Mis
minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!
Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.
Gehoorproblemen? Op congres?
Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust
en onbewust gebruiken. Ook tijdens
ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen
gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om
gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan
je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is.
Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak,
bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio.
Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante
misverstanden. Wanneer je op congres
zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm
vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.
Advies van de expert
Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.
Leven met een hoortoestel
Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten.
De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en
luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je
optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw
specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor
verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril
gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast
loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je
zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.
Wanneer je een congres organiseert, wil je natuurlijk
samenwerken met een locatie die met je meedenkt en waar je er als organisator
niet helemaal alleen voor staat. Bij congrescentrum Mereveld te utrecht denkt
de locatie mee om er een waar succes van te maken. Met luxe zalen, een
uitgebreide keuken en professionele begeleiding tijdens het congres, kan de
organisatie van een bijeencomst bijna niet meer fout gaan.
Congrescentrum Utrecht is centraal gelegen, maar bevind zich toch in een rustig gelegen gebied middenin de Utrechtse landerijen. Kortom, een mooie gelegenheid voor de congresbezoekers om even uit de hectiek te ontsnappen, maar niet te ver te hoeven reizen.
Maatschappelijk verantwoord een congres organiseren
Anno 2020 is het vrijwel ondenkbaar om als bedrijf de ogen
te sluiten voor zaken als het klimaat en het milieu. Daarom beschikt
congrescentrum Mereveld inmiddels over een Green Key certificaat. Wat houdt dit
in? Het Green Key certificaat is een internationaal keurmerk voor bedrijven die
duurzaam vergaderingen en congressen organiseren. De evenementenlocatie doet er
dus alles aan om zo min mogelijk druk uit te oefenen op het milieu en het
klimaat. Kortom, wanneer je een congres bij congrescentrum Mereveld
organiseert, belast je als bedrijf zo min mogelijk het klimaat.
Wat houdt dit precies in?
Het congrescentrum gaat zuinig om met water- en
energieverbruik, zonder dat er hoeft worden ingeleverd op comfort. Daarnaast
zorgt het bedrijf ervoor dat de afvalverwerking zo minimaal mogelijk is. Dit
doen ze door de hoeveelheid afval te beperken en zoveel mogelijk te recyclen. Gedurende de winter hoef je niet te vrezen
voor koude handen aangezien de locatie gebruik maakt van warmteterugwinning en
extra zuinige apparatuur gebruikt. Dit zorgt er voor dat de locatie nauwelijks
energie verbruikt terwijl het congres op volle toeren draait.
Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met
bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.
Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan
soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het
inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en
verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event
management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in
het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?
Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.
Definitie – Wat is een CRM?
Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de
softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem
(kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing
slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een
centrale locatie op.
Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke
geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld
aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing
profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de
klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer.
Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en
beheerd.
Organiseer en beheer eenvoudig evenementen
Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van
de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het
eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke
informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen
aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd
alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden
bekeken en worden bewerkt.
U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.
Perfect partnerbeheer
Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd
en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de
ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren.
Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden
automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen
automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook
eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen
verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen
naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of
facturering.
Alle facturen en verkopen in het zicht
We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij
het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel
verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met
een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.
Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een
zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde
manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten
van onbetaalde rekeningen zijn.
Analyse van het succes van een evenement
Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde
doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven
onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan
deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere
evenementenplanning in de toekomst vormen.
Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld
ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te
weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses
zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden
gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden
beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om
evenementen beter te promoten.
Voordelen van event management tools in CRM
Dus waarom een event management tool binnen een
CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools
hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem.
Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen
en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.
Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de
gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor
de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel.
Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een
evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op
moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement.
Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke
analyses niet mogelijk zijn.
Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de
verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de
aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald
evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden
geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De
mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële
vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en
te allen tijde in beeld te zijn.
Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het
CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en
gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten
vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker
in het verleden werkte.
Evenementbeheer voor elk bedrijf
Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem
een waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het
jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die
de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de
analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen
mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.
De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte
doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle
belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde
dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het
bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement.
Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk
aantal deelnemers dit wordt bereikt.
Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn,
gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken.
Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist
het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog
te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders.
Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste
opties overwegen om een evenemententool te integreren.
Neem je als ondernemer regelmatig deel aan een congres in binnen- of buitenland? Onder bepaalde voorwaarden zijn zakelijke reiskosten gedeeltelijk aftrekbaar. Wil jij weten hoe dat zit met jouw zakenreis en wil je je fiscale voordelen maximaal benutten? Alle relevante informatie en bruikbare tips vind je in dit artikel. Lees direct verder en vervolg je zakelijke reis met veel plezier.
