nieuws Archives - Congres.nl

Events

Organiseer evenementen met het CRM-systeem

By redactie 2 december 2019

Evenementen plannen met het CRM-systeem? Ja absoluut! Met bijbehorende event-software in het CRM-systeem wordt dit zeer eenvoudiger.

Het organiseren van evenementen van welke aard dan ook kan soms een zeer moeilijke en arbeidsintensieve onderneming zijn. Naast het inhoudsontwerp is het noodzakelijk om verschillende voorwaarden te creëren en verschillende belanghebbenden te coördineren. Zonder een geschikte event management software bijna onmogelijk. Dus waarom zou u ze niet rechtstreeks in het CRM-systeem integreren en veel tijd, stress en werk besparen?

Moderne CRM-systemen hebben overeenkomstige uitbreidingen, of hebben een event management tool rechtstreeks in hun standaardoplossingen geïntegreerd. Op dit moment willen we ons concentreren op deze softwareoplossingen voor evenementen in het CRM-systeem en de voordelen ervan voor alle bedrijven benadrukken.

Definitie – Wat is een CRM?

Maar eerst en vooral een definitieve classificatie. Aan de softwarekant wordt over het algemeen een zogenaamd klantrelatiebeheersysteem (kortweg CRM-systeem) gebruikt voor klantrelatiebeheer. Deze softwareoplossing slaat alle klantgegevens en alle contacten met de betreffende klant op een centrale locatie op.

Hier kunnen de bijbehorende gegevens voor elke geautoriseerde actor worden bekeken, zodat de klantenservice bijvoorbeeld aanvragen sneller en beter kan verwerken. Maar zelfs de verkoop of marketing profiteert van de verschillende evaluatie-opties en functies die rond de klantendatabase zijn gemaakt. Een dergelijke functie is evenementbeheer. Hiermee kunnen evenementen eenvoudig en snel worden gemaakt, georganiseerd en beheerd.

Organiseer en beheer eenvoudig evenementen

Laten we eens kijken naar de meest essentiële functies van de eventmanager-tools binnen het CRM-systeem. Allereerst gaat het om het eenvoudig en snel aanmaken van evenementen. Voor dit doel kan alle belangrijke informatie op een centrale locatie worden opgemaakt en direct worden toegewezen aan de deelnemers, sprekers, enz. Met individuele dashboards heb je altijd alles duidelijk in beeld. Wachtende taken of deadlines kunnen direct worden bekeken en worden bewerkt.

U kunt dus eenvoudig urenstaten samenstellen en geschikte sprekers uit uw eigen pool filteren. Als het evenement begint, kunnen eenvoudig naam labels worden gemaakt en afgedrukt op basis van de deelnemerslijsten. Evenzo kunnen verschillende ticketcategorieën worden gemaakt en beheerd.

Perfect partnerbeheer

Een onderdeel van evenementenfuncties is een goed onderbouwd en comfortabel deelnemersbeheer. Het is mogelijk om met bepaalde tools de ondersteuning van potentiële klanten, sprekers en deelnemers te verbeteren. Evenementregistraties worden direct in het systeem weergegeven, facturen worden automatisch aangemaakt en ook bijbehorende antwoord- en bedankmails kunnen automatisch worden verzonden. Online registratiefuncties vereenvoudigen ook eventworkflows en kunnen automatisch facturen of deelnamebevestigingen verzenden. De automatisch gegenereerde registratielijsten kunnen niet alleen naamtags maken, maar kunnen ook worden gebruikt voor on-site registratie of facturering.

Alle facturen en verkopen in het zicht

We hebben al gezegd dat de evenementensystemen helpen bij het beheren van inkomende bestellingen voor tickets, maar deze hulp gaat veel verder. Kosten voor sprekers kunnen worden omgezet en geboekt, bijvoorbeeld met een druk op de knop in overeenkomstige inkomende facturen.

Met een zelfbedieningsportaal kunnen facturen ook op een zeer eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier worden gedownload. Op dezelfde manier kunnen abonnementskosten worden geautomatiseerd en kunnen het overzichten van onbetaalde rekeningen zijn.

Analyse van het succes van een evenement

Hoe succesvol was het laatste evenement? Kunnen de gestelde doelen worden bereikt en op welke plaatsen waren de middelenuitgaven onevenredig hoog? Met een gerichte evaluatie van voltooide evenementen, kan deze verder worden geoptimaliseerd en uiteindelijk een betere evenementenplanning in de toekomst vormen.

Met een evenementengeschiedenis kunt u bijvoorbeeld ontdekken welke evenementen in het verleden zeer goed hebben gewerkt en welke te weinig zijn bezocht. Hetzelfde geldt voor de sprekers. Nadat al deze analyses zijn gemaakt, kunnen potentiële bezoekers veel beter op de hoogte worden gebracht van aankomende evenementen, omdat de deelnemers ook kunnen worden beoordeeld op hun interesses. Gerichte advertentie-e-mails helpen dan om evenementen beter te promoten.

Voordelen van event management tools in CRM

Dus waarom een event management tool binnen een CRM-systeem? Nou, zoals sommige functies misschien al zijn, tonen de event-tools hun ware kracht door toegang te krijgen tot de gegevens in het CRM-systeem. Alleen dan kunnen ze optimaal werken en veel processen aanzienlijk stroomlijnen en zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Het organiseren van alles in slechts één systeem geeft de gebruiker een holistisch beeld, waarbij niets onopgemerkt blijft. Vooral voor de evaluatie van evenementen is een verbinding met het CRM-systeem essentieel. Het voordeel op dit punt is dat precies te zien is met welke doelgroep een evenement bijzonder succesvol was, waarin iets minder en waar in de toekomst op moet worden gelet bij de gerichte toepassing van het betreffende evenement. Zonder de juiste toegang tot de gegevens in het CRM-systeem zouden dergelijke analyses niet mogelijk zijn.

Maar niet alleen de evenementorganisatie profiteert van de verbinding, ook de verkoop of de marketing kunnen wederzijds profiteren van de aanvullende gegevens van het evenementbeheer. Als een klant een bepaald evenement heeft bezocht, kan dit na het evenement meer specifiek worden geadverteerd, omdat nieuwe releases of productinnovaties misschien al weten. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. De service profiteert ook door potentiële vragen van deelnemers aan het evenement rechtstreeks te kunnen beantwoorden en te allen tijde in beeld te zijn.

Sprekers, docenten of exposanten worden aangemaakt in het CRM-systeem en kunnen worden gefilterd zoals vereist voor hun onderwerpen en gevraagd voor een bijbehorend evenement. Lange en vervelende zoekopdrachten vallen op dit punt weg en je kunt ook zien hoe goed een overeenkomstige spreker in het verleden werkte.

Evenementbeheer voor elk bedrijf

Uiteindelijk is een evenementenmanager in een CRM-systeem een waardevol voorstel, ongeacht het aantal evenementen dat bedrijven in het jaar uitvoeren of in welke grootte ze overeenkomen. Naast de vele functies die de facturering van de betreffende gebeurtenis ondersteunen, maken de analysehulpmiddelen een gedetailleerde evaluatie van alle gebeurtenissen mogelijk, waardoor ze op de lange termijn duurzamer kunnen worden.

De best mogelijke tijden kunnen worden bepaald, een exacte doelgroep wordt aangesproken en de beste sprekers worden geselecteerd. Alle belangrijke informatie wordt altijd weergegeven op duidelijk gestructureerde dashboards die toegankelijk zijn voor elke actor, zodat alle posities in het bedrijf altijd hetzelfde kennisniveau hebben over het betreffende evenement. Evenzo kan bijvoorbeeld ook worden bepaald waar precies de ROI ligt en van welk aantal deelnemers dit wordt bereikt.

Vooral voor kleinere bedrijven kan deze tool zinvol zijn, gezien de resulterende workflows en de duidelijkheid van de uitstaande taken. Met een holistische planning van een evenement, ongeacht de grootte, vereist het veel kleine verschillende taken. Het is gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen, vooral als ze verspreid zijn over slechts een paar schouders. Daarom moet u bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem altijd de juiste opties overwegen om een evenemententool te integreren.

Events

De feestdagen staan weer voor de deur – Hoe stelt u het beste kerstpakket samen?

By Patricia 7 oktober 2019

De meeste mensen zijn blij met een kerstpakket. Maar Kerstpakketten kunnen ook voor ellende zorgen wanneer het niet goed is geregeld. Hoe bepaalt u of een kerstpakket goed en hoe kunt u dit het beste regelen voor al uw medewerkers? In dit artikel worden vijf tips gedeeld die het proces naar het zoeken van het ideale kerstpakket vloeiend laat verlopen.

Tips

1. Stel een kerstpakketten commissie samen.

Het werkt beter wanneer u het samen doet met collega’s. Meer draagvlak binnen het bedrijf kan worden gecreëerd met een interne projectgroep. Met een groep van 4 personen kunt u gemakkelijk de taken verdelen. Onder taken kunt u verstaan: het aanvragen van offertes, communicatie naar medewerkers en contact opnemen met de leverancier.

2. Bedenk wat u wilt geven

Maak een keuze over het type kerstgeschenk. Het traditionele kerstpakket wordt door sommige bedrijven gekozen. Echter zijn er ook veel bedrijven overgestapt op het eigen keuze geschenk. Medewerkers kunnen via een webshop hun eigen cadeau kiezen waarbij zij de keuze hebben uit onder andere giftcards of een dagje uit.

3. Een leverancier selecteren: waar dient u op te letten?

Kies voor een leverancier die het Thuiswinkel-waarborg keurmerk draagt.
Ga voor een betrouwbare partij. Wilt u zeker weten dat u met de juiste leverancier in zee gaat, vraag referenties op.
Vraag naar de garanties en voorwaarden voor omruilen en reparatie. Vaak is na de drukke decembermaand het magazijn van een leverancier snel leeg. U wilt ten slotte niet dat een kapot product niet kan worden omgeruild of gerepareerd kan worden.
Wanneer een leverancier werkt met A-merken, kunt u daaruit opmaken dat zij gaan voor kwaliteit.
Mocht u voor het traditionele kerstpakket kiezen, vraag dan eerst een monsterpakket aan. Hierdoor kunt u teleurstellingen achteraf voorkomen.
Wilt u dat uw personeel zelf een kerstcadeau kan uitzoeken? Dan is het van belang om bij de leverancier na te vragen hoe hij of zij omgaat met personeelsgegevens en hoe het staat met de veiligheid.
Controleer bij eigen keuze geschenken of de prijs van het aangeboden product overeenkomt met de waarde. Helaas is dit niet altijd het geval.

4. Communiceer duidelijk naar uw personeel

Verschaf medewerkers duidelijkheid over het eindejaarsgeschenk:

Wanneer kan uw personeel het geschenk verwachten?
Hoe ontvangt het personeel het kerstpakket of eigen keuze geschenk?
Tot welke datum kan het personeel een cadeau verzilveren?
Mochten er vragen of klachten zijn, met wie kunnen zij intern contact opnemen?
Wanneer de termijn voor het verzilveren van het cadeau bijna verstreken is, stuur dan een herinnering aan de ontvangers.

5. Vergeet niet de collega’s die ziek of met verlof zijn

Ook dient u aan uw collega’s te denken die net met pensioen zijn gegaan. Tevens mag u collega’s met flexibele of tijdelijke contracten niet uit het oog verliezen.

Nieuws

Rooster maken in Excel: de nadelen

By redactie 25 september 2019

Excel wordt veel gebruikt als planningsprogramma. In eerste instantie is dat geen probleem, maar op een gegeven moment loop je tegen problemen aan. In deze blog zijn de nadelen beschreven bij het gebruik van Excel voor het maken van een planning.

1. Geen balans

Een goede balans in een centrale of een decentrale planning kan erg lastig zijn in Excel. Er is in Excel een gebrek aan autorisatiemogelijkheden. De planning kan dan moeilijk door anderen worden aangepast. Dit heeft een negatieve invloed op de betrokkenheid van de werknemers.

2. Wijzigingen

Doordat er vaak wijzigingen plaatsvinden in een rooster ontstaan er meerdere versies. Dit is voor de werknemers vervelend, want het is vaak onduidelijk welke versie de juiste is. Hierdoor kan er veel verwarring ontstaan en kan het voorkomen dat jouw werknemers niet op de juiste tijd of plaats aanwezig zijn.

3. Regels

In Excel kun je geen regels invoeren en daarom is het moeilijk om daar rekening mee te houden. De regels kunnen onder andere gaan over de beschikbaarheid, contracturen, cao-afspraken en afspraken met de klanten. Een rooster maken met de regels uit je hoofd is lastig. Er worden dan vaak fouten gemaakt en dat kan frustratie veroorzaken. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

4. Slecht overdraagbaar

Doordat er veel uit het hoofd gedaan wordt door de huidige planner, kun je de planning moeilijk overdragen aan iemand anders. De planner heeft de informatie namelijk in zijn hoofd. Wanneer dit wel wordt geprobeerd, probeert men zoveel mogelijk informatie in Excel te zetten. Dit zorgt ervoor dat het bestand onoverzichtelijk wordt en hierdoor vaak onbegrijpelijk wordt. Hierdoor kan de planner de planning moeilijk overdragen. Dit kan een probleem veroorzaken tijdens de vakanties of bij ziektes.

5. Foute managementinformatie

Door het gebrek aan processturing en de complexiteit tijdens het maken van een planning in Excel, kan het vaak voorkomen dat er fouten gemaakt worden. De fouten hebben gevolgen op de salarisadministratie, facturatie en managementrapportages. Dit wil je voorkomen voor jouw medewerkers, klanten en het management. Elke werknemer wil dat zijn of haar salaris klopt en je wil natuurlijk geen discussies met de klanten over de foute facturering.

Bij het maken van een rooster, maken veel bedrijven gebruik van Excel omdat het gratis is. In eerste instantie lijkt het de ideale manier voor een personeelsplanning totdat je geconfronteerd wordt met de problemen. Om deze reden kun je het beste gelijk gebruik maken een planningsprogramma.

Nieuws

Tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger lokt grote namen

By redactie 30 augustus 2019

Op 14 en 15 september 2019 vindt het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger plaats. Veel zogenoemde Bitcoin-congressen zijn nog steeds het resultaat van gehaaide ICO’s die gewoon het grote publiek willen bereiken. Bij het Bitcoin-congres Baltic Honeybadger staat het educatief aspect echter centraal en is er helemaal geen sprake van een verborgen agenda. Tijdens het Bitcoin-congres zullen spraakmakende gastsprekers van over de hele wereld op het podium verschijnen. Onder andere Adam Back, Rodolfo Novak en Jimmy Song tekenden al present.

Adam Back, CEO van Blockstream

Adam Back is een Brits zakenman, doctor in de computerwetenschappen en een ware Bitcoin-pionier. Maar bovenal is het een echte cypherpunk die al in 1997 hashcash ontwikkelde. Dit is een proof-of-work-systeem dat later ook door Bitcoin werd gebruikt. Hiernaast is hij CEO van het blockchaintechnologiebedrijf Blockstream. Blockstream lag onder andere aan de basis van de cryptowallet Blockstream Green en het open-source platform Elements by Blockstream waarmee ontwikkelaars hun eigen netwerken kunnen bouwen.

Rodolfo Novak, CEO van Coinkite

Rodolfo Novak is een Canadese productontwikkelaar met een bijzondere blik op de cryptowereld. Rodolfo Novak focust immers niet op de financiële kracht van cryptomunten zoals Bitcoin, maar ziet vooral privacy-opportuniteiten. Met Coinkite bracht hij verschillende kant-en-klare producten op de markt, zoals een Bitcoin wallet en een digitale sleutel waarmee anoniem Bitcoins kunnen worden uitgegeven. Zijn betoog wordt soms al snel technisch, maar over het algemeen weet hij de boodschap goed over te brengen. Ook op het congres zal hij het hebben over technische thema’s zoals het design van een hardware wallet en de fysieke beveiliging ervan.

Jimmy Song, auteur en ondernemer

Jimmy Song is een ontwikkelaar, ondernemer en veelgevraagde gastspreker. Hij weet ingewikkelde Bitcoin-thema’s op een eenvoudige en verhelderende manier te brengen. Zijn boek “Programming Bitcoin: Learn how to program Bitcoin from scratch” wordt als een standaardwerk beschouwd. Vooral zijn uitgesproken kritische visie wordt erg gesmaakt bij cypherpunks. Niet voor niets wordt hij ook wel eens de anti-ICO Bitcoin Cowboy genoemd.

Maar ook zijn blik op Bitcoin is doordrenkt met cynisme. Voor hem draait Bitcoin immers niet om geld verdienen, maar voornamelijk om het wegnemen van de macht van de Staat. De Staat heeft volgens hem het alleenrecht op geldcreatie, terwijl het volk hen daar nooit een mandaat voor gaf. Net omdat overheden geldcreatie gebruiken om programma’s te financieren die niemand ten goede komt, hoopt hij dat Bitcoin de financiële macht opnieuw bij het volk legt. Kortom: Jimmy Song is de goedlachse zwartkijker die elk congres wel kan gebruiken. En alleen al daarom is hij zo’n welgekomen gast.

Over het tweedaags Bitcoin-congres Baltic Honeybadger

Het tweedaags Bitcoin-congres gaat door van 14 tot 15 september 2019 te Riga in Letland. Er komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals het Lightning Network, de huidige en toekomstige regelgeving, investeringen en de nieuwste beveiligingstrends. Daarnaast heeft het Bitcoin-congres ook een sociaal karakter met mogelijkheden tot een-op-eengesprekken en panels. Tijdens ontmoetingsmomenten kan je vervolgens jouw Bitcoin Future ervaringen uit de doeken doen of kan je het hebben over de nieuwste beveiligingstrends.

Kaartjes voor het tweedaags Bitcoin-congres kosten ongeveer 300 euro. Voor studenten zijn goedkopere kaarten verkrijgbaar. Zij dienen wel hun studentenkaart voor te kunnen leggen. Afrekenen doe je uiteraard met Bitcoin.

Events

5 zaken die geregeld moeten worden na een congres

By redactie 27 mei 2019

Er komt natuurlijk best wat kijken bij de organisatie van een congres. Weken van te voren ben je al druk met het organiseren en plannen van het grote evenement. Wanneer de dag dan eindelijk daar is ben je continu aan het netwerken, regelen en organiseren. Maar hoe zit het met de taken na het congres? Wat moet er allemaal geregeld worden en welke taken zou je uit kunnen besteden? We zetten een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje.

1. De schoonmaak

Allereerst: de schoonmaak. Ontzettend belangrijk natuurlijk, zeker wanneer het congres binnen de muren van het eigen kantoorpand is gehouden. Schakel de hulp in van een lokaal schoonmaakbedrijf zoals de vele schoonmaak diensten in Amsterdam zodat ze snel aanwezig kunnen zijn om alles weer terug naar de oorspronkelijke staat te brengen. Maak indien mogelijk gebruik van de diensten van een milieuvriendelijk schoonmaakbedrijf; het feit dat zij geen chemicaliën gebruiken is beter voor het milieu en daarnaast gezonder voor de medewerkers op kantoor.

2. Een goede opvolging

Na het bezoeken van een congres moeten al die indrukken natuurlijk zo lang mogelijk blijven hangen. Hier kun je voor zorgen door de bezoekers een leuke giveaway mee te geven, een bedankje toe te sturen of eventueel zelfs een uitnodiging voor een volgend congres. Tools als e-mailmarketing zijn ontzettend handig om evenementen zoals een congres snel en daadkrachtig op te volgen.

3. Reacties verzamelen

Om ervoor te zorgen dat het volgende congres nog beter is dan het afgelopen evenement, is het belangrijk om voldoende reacties te verzamelen. Wat vonden de bezoekers van het congres? Wat waren echt top momenten, wat misten ze en wat zien ze als mogelijkheid tot verbetering? Hoe meer reacties je verzamelt (wederom een moment waarop tools als e-mailmarketing goed van pas kunnen komen) hoe beter je het volgende congres in kunt richten.

4. Materialen doorsturen

Zijn er specifieke materialen zoals video’s of presentaties op het congres gepresenteerd? Dan is het in sommige gevallen belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers deze materialen ook thuis nog een keer terug kunnen kijken. Verzamel tijdens het congres namen en contactgegevens van geïnteresseerden en zorg dat ze deze materialen op tijd binnen hebben; het liefst binnen een paar dagen na het congres.

5. Laatste reminder

Wanneer het congres al even in het verleden ligt is het belangrijk om de bezoekers weer even terug te laten denken aan het evenement, de boodschap en de eventuele call-to-action. Je kunt deze laatste opvolging via de mail versturen, maar natuurlijk ook met een origineel kaartje in de post!

Nieuws

4 redenen waarom je als evenementenorganisator je merk moet registreren

By redactie 12 maart 2019

Het registreren van een merknaam is alleen belangrijk wanneer je een speciaal product op de markt brengt, toch? Hoewel veel ondernemers dit denken, is niets minder waar. Een merk registreren is namelijk ook ontzettend belangrijk in andere dienstverlenende sectoren. Waarom dit zo belangrijk is, leggen we je graag uit.

1. De handelsnaam biedt geen bescherming

Nu heb je natuurlijk allang met glazen champagne geproost na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. En hoewel dit een ontzettend mooie stap is, biedt dit je helaas niet de bescherming die jij als evenementenorganisator nodig hebt. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel beschermt namelijk je bedrijfsnaam (op lokaal niveau), maar niet de specifieke producten of diensten (dat geweldige evenement of congres) die jij levert. Om je merknaam ook veilig te stellen wanneer het om je diensten gaat, is het belangrijk je merk te registreren.

2. Het verhoogt je vindbaarheid

Zeker wanneer we spreken over evenementen of congressen is niet alleen de locatie, maar ook zeker je vindbaarheid essentieel. Wanneer jij actief bezig bent met het promoten en in de markt brengen van jouw evenement, is het natuurlijk wel belangrijk dat jij de enige bent die onder deze naam levert. Wanneer ook andere partijen (via Google of social media) te vinden zijn op jouw bedrijfsnaam, is de kans groot dat je hierdoor allerlei aanmeldingen kwijtraakt aan je directe concurrenten. Dit maakt het niet alleen moeilijker om je reputatie te hanteren, maar het kost je ook nog eens een flink aantal inkomsten.

3. Het beschermen van je logo

Hoeveel mensen zouden Coca Cola drinken wanneer Pepsi hetzelfde logo had? De strijd is meer dan eens tussen de merken gevoerd, en iemand die eenzelfde logo als jij hanteert kan zomaar met jouw goede reputatie aan de haal gaan. Naast het beschermen van je merknaam is het dus ook belangrijk om je logo te beschermen. Het vergroot je herkenbaarheid bij het publiek, en zorgt ervoor dat jouw grootste concurrent geen verwarring kan veroorzaken met jouw logo, en zijn merknaam.

4. Het verhoogt de waarde van je bedrijf

Ook zeker niet onbelangrijk is het feit dat een merkregistratie de waarde van je bedrijf verhoogd. Je kunt deze registratie namelijk als activa (oftewel bezit) op je balans zetten. De waarde van deze registratie kan vervolgens in de toekomst meegenomen worden bij een eventuele verkoop van jouw onderneming. Daarnaast worden de eventuele kosten die verbonden zijn aan deze registratie natuurlijk als bedrijfskosten gezien.

Events

5 tips voor het organiseren van een buitenevenement

By redactie 5 februari 2019

Nu dat de zomer steeds dichterbij begint te komen, kan het plannen voor buitenevenementen eindelijk beginnen. Een fijne locatie aan het strand of gewoon midden in de woonwijk. En hoewel een buitenevenement natuurlijk ontzettend veel voordelen met zich meebrengt, komt er ook zeker wel het een en ander bij kijken. Met deze tips zorg jij ervoor dat je geen stappen overslaat, en jouw buiten evenement vlekkeloos zal verlopen.

Duidelijke planning

Zorg ten eerste dat je maanden van te voren al een duidelijke planning klaar hebt liggen. Zorg ervoor dat zowel de aanvangs als sluitingstijden voor het evenement en eventueel entertainment hierop aangegeven zijn. Maar naast de planning van de dag zelf is ook de aanloop naar het evenement natuurlijk erg belangrijk.

Taakverdeling organiseren

Wie neemt er bijvoorbeeld welke taken voor zijn rekening? Zorg dat ook de rol- en taakverdeling duidelijk vermeld staan, en zorg dat iedereen op tijd aan zijn of haar taken begint. Zo kan het regelen van promotiematerialen een aantal dagen tot zelfs weken in beslag nemen. Zorg dus dat dit soort zaken op tijd geregeld zijn, en houdt altijd een reserve periode in het achterhoofd. Een ongeluk zit natuurlijk in een klein hoekje!

De juiste promotie

Vervolgens is het natuurlijk ook ontzettend belangrijk om het evenement op de juiste manier, en op tijd, te promoten. Wie is je doelgroep en hoe ga jij deze motiveren om het evenement te bezoeken? Waar vind je deze doelgroep en waar kun je jouw promotionele uitingen dus het beste plaatsen? Schakel eventueel de hulp in van professionele freelancers om deze posters, flyers, brochures en social media posts voor je te ontwikkelen en eventueel zelfs te printen.

De reminder

Wanneer het evenement door ontzettend veel mensen bezocht wordt, kan het belangrijk zijn om een unieke, leuke reminder mee te geven. Een kleine give away die ervoor zorgt dat je bezoekers ook dagen na het evenement nog even terugdenken. Een leuke honkbalpet met een eigen bedrukking bijvoorbeeld, een strandbal met logo, een koffiemok of zelfs een usb stick. Gewoon een leuk kleinigheidje wat ervoor zorgt dat de bezoekers zo af en toe nog aan je denken. Wanneer ze een dagje naar het strand gaan bijvoorbeeld.

Email marketing

Laten we ook vooral het belang van de online marketing en communicatie niet vergeten. Mocht je de mogelijkheid hebben om mogelijke bezoekers zich in te laten schrijven met een email adres, dan kun je verschillende email marketing strategieën toepassen. Stuur ze weken voor aanvang reminders, en de weken na aanvang eventueel andere leuke berichten.

Locaties

Wat is de perfecte locatie voor jouw horeca onderneming?

By Patricia 22 januari 2019

Bent u van plan om binnenkort een eigen horecazaak te beginnen? Is het altijd al een droom geweest om een eigen broodjeszaak te beginnen of een Italiaans restaurant? Voordat u de zaak kunt openen is het verstandig een bedrijfsplan te maken, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Belangrijk hierin is ook om te bepalen op welke locatie u de horecazaak wilt beginnen. Wat de perfecte locatie is, is erg afhankelijk van het soort zaak dat u wilt beginnen.

