nieuws Archives - Congres.nl

Branche

De juiste doelgroep bereiken doe je met deze tips

By Patricia

Bij het starten van een eigen bedrijf is er een aantal zaken waar je op moet letten. Heb je bijvoorbeeld een product of dienst in de verkoop dan is het belangrijk om de juiste doelgroep te bepalen én te bereiken.

In het begin lijkt dat misschien wat lastig, maar als je je er even in verdiept kom je er al gauw achter dat je met de juiste tools en kennis al snel heel ver komt. Zo helpt een sterk zoekwoordenonderzoek bijvoorbeeld al om je doelgroep te bereiken. In dit artikel lees je enkele tips waarmee je direct kunt beginnen.

Doe onderzoek en durf te specificeren

Wat je in ieder geval moet onthouden, is dat je doelgroep onmisbaar is voor het bestaan van je bedrijf. Zonder doelgroep, en dus zonder publiek, verkoop je je producten en/of diensten niet. Je kunt ervoor kiezen om een online marketing bureau in te schakelen om je doelgroep te bepalen. Daarbij is het aan te raden om ook zelf op de hoogte te zijn van wat tips en tricks. Voordat je een product of dienst in de verkoop gooit, weet je al goed wat je precies gaat verkopen.

Vervolgens is het de vraag of er interesse in is en wie dat dan precies zou zijn. Je kunt altijd beter voor een specifieke doelgroep gaan dan voor een willekeurige grote groep kiezen. Oftewel: durf te specificeren en te kiezen in je onderzoek, hoe lastig dat als startende ondernemer misschien ook is. Hierbij is het nodig om te segmenteren en te selecteren zodat je een waardevolle groep mensen overhoudt.

Zoekwoordenonderzoek helpt bij doelgroep bepalen

Wat hierbij goed kan helpen, is een sterk zoekwoordenonderzoek. Met behulp van een zoekwoordenonderzoek krijg je op een inzichtelijke en toegankelijke manier een kijkje in jouw online kansen. Dat betekent dat je ook direct ziet en weet wie je doelgroep is. Hoe dat precies zit? Simpel: achter iedere zoekopdracht in de zoekmachine zit iemand met een bepaalde behoefte. Hij of zij is op zoek naar een product of dienst en komt met behulp van zoekwoorden uit op jouw website.

Ben je bijvoorbeeld op zoek naar locaties voor congressen dan is de kans groot dat je op deze website uitkomt. Voor iedere branche geldt dit zo, mits er voldoende en goed aan SEO is gedaan. Daarbij kan een online marketing bureau je helpen. Op deze wijze krijg je op een redelijk eenvoudige manier een goed inzicht in wie je belangrijkste doelgroep is en wat hun behoefte is. Daar kun jij de SEO van je pagina of website weer op aanpassen om op die manier nóg meer klanten te trekken.

Kies voor online kanalen waar jouw klanten zijn

Weet je eenmaal wie je doelgroep is en waar ze op zoeken? Dan is het tijd om online kanalen in te zetten om je doelgroep zo goed en snel mogelijk te bereiken. Tegenwoordig zijn er diverse kanalen te vinden op het internet via waar je klanten kunt trekken en benaderen. Het is afhankelijk van de branche waarin je werkt en van hoe je tone of voice is voor welk kanaal je gaat. Voor het ene bedrijf zal Facebook bijvoorbeeld goed werken, terwijl een ander bedrijf liever voor Instagram gaat.

Op het moment dat je een kanaal gevonden hebt waar jouw klanten te vinden zijn (of waar potentiële klanten te vinden zijn) moet je ook nog eens weten hoe je het beste met zo’n medium aan de slag kan gaan. Op zowel Facebook als Instagram vind je verschillende (betaalde en onbetaalde) tools om mensen te bereiken. Verdiep je daarin om de aandacht van je doelgroep te krijgen of schakel een online marketing bureau hiervoor in.

Zorg voor pakkende content in tekst en beeld

Tot slot is het natuurlijk van groot belang om je klant te bereiken met een bepaalde boodschap. Daarom moet je goed kijken naar de inhoud van de content die je verspreidt via geselecteerde kanalen voor jouw doelgroep. Je boodschap moet in ieder geval de aandacht trekken en het liefst een trigger meegeven. Het zou natuurlijk het allermooist zijn wanneer je doelgroep actie onderneemt op basis van de boodschap met als uiteindelijke doel een product of dienst kopen bij je bedrijf.

Of misschien wil je wel dat je doelgroep je blog leest of je gaat volgen via een social media kanaal. Wat je doel ook is, zorg er in ieder geval voor dat je opvalt. Afhankelijk van de doelgroep die je hebt, kun je bijvoorbeeld kiezen voor videomarketing waarbij je met video’s je doelgroep bereikt. Of ga voor pakkende blogs met leuke tips en tricks waarin een call to action niet mag ontbreken. Kom je er niet helemaal uit? Kies er dan voor om de expertise van een online marketing bureau in te schakelen.