Het voordeel van fiscaal aftrekbare reiskosten
Als ondernemer betaal je het liefst zo min mogelijk inkomstenbelasting, nietwaar? Aftrekposten dragen bij aan een lagere winst voor je onderneming. Hoe lager de winst uitpakt, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt. Reiskosten bijvoorbeeld die je maakt voor je bedrijf zijn onder voorwaarden aftrekbaar van de winst die je in een jaar maakt. Vanzelfsprekend zijn hier voorwaarden aan verbonden.
Wat zijn de regels?
Zakelijke kosten voor ondernemers zijn beperkt aftrekbaar. Slechts het gedeelte boven de € 4.600,- is fiscaal aftrekbaar. In plaats van deze drempel mag je als ondernemer voor de inkomstenbelasting ook 80 procent van deze kosten aftrekken in de aangifte. Dit is vooral aantrekkelijk voor kleine bedrijven. Per jaar mag je maximaal € 1.500,- aan reis en verblijfskosten aftrekken van je winst, tenzij het noodzakelijk was om te reizen om een congres bij te wonen. Dan geldt dit maximum niet. Overigens maakt de Belastingdienst geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen. Boetes tijdens je zakenreis zijn niet fiscaal aftrekbaar.
Aftrekposten voor zakelijke congres-reiskosten
Maak je reiskosten voor deelname aan een congres en reis je met de bus, trein, tram, het vliegtuig of een taxi? Dan zijn de reiskosten die je maakt volledig fiscaal aftrekbaar. Bonnetjes en tickets dien je uiteraard te bewaren voor je bedrijfsadministratie. Bij controle door de Belastingdienst kun je zo je reiskosten aantonen. Ga je met een eigen auto of een huurauto naar een congres? Per gereden zakelijke kilometer mag je € 0,19 van je opbrengst aftrekken. Bij het huren van een auto mag je ook de autohuur en btw aftrekken van je winst.
Draag zorg voor een sluitende administratie
Wat voor reis je ook maakt naar een congres in binnen- of buitenland, draag zorg voor een sluitende administratie en kilometerregistratie. Je moet te allen tijde het zakelijke karakter van je reizen kunnen aantonen. Zowel correspondentie als bonnetjes zijn belangrijk om te bewaren. Hiermee voorkom je een hoop gedoe met de Belastingdienst.
Excel wordt veel gebruikt als planningsprogramma. In eerste instantie is dat geen probleem, maar op een gegeven moment loop je tegen problemen aan. In deze blog zijn de nadelen beschreven bij het gebruik van Excel voor het maken van een planning.
1. Geen balans
Een goede balans in een centrale of een decentrale planning
kan erg lastig zijn in Excel. Er is in Excel een gebrek aan
autorisatiemogelijkheden. De planning kan dan moeilijk door anderen worden
aangepast. Dit heeft een negatieve invloed op de betrokkenheid van de
werknemers.
2. Wijzigingen
Doordat er vaak wijzigingen plaatsvinden in een rooster
ontstaan er meerdere versies. Dit is voor de werknemers vervelend, want het is
vaak onduidelijk welke versie de juiste is. Hierdoor kan er veel verwarring
ontstaan en kan het voorkomen dat jouw werknemers niet op de juiste tijd of
plaats aanwezig zijn.
3. Regels
In Excel kun je geen regels invoeren en daarom is het moeilijk om daar rekening mee te houden. De regels kunnen onder andere gaan over de beschikbaarheid, contracturen, cao-afspraken en afspraken met de klanten. Een rooster maken met de regels uit je hoofd is lastig. Er worden dan vaak fouten gemaakt en dat kan frustratie veroorzaken. Dit wil je natuurlijk voorkomen.
4. Slecht
overdraagbaar
Doordat er veel uit het hoofd gedaan wordt door de huidige
planner, kun je de planning moeilijk overdragen aan iemand anders. De planner
heeft de informatie namelijk in zijn hoofd. Wanneer dit wel wordt geprobeerd,
probeert men zoveel mogelijk informatie in Excel te zetten. Dit zorgt ervoor
dat het bestand onoverzichtelijk wordt en hierdoor vaak onbegrijpelijk wordt.
Hierdoor kan de planner de planning moeilijk overdragen. Dit kan een probleem
veroorzaken tijdens de vakanties of bij ziektes.
5. Foute
managementinformatie
Door het gebrek aan processturing en de complexiteit tijdens
het maken van een planning in Excel, kan het vaak voorkomen dat er fouten gemaakt
worden. De fouten hebben gevolgen op de salarisadministratie, facturatie en
managementrapportages. Dit wil je voorkomen voor jouw medewerkers, klanten en
het management. Elke werknemer wil dat zijn of haar salaris klopt en je wil
natuurlijk geen discussies met de klanten over de foute facturering.
Bij het maken van
een rooster, maken veel
bedrijven gebruik van Excel omdat het gratis is. In eerste instantie lijkt het
de ideale manier voor een personeelsplanning totdat je geconfronteerd wordt met
de problemen. Om deze reden kun je het beste gelijk gebruik maken een
planningsprogramma.
Op 14 en 15 september 2019 vindt het
tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger plaats. Veel zogenoemde
Bitcoin-congressen zijn nog steeds het resultaat van gehaaide ICO’s die gewoon het
grote publiek willen bereiken. Bij het Bitcoin-congres Baltic Honeybadger staat
het educatief aspect echter centraal en is er helemaal geen sprake van een verborgen
agenda. Tijdens het Bitcoin-congres zullen spraakmakende gastsprekers van over
de hele wereld op het podium verschijnen. Onder andere Adam Back, Rodolfo Novak
en Jimmy Song tekenden al present.
Adam Back, CEO van Blockstream
Adam Back is een Brits zakenman, doctor in
de computerwetenschappen en een ware Bitcoin-pionier. Maar bovenal is het een echte
cypherpunk die al in 1997 hashcash ontwikkelde. Dit is een
proof-of-work-systeem dat later ook door Bitcoin werd gebruikt. Hiernaast is hij
CEO van het blockchaintechnologiebedrijf Blockstream. Blockstream lag onder
andere aan de basis van de cryptowallet Blockstream Green en het
open-source platform Elements by Blockstream waarmee ontwikkelaars hun
eigen netwerken kunnen bouwen.
Rodolfo Novak, CEO van Coinkite
Rodolfo Novak is een Canadese productontwikkelaar met een bijzondere blik op de cryptowereld. Rodolfo Novak focust immers niet op de financiële kracht van cryptomunten zoals Bitcoin, maar ziet vooral privacy-opportuniteiten. Met Coinkite bracht hij verschillende kant-en-klare producten op de markt, zoals een Bitcoin wallet en een digitale sleutel waarmee anoniem Bitcoins kunnen worden uitgegeven. Zijn betoog wordt soms al snel technisch, maar over het algemeen weet hij de boodschap goed over te brengen. Ook op het congres zal hij het hebben over technische thema’s zoals het design van een hardware wallet en de fysieke beveiliging ervan.
Jimmy Song, auteur en ondernemer
Jimmy Song is een ontwikkelaar, ondernemer en veelgevraagde gastspreker. Hij weet ingewikkelde Bitcoin-thema’s op een eenvoudige en verhelderende manier te brengen. Zijn boek “Programming Bitcoin: Learn how to program Bitcoin from scratch” wordt als een standaardwerk beschouwd. Vooral zijn uitgesproken kritische visie wordt erg gesmaakt bij cypherpunks. Niet voor niets wordt hij ook wel eens de anti-ICO Bitcoin Cowboy genoemd.
Maar ook zijn blik op Bitcoin is doordrenkt
met cynisme. Voor hem draait Bitcoin immers niet om geld verdienen, maar voornamelijk
om het wegnemen van de macht van de Staat. De Staat heeft volgens hem het
alleenrecht op geldcreatie, terwijl het volk hen daar nooit een mandaat voor
gaf. Net omdat overheden geldcreatie gebruiken om programma’s te financieren
die niemand ten goede komt, hoopt hij dat Bitcoin de financiële macht opnieuw
bij het volk legt. Kortom: Jimmy Song is de goedlachse zwartkijker die elk
congres wel kan gebruiken. En alleen al daarom is hij zo’n welgekomen gast.
Over het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger
Het tweedaags Bitcoin-congres gaat door van 14 tot 15 september 2019 te Riga in Letland. Er komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals het Lightning Network, de huidige en toekomstige regelgeving, investeringen en de nieuwste beveiligingstrends. Daarnaast heeft het Bitcoin-congres ook een sociaal karakter met mogelijkheden tot een-op-eengesprekken en panels. Tijdens ontmoetingsmomenten kan je vervolgens jouw Bitcoin Future ervaringen uit de doeken doen of kan je het hebben over de nieuwste beveiligingstrends.
Kaartjes voor het tweedaags Bitcoin-congres
kosten ongeveer 300 euro. Voor studenten zijn goedkopere kaarten verkrijgbaar.
Zij dienen wel hun studentenkaart voor te kunnen leggen. Afrekenen doe je
uiteraard met Bitcoin.
Er komt
natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te
voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement.
Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen
en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er
allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten
een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.
1. De schoonmaak
Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.
2. Een goede opvolging
Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken
natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de
bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of
eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als
e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en
daadkrachtig op te volgen.
3. Reacties verzamelen
Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.
4. Materialen doorsturen
Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties
op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om
ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug
kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van
geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het
liefst binnen een paar dagen na het congres.
5. Laatste reminder
Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het
belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement,
de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via
de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!
Het registreren van een merknaam is alleen belangrijk wanneer je een speciaal product op de markt brengt, toch? Hoewel veel ondernemers dit denken, is niets minder waar. Een merk registreren is namelijk ook ontzettend belangrijk in andere dienstverlenende sectoren. Waarom dit zo belangrijk is, leggen we je graag uit.
1. De handelsnaam biedt geen bescherming
Nu heb je natuurlijk allang met glazen champagne geproost na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. En hoewel dit een ontzettend mooie stap is, biedt dit je helaas niet de bescherming die jij als evenementenorganisator nodig hebt. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel beschermt namelijk je bedrijfsnaam (op lokaal niveau), maar niet de specifieke producten of diensten (dat geweldige evenement of congres) die jij levert. Om je merknaam ook veilig te stellen wanneer het om je diensten gaat, is het belangrijk je merk te registreren.
2. Het verhoogt je vindbaarheid
Zeker wanneer we spreken over evenementen of congressen is niet alleen de locatie, maar ook zeker je vindbaarheid essentieel. Wanneer jij actief bezig bent met het promoten en in de markt brengen van jouw evenement, is het natuurlijk wel belangrijk dat jij de enige bent die onder deze naam levert. Wanneer ook andere partijen (via Google of social media) te vinden zijn op jouw bedrijfsnaam, is de kans groot dat je hierdoor allerlei aanmeldingen kwijtraakt aan je directe concurrenten. Dit maakt het niet alleen moeilijker om je reputatie te hanteren, maar het kost je ook nog eens een flink aantal inkomsten.
3. Het beschermen van je logo
Hoeveel mensen zouden Coca Cola drinken wanneer Pepsi hetzelfde logo had? De strijd is meer dan eens tussen de merken gevoerd, en iemand die eenzelfde logo als jij hanteert kan zomaar met jouw goede reputatie aan de haal gaan. Naast het beschermen van je merknaam is het dus ook belangrijk om je logo te beschermen. Het vergroot je herkenbaarheid bij het publiek, en zorgt ervoor dat jouw grootste concurrent geen verwarring kan veroorzaken met jouw logo, en zijn merknaam.
4. Het verhoogt de waarde van je bedrijf
Ook zeker niet onbelangrijk is het feit dat een merkregistratie de waarde van je bedrijf verhoogd. Je kunt deze registratie namelijk als activa (oftewel bezit) op je balans zetten. De waarde van deze registratie kan vervolgens in de toekomst meegenomen worden bij een eventuele verkoop van jouw onderneming. Daarnaast worden de eventuele kosten die verbonden zijn aan deze registratie natuurlijk als bedrijfskosten gezien.
Nu dat de zomer steeds dichterbij begint te komen, kan het plannen voor buitenevenementen eindelijk beginnen. Een fijne locatie aan het strand of gewoon midden in de woonwijk. En hoewel een buitenevenement natuurlijk ontzettend veel voordelen met zich meebrengt, komt er ook zeker wel het een en ander bij kijken. Met deze tips zorg jij ervoor dat je geen stappen overslaat, en jouw buiten evenement vlekkeloos zal verlopen.
Duidelijke planning
Zorg ten eerste dat je maanden van te voren al een duidelijke planning klaar hebt liggen. Zorg ervoor dat zowel de aanvangs als sluitingstijden voor het evenement en eventueel entertainment hierop aangegeven zijn. Maar naast de planning van de dag zelf is ook de aanloop naar het evenement natuurlijk erg belangrijk.
Taakverdeling organiseren
Wie neemt er bijvoorbeeld welke taken voor zijn rekening? Zorg dat ook de rol- en taakverdeling duidelijk vermeld staan, en zorg dat iedereen op tijd aan zijn of haar taken begint. Zo kan het regelen van promotiematerialen een aantal dagen tot zelfs weken in beslag nemen. Zorg dus dat dit soort zaken op tijd geregeld zijn, en houdt altijd een reserve periode in het achterhoofd. Een ongeluk zit natuurlijk in een klein hoekje!
De juiste promotie
Vervolgens is het natuurlijk ook ontzettend belangrijk om het evenement op de juiste manier, en op tijd, te promoten. Wie is je doelgroep en hoe ga jij deze motiveren om het evenement te bezoeken? Waar vind je deze doelgroep en waar kun je jouw promotionele uitingen dus het beste plaatsen? Schakel eventueel de hulp in van professionele freelancers om deze posters, flyers, brochures en social media posts voor je te ontwikkelen en eventueel zelfs te printen.
De reminder
Wanneer het evenement door ontzettend veel mensen bezocht wordt, kan het belangrijk zijn om een unieke, leuke reminder mee te geven. Een kleine give away die ervoor zorgt dat je bezoekers ook dagen na het evenement nog even terugdenken. Een leuke honkbalpet met een eigen bedrukking bijvoorbeeld, een strandbal met logo, een koffiemok of zelfs een usb stick. Gewoon een leuk kleinigheidje wat ervoor zorgt dat de bezoekers zo af en toe nog aan je denken. Wanneer ze een dagje naar het strand gaan bijvoorbeeld.
Email marketing
Laten we ook vooral het belang van de online marketing en communicatie niet vergeten. Mocht je de mogelijkheid hebben om mogelijke bezoekers zich in te laten schrijven met een email adres, dan kun je verschillende email marketing strategieën toepassen. Stuur ze weken voor aanvang reminders, en de weken na aanvang eventueel andere leuke berichten.
Heb je een geweldig mooi evenement georganiseerd, en is het tijd om de kaartjes te gaan verkopen? Dan is een goede marketing- en promotiestrategie natuurlijk ontzettend belangrijk. Hoe beter je de marketing en promotie aanpakt, hoe groter de kans is dat jouw evenement binnen no-time is uitverkocht. Met deze handige tips pak jij het goed aan.
1. Schakel direct hulp in
Terwijl jij druk bent met de organisatie van het evenement, is het fijn om een rechterhand te hebben die de promotie van je overneemt. Zo kun jij jezelf concentreren op alle ins en outs van het evenement zelf, en zorgt iemand anders ervoor dat die kaartjes zo verkocht zijn. Een internet marketing bureau weet precies hoe zij dit aan moeten pakken en zorgen ervoor dat je alle ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Daarnaast kun je ook in de toekomst veel profijt hebben van deze professionele samenwerking. Zo kun je een zoekmachine optimalisatie laten doen en zo ook na het evenement meer traffic naar je website creëren.
2. Werk aan SEO
Om je evenement zichtbaar te maken is het belangrijk om goed te scoren in de Google ranking. Wanneer je bovenaan de Google zoekresultaten staat is de kans groter dat je evenement uitverkocht raakt.
3. Schrijf blogs en nieuwsbrieven
Een manier om aan deze SEO ranking te werken is door blogs en nieuwsbrieven (of updates) te schrijven over het evenement. Begin hier een paar maanden van te voren mee, en plaats iedere maand een nieuw blog, of een nieuwe update. Niet alleen kom je op deze manier hoger in de Google ranking: je houdt mogelijk geinteresseerden ook nog eens goed op de hoogte van alles wat met je evenement te maken heeft.
4. Gebruik e-mailmarketing
Maak ook gebruik van de mogelijkheden van e-mailmarketing. Door je huidige klantenbestand op de hoogte te brengen van het evenement, en vervolgens tot aankoop aan te zetten, heb je de basis van je kaartverkoop al geregeld. Je mag gerust meerdere mailings sturen met betrekking tot het evenement.
5.De kracht van social media
Deel je evenement (en je blog artikelen over dit evenement) natuurlijk ook zoveel mogelijk op social media. Dit kun je doen via de social media pagina’s van de onderneming, maar natuurlijk ook via je persoonlijke pagina’s. Het kan zomaar eens zijn dat oude kennissen op je privé pagina interesse hebben in kaartjes voor het evenement. Hoe meer (en hoe slimmer) je de promotie voor dit evenement aanpakt, hoe groter de kans op uitverkochte kaartjes.