Bij een broodjeszaak, die voornamelijk in de middag en begin avond geopend is, is het belangrijk om in het centrum van een plaats te zitten. Zo kunt u veel aanloop verwachten van bezoekers die bijvoorbeeld na het winkelen nog even een lekker broodje komen eten.

Wanneer u een dinerrestaurant wilt beginnen of misschien juist de zakelijke bezoeker wilt aantrekken dan is een plek net buiten het centrum beter. De bezoeker zal het dan namelijk ook erg op prijs stellen dat de locatie met de auto gemakkelijk te bereiken is en dat er voldoende parkeergelegenheid is.

Eventueel kunt u uw zaak dan ook geschikt maken voor vergaderingen en zakenlunches zou verbreed u uw openingstijden, waardoor u meer bezoekers kunt verwelkomen.

Naast de locatie van de zaak zelf is natuurlijk ook de inrichting van de zaak en de keuken erg belangrijk. Bij een broodjeszaak is het belangrijk dat beleg natuurlijk goed gekoeld kan worden, maar ook bij een avondzaak zijn er tal van zaken die gekoeld bewaard moeten worden. Kies de juiste horeca koelkast via Horecarama.nl. Naast koelkasten zijn natuurlijk ook de apparatuur in de bereidingskeuken erg belangrijk. Denk hierbij aan: oven, vaatwasser, koffiezetapparaat, etc.

Door een goed plan te maken voor uw zaak en een juiste profielschets over de bezoekers die u wilt verwelkomen in de zaak worden veel vragen over welke zaken wel en niet nodig zijn al beantwoord. Daarnaast is het ook verstandig om eens wat bezoeken te brengen aan vergelijkbare zaken in de omgeving om zo een beeld te krijgen hoe zij het doen. Vaak krijgt u dan een goed beeld van zaken die u zeker anders wilt doen, maar ook kunt u tips op doen over zaken waar u misschien zelf nog niet aan gedacht had.

U kunt nog zo een mooie zaak beginnen, maar wanneer de locatie niet goed is dan zal het succes uitblijven.

Hieronder nog even een samengevatte top 5 van zaken waar u op moet letten voor de vestigingsplaats van uw zaak:

1. Wat is de doelgroep in de regio? Wie wilt u bedienen?
2. Hoeveel gasten wilt u kwijt per keer. Zorg dat hier voldoende ruimte voor is
4. Kan de gast de locatie makkelijk bereiken?
5. Is er veel concurrentie?

Veel succes met uw nieuwe horecazaak!

Nieuws

Zo is jouw evenement binnen no-time uitverkocht

By redactie 10 december 2018

Heb je een geweldig mooi evenement georganiseerd, en is het tijd om de kaartjes te gaan verkopen? Dan is een goede marketing- en promotiestrategie natuurlijk ontzettend belangrijk. Hoe beter je de marketing en promotie aanpakt, hoe groter de kans is dat jouw evenement binnen no-time is uitverkocht. Met deze handige tips pak jij het goed aan.

1. Schakel direct hulp in

Terwijl jij druk bent met de organisatie van het evenement, is het fijn om een rechterhand te hebben die de promotie van je overneemt. Zo kun jij jezelf concentreren op alle ins en outs van het evenement zelf, en zorgt iemand anders ervoor dat die kaartjes zo verkocht zijn. Een internet marketing bureau weet precies hoe zij dit aan moeten pakken en zorgen ervoor dat je alle ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Daarnaast kun je ook in de toekomst veel profijt hebben van deze professionele samenwerking. Zo kun je een zoekmachine optimalisatie laten doen en zo ook na het evenement meer traffic naar je website creëren.

2. Werk aan SEO

Om je evenement zichtbaar te maken is het belangrijk om goed te scoren in de Google ranking. Wanneer je bovenaan de Google zoekresultaten staat is de kans groter dat je evenement uitverkocht raakt.

3. Schrijf blogs en nieuwsbrieven

Een manier om aan deze SEO ranking te werken is door blogs en nieuwsbrieven (of updates) te schrijven over het evenement. Begin hier een paar maanden van te voren mee, en plaats iedere maand een nieuw blog, of een nieuwe update. Niet alleen kom je op deze manier hoger in de Google ranking: je houdt mogelijk geinteresseerden ook nog eens goed op de hoogte van alles wat met je evenement te maken heeft.

4. Gebruik e-mailmarketing

Maak ook gebruik van de mogelijkheden van e-mailmarketing. Door je huidige klantenbestand op de hoogte te brengen van het evenement, en vervolgens tot aankoop aan te zetten, heb je de basis van je kaartverkoop al geregeld. Je mag gerust meerdere mailings sturen met betrekking tot het evenement.

5.De kracht van social media

Deel je evenement (en je blog artikelen over dit evenement) natuurlijk ook zoveel mogelijk op social media. Dit kun je doen via de social media pagina’s van de onderneming, maar natuurlijk ook via je persoonlijke pagina’s. Het kan zomaar eens zijn dat oude kennissen op je privé pagina interesse hebben in kaartjes voor het evenement. Hoe meer (en hoe slimmer) je de promotie voor dit evenement aanpakt, hoe groter de kans op uitverkochte kaartjes.

Nieuws

Zorg dat bezoekers uw congres onthouden!

By Patricia 9 oktober 2018

Heeft u binnenkort een congres gepland staan of bent u van plan om binnenkort een congres te organiseren? Er zijn dan een aantal punten waar u rekening mee moet houden. Het organiseren van een congres brengt vaak hoge kosten met zich mee en belangrijk is dan ook dat u hier voldoende rendement uithaalt en u uw doel bereikt dat u voor ogen heeft met dit congres.

Wat u natuurlijk wilt voorkomen is dat mensen tijdens uw congres een grote hoeveelheid informatie toegediend krijgen en ze aan het einde niet meer weten wat er verteld is en welk verhaal bij wie hoorde. Wanneer dit het geval is dan heeft u de plank misgeslagen en zal het congres hoogstwaarschijnlijk niet het gewenste effect hebben.

Hoe voorkomt u dat uw bezoekers overladen worden met informatie en hoe zorg je er voor dat de bezoeker jouw nog wel onthoudt na het congres. Hieronder een vijftal tips

Plan niet te lange praatsessies. De spanningsboog van de luisteraar is vaak maar beperkt. Onderzoek heeft uitgewezen dat we vaak maar 20 minuten in staat zijn actief te luisteren en informatie op te slaan. Na deze 20 minuten zakt de aandacht weg en slaan we nog maar beperkt informatie op. We adviseren dan ook om de sessies niet langer dan 20 minuten tot maximaal een half uur te laten duren en dan te switchen, qua onderwerk, spreken of locatie.
Begin met de moeilijkere onderwerpen: Aan het begin van de dag is het publiek nog het scherpst. Het is dan ook aan te raden om de dat te beginnen met de wat moeilijkere of ingewikkeldere onderwerpen. Het brein is dan nog niet belast met grote hoeveelheden informatie en dus ook weer beter in staat zaken op te slaan, maar dus ook te begrijpen. Iets wat bij een ingewikkeld onderwerp natuurlijk van belang is. Ook biedt u de luisteraar dan nog de kans om bijvoorbeeld vragen te stellen of dit onderwerk gedurende de dag. Vaak zullen de bezoekers de informatie nog even op zich in laten werken bijvoorbeeld tijdens een pauze en het is dan fijn wanneer er dan de mogelijkheid is bepaalde vragen terug te koppelen.
Zorg voor een interactieve presentatie: Zoals we al eerder in dit artikel aangaven vindt een bezoeker het erg lastig om alleen maar te luisteren. Een andere manier om verslapping in aandacht te voorkomen is om de presentatie interactief te maken. Laat de luisteraar bijvoorbeeld stemmen over bepaalde onderwerpen. De bezoeker zal dan meer betrokken zijn bij het verhaal en hier door de vertelde boodschap ook beter opslaan.
Las voldoende pauze momenten in: Ook al worden bovenstaande punten in acht genomen dan nog kan de spanningsboog niet onbeperkt opgerekt worden. Het brein moet ook even de kans krijgen om weer tot rust te komen en de ontvangen informatie te verwerken. Een pauze moment is hiervoor ideaal. Even de gedachten weer op 0 zetten met een drankje en een hapje. Ook voeding kan weer zorgen voor extra energie voor de volgende sessie.
Geef de informatie mee naar huis: Om er voor te zorgen dat bezoekers uw boodschap en informatie goed onthouden is het ook verstandig om de belangrijkste punten even op papier mee naar huis te geven. De bezoeker kan het een en ander nog even nalezen en aan de hand van de punten ook zijn of haar geheugen weer even opfrissen. Deze flyers kunt u natuurlijk van te voren laten drukken, zodat ze ook passen bij de huisstijl van uw organisatie en het congres. De Flyers drukken bij Flyerzone.nl is bijvoorbeeld een optie.

Heeft u zelf nog tips om de aandacht tijdens een congres scherp te houden? Mail uw tips naar de redactie van Congres.nl