Locaties

Zo draagt een beurstapijt bij aan de profilering van jouw bedrijf

By Patricia

Een beursstand is er natuurlijk om potentiële klanten te interesseren en een goede indruk achter te laten. Nu beurzen en congressen weer mogelijk zijn pakken veel bedrijven uit tijdens deze evenementen. Je zult dus steeds meer uit de kast moeten halen om je stand op te laten vallen. Een aantrekkelijke aankleding is daardoor nog belangrijker dan ooit tevoren. Dat is namelijk het eerste wat in het oog springt van een prospect. Hoe versterkt een beurstapijt de aanwezigheid van je bedrijf op een congres? Wij geven je graag wat handige tips mee!

Hier moet je op letten bij het opzetten van een stand

Naast de locatie van je beursstand is het belangrijk dat jouw producten en diensten op de juiste manier gepresenteerd worden. Houd er rekening mee dat je stand aanpast aan het type beurs waar je je bevindt. Is het een nationaal of internationaal congres? Sta je op een echte vakbeurs, of richt de beurs zich meer op consumenten? Hoe je de aandacht naar je toe trekt verschilt per expo.

Leer van de voorganger

Je kan best even onderzoek doen naar voorgaande edities van de beurs of het congres waar je aan mee gaat doen. Welke bedrijven hadden destijds succes, en middels welke formule? Hoe zag hun beursstand eruit? Wat zorgde ervoor dat juist die stand tussen de concurrentie uit sprong? Sommige evenementen hebben zelfs een prijs voor de mooiste stand. Daar kan je veel van leren. Vaak zijn het de unieke beursstands die in de prijzen vallen. Dat is echter helemaal afhankelijk van de boodschap die je wil communiceren. Zorg er dus wel voor dat je creatieve hoogstandje niet de aandacht afleidt van je doelstelling.

Kies je communicatie met zorg

Let er ook op dat je de bezoeker niet overweldigd door direct alle producten en diensten aan te bieden. Congresbezoekers krijgen in korte tijd veel informatie binnen. Maak een selectie van de belangrijkste pijlers van je bedrijf en probeer deze in het zonnetje te zetten. Je komt namelijk professioneler over als je over enkele producten of diensten alles weet te vertellen. Men krijgt daardoor het idee dat je je daarin specialiseert en zal sneller aan je bedrijf terugdenken. Bedenk van tevoren welke boodschap je wil dat de bezoeker onthoudt en hoe je deze gaat communiceren. Stem de beursstand daar vervolgens op af.

Wat maakt een beursstand nou écht goed?

Een stand is er niet alleen om je te onderscheiden van andere exposanten. De beste beursstand benadrukt de image van je bedrijf en werkt eigenlijk vooral als visuele ondersteuning van je verhaal. Een informatieve aankleding in eigen stijl is daarbij onmisbaar. Denk aan het terug laten komen van je logo en slogan, bijvoorbeeld op de vloer middels een printtapijt, maar ook aan het gebruik van kleuren uit je huisstijl.

Beschikt je huisstijl over een felle of opvallende kleur? Des te beter! Laat die felle kleur dan in veelvoud terugkomen. Daarmee val je op in de zee van steriele, kleurloze stands en steek je er als een baken bovenuit.

Soorten vloerbedekking

Hoe zorg je er nou voor dat je stand de juiste look en feel heeft en uniform overkomt? Vergeet de vloer niet! Voor iedere organisatie is er wel een passende vorm van vloerbedekking te vinden. Heb je een sportief merk? In dat geval is speels kunstgras een interessante optie. Of wellicht past een kleurrijk tapijt vol glitters beter bij jouw imago. Wat je wensen ook zijn, er is vaak meer mogelijk dan je denkt.

Geef je stand een eigen uitstraling die perfect past bij jouw bedrijf. Er bestaan vloerkleden in effen kleuren, zoals de welbekende rode loper, maar je kan natuurlijk ook voor een patroon of print kiezen. Er bestaat zelfs vinyl dat de look en feel van laminaat of tegels nabootst. Kortom: de keuze is reuze!

Je kan natuurlijk vloerbedekking voor kleine oppervlakten inzetten, maar er zijn ook beurstapijten voor grote oppervlakken. Beurstapijten kan je tevens op maat laten maken of in een bepaalde vorm laten snijden. Helemaal handig tijdens de corona pandemie: je geeft direct aan waar men mag lopen, staan of zitten. Het behouden van de anderhalve meter afstand is daardoor gemakkelijker.

Een beurstapijt versterkt het imago van jouw merk

Het is geen geheim dat uniformiteit bijdraagt aan de herkenbaarheid van je bedrijf. Laat daarom je huisstijl doorwerken op je beursstand. Net als in een huis heeft de vloerbedekking veel invloed op de manier waarop de rest van je interieur overkomt. Versterk het karakter van je bedrijf zodat men zich in je stand direct in een andere wereld waant. Dat zorgt ervoor dat mensen langer blijven hangen.

Geef je stand een eigen tint met een gepersonaliseerd printtapijt. Hier kan je een logo, begroeting of slogan op laten zetten voor een unieke beleving. En dat helemaal op maat of naar wens in vorm gesneden.

Op zoek naar een beurstapijt?

Veel bedrijven verzorgen verschillende vloerkleden: van effen tot aan gepersonaliseerde tapijten, in iedere gewenste vorm of maat. Benieuwd naar het aanbod? Bekