virus.

Mogelijkheden mondkapjes bedrukken

Mogelijkheden mondkapjes bedrukken

Als je kiest voor dit attente relatiegeschenk dan kun je de mondkapjes bedrukken en daarna verpakken in luxe geschenkdozen. Dit kun je eventueel nog uitbreiden met een compleet hygiënepakket zoals handzeep of andere reinigingsmiddelen. Je kunt ook verschillende soorten mondkapjes bedrukken waarop je inspeelt op het specifieke thema of moment. Verzin daarvoor een originele slogan of afbeelding. Als het mondkapje ook nog eens prettig draagt dan zal men het snel terugpakken en niet na gebruik direct weggooien. Het is dus belangrijk dat je het soort mondkapje aanpast aan het moment en de doelgroep.  

Je kunt kiezen uit herbruikbare mondkapjes met filterzakje, een katoenen mondkapje of een wegwerp mondkapje. Ook heb je de keuze om alleen het logo of bedrijfsnaam te laten drukken of een bedrukking over het gehele mondkapjes. Er is veel mogelijk. De meeste mondkapjes zijn gemaakt van katoenen stof. Dit heeft als voordeel dat je er makkelijk door kunt ademen en dat ze prettig zitten. Dat is prettig als je veel met het openbaar vervoer reist of als je bijvoorbeeld een contactberoep hebt. Je kunt mondkapjes bedrukken die voorzien van elastische of verstelbare bandjes.

Het zal je overkomen dat je als bedrijf of organisatie een fantastische congresdag met veel genodigden had gepland, maar dat de coronamaatregelen daar nu een stokje voor steken. Dat zal inmiddels verschillende organisators overkomen zijn. Betekent dit dan dat het je hele congres in het water moet vallen en niet door kan gaan? Niet per se. Wij doen een aantal suggesties voor wat er wél mogelijk is.

Keynote speaker

Had je een keynote speaker uitgenodigd voor je congres? Die hoeft natuurlijk niet in dezelfde ruimte te zijn om zijn of haar verhaal te kunnen doen. Sterker nog, het verhaal zou ook van tevoren opgenomen kunnen zijn op je congresdag afgespeeld kunnen worden via Microsoft Teams of een soortgelijke dienst. Zo kun je toch nog in de buurt komen van je gewenste opening voor je congres.

Online sessies in kleinere groepen

Ook eventuele sessies die je gepland had zouden in principe ook gewoon online doorgang kunnen vinden. Bij veel congressen vinden deze in kleinere groepen plaats en wordt er doorgewisseld. De begeleider van een sessie kan natuurlijk ook gewoon online met een groepje aan de slag. Ook dan kan er gebrainstormd worden of onderwezen worden. Niet alles is natuurlijk mogelijk. Fysieke opdrachten met een tastbaar resultaat zijn niet zo makkelijk meer uit te voeren, maar is dat nu een reden om het helemaal af te blazen? Welnee.

Ontspanning

Natuurlijk is het leuk om je gasten ook iets anders te bieden dan intellectuele bagage, hoewel die natuurlijk wel de boventoon voert. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt natuurlijk een centraal moment creëren met comedian die even wat druk van de ketel komt houden. Je kunt ook een vermakelijke video tonen. Maar je kunt bijvoorbeeld ook een pauzemoment creëren waarin genodigden met een klein beschikbaar gesteld budget een beetje kunnen spelen in een online casino, bijvoorbeeld roulette spelen of een potje online pokeren. Dat is wel een originele touch die echt even voor wat ontspanning en het leegmaken van het hoofd kan zorgen op een dag vol input.

Attentie opsturen

Alternatieve mogelijkheden congres

Had je een attentie die je genodigden wilde overhandigen bij hun vertrek naar huis? Die hoef je natuurlijk niet in de prullenbak te gooien. Waarom stuur je ze niet gewoon na afloop van je online congres op naar je genodigden? Dat kost misschien wat extra geld, maar je bespaart ook flink op het huren van een evenementlocatie.

Het enige deel van je congres dat echt niet online uitvoerbaar is, is het buffet. Dat is jammer, want dat is natuurlijk wel een stukje luxe dat je je gasten wilt bieden. Langs de andere kant spaar je er wel weer een hoop geld mee uit dat je kunt investeren in een toekomstig congres onder andere omstandigheden. Voor nu moeten we het doen met de mogelijkheden die er wél zijn en er daarmee het beste van maken.

Vreemde tijden vragen om creativiteit en vindingrijkheid. Een conferentie of vergadering voor deelnemers van verschillende partijen organiseren op locatie is momenteel erg lastig met de coronamaatregelen. Videoconferencing kan dan een uitkomst bieden. Maar wat is dat eigenlijk, en wat is ervoor nodig?

Wat is videoconferencing?

Vergaderen kan fysiek, maar het kan ook in de vorm van interactieve communicatie via een videoverbinding. Dan spreken we over videoconferencing. Omdat je elkaar kunt zien, kunnen deelnemers aan de vergadering op afstand live én face-to-face overleg plegen zonder te maken te hebben met reistijd of reiskosten. Videoconferencing kan point-to-point, wat inhoudt dat er een directe verbinding is tussen twee deelnemers zoals bij een telefoongesprek. Hiervoor is videoconferencing software nodig, een webcam, een microfoon en een goede, stabiele internetverbinding. Bij meerdere deelnemers op verschillende locaties, spreken we van multipoint videoconferencing. Hiervoor is een multipoint videoconferencing systeem nodig.

Telepresence videoconferencing

Er bestaan meerdere verschillende systemen voor videoconferencing. Zo is er telepresence videoconferencing. Hierbij probeert men de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is, terwijl verschillende deelnemers eigenlijk op afstand zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van grote televisieschermen die op ooghoogte boven een vergadertafel hangen. In enkele gevallen wordt er bij telepresence videoconferencing ook gebruik gemaakt van hologrammen of 3D beeld om de verschillende partijen op verschillende locaties nog dichter bij elkaar te brengen.

Room-based videoconferencing

Room-based videoconferencing is sprake van een verbondenheid aan een bepaalde vergaderruimte. Deze ruimte moet dan speciaal hierop ingericht wordt. De ruimte wordt dan uitgerust met noodzakelijke hulpmiddelen voor videoconferencing, zoals een Multipoint Control Unit (MCU), een scherm, een camera en een microfoon. Een MCU maakt het mogelijk om een verdeelfunctie op een centraal punt ter beschikking te stellen en naar behoefte met een haast willekeurig aantal personen in te bellen op een virtueel conferentiecentrum.

Desktop videoconferencing

Desktop videoconferencing is waarschijnlijk de meest populaire vorm van videoconferencing. Dit doet men rechtstreeks van de computer of laptop. Daarvoor wordt videoconferencing software geïnstalleerd op de computer. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Google Meet en Zoom en nog vele andere mogelijkheden als GoToMeeting, RingCentral Video, ClickMeeting en U Meeting. Uiteraard is een goede internetverbinding van levensbelang voor desktop videoconferencing.

videoconferencing

Verschillende manieren

Er zijn verschillende manieren om gebruik te maken van videoconferencing. Je kunt gebruikmaken van fysieke apparaten die speciaal bedoeld zijn voor videoconferencing. Een andere optie is gebruikmaken van software die gedownload kan worden op computers, tablet of smartphone en waarmee deelnemers gebruik kunnen maken van videoconferencing door simpelweg de applicatie te starten. Videoconferencing kan ook in de cloud. Er zijn clouddiensten die hiervoor de complete infrastructuur bieden zoals virtuele meeting rooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices. Als laatste is het ook nog mogelijk om via de browser met een link naar videoconferencing tool een videomeeting te houden.

Welke oplossing geschikt is voor jou, is afhankelijke van je bestaande IT-infrastructuur en hoe je bedrijfsnetwerk georganiseerd is. Maak er dus werk van om dat zo te laten inrichten dat ook jij gebruik kunt gaan maken van videoconferencing!

Hoe mooi de locatie ook is waar je je vergadering ook gepland hebt, het blijft een werksituatie waarbij resultaten behaald moeten worden. Zeker wanneer je betaalt voor een externe locatie is het zaak om al het gewenste eruit te halen. Daarvoor is het van belang dat je vergadering op schema verloopt. Maar hoe zorg je daarvoor? Wij zetten een aantal tips op een rijtje die kunnen helpen om je vergadering op schema te laten verlopen.

Duidelijk programma

Wanneer je een vergadering op locatie organiseert, is de ruimte om uit te lopen beperkt. Omdat je ongetwijfeld bepaalde doelen hebt je die wilt behalen, is het van belang om een duidelijk programma of een duidelijke agenda op te stellen voor je vergadering. Dit geeft structuur aan de bijeenkomst en zorgt ervoor dat alle aanwezigheden weten wat er behandeld wordt en hoeveel er nog afgehandeld moet worden. Structuur aanbrengen is sowieso altijd één van de belangrijkste time management tips. Het helpt namelijk altijd om te weten waar je aan toe bent.

Zorgen dat iedereen goed voorbereid is

Een duidelijke agenda voor je vergadering zorgt er ook voor dat mensen van tevoren weten wat er aan bod gaat komen. Dat helpt ze om de vergadering voor te bereiden. Hoe beter iedereen voorbereid is, hoe soepeler de bijeenkomst immers zal verlopen. Dat wil niet zeggen dat het niet ook zinnig om in de aanloop naar de vergadering mensen aan te sporen om het een en ander goed voor te bereiden. Dit helpt ook voor hun actieve deelname aan de vergadering.

Zorgen voor een notulist

Het tempo van een vergadering kan een stuk hoger liggen wanneer er een notulist aanwezig is die relevante aantekening maakt. Wanneer deelnemers aan de vergadering dit zelf moeten doen, vertraagt dat de vergadering. Zorg dat mensen vrijelijk kunnen praten, discussiëren en brainstormen zonder dat ze ondertussen alle belangrijke ook zelf moeten noteren. De notulist moet uiteraard iemand zijn die niet (al te veel) actief hoeft deel te nemen aan de vergadering.

Afdrijven niet toestaan

Afdrijven niet toestaan

Het vaststellen van een agenda voor je vergadering is geen garantie dat er bezijden de te behandelen zaken afgedreven gaat worden naar zaken die mogelijk wel ter zake doen, maar waar op dat moment eigenlijk geen tijd voor is. Dat betekent dat de voorzitter van de vergadering streng moet durven zijn. Niet op een onvriendelijke manier, maar er kan wel bijvoorbeeld voor gekozen worden om het onderwerp in kwestie te noteren om op een later moment verder te bespreken. Het is vaak ook zo dat afdrijven van de hoofdzaak niet door alle aanwezigen gewaardeerd wordt, en dus ook in hun belang om tijdig in te grijpen en weer terug te keren naar wat er wel op de agenda staat.

Niet wachten op laatkomers

Over het algemeen zijn we met z’n allen redelijk mild voor laatkomers. Ze zullen er wel een goede reden voor hebben, denken we vaak, dus we wachten nog maar even met beginnen. Dit werkt niet als je een schema hebt om je aan te houden. Ook hier is streng zijn noodzakelijk. Het is voor rekening van de laatkomer zelf dat hij of zij een deel mist. Natuurlijk kan het wel zo zijn dat diegene cruciaal is voor een deel van de vergadering of bijeenkomst. In dat geval zul je goed genoeg moeten kunnen improviseren om ter plekke onderdelen van de agenda om te wisselen. Het kan echter geen kwaad om in de aanloop duidelijk aan te geven dat op tijd komen verwacht wordt en noodzakelijk is.

Lunch op locatie

Om te voorkomen dat laatkomers de agenda van je vergadering in de war schoppen, helpt het om aan de voorkant een buffer op te bouwen. Zo kun je bijvoorbeeld een lunch op de vergaderlocatie toevoegen aan het programma. Als mensen dan te laat komen, gaat het ten koste van hun lunch en niet van jouw vergadering.

Time management cursus

Merk je rondom het organiseren en houden van vergaderingen dat je moeite hebt met het op een goede manier indelen van de tijd? Dan is het wellicht een goed idee om een time management cursus te volgen. Hiermee krijg je de tools aangereikt om gestructureerder te werk te gaan en stress te voorkomen. Dit kan je helpen met organiseren en afwerken van vergaderingen.

Mis minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!

Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.

Gehoorproblemen? Op congres?

Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust en onbewust gebruiken. Ook tijdens ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is. Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak, bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio. Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante misverstanden. Wanneer je op congres zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.

Advies van de expert

Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.

Leven met een hoortoestel

Leven met een hoortoestel

Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten. De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.

Uniek evenementen organiseren in Utrecht

Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.

Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.

Congres organiseren Mereveld Utrecht

Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren

Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.

Wat houdt dit precies in?

Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen.  Gedurende de winter hoef je niet te vrezen voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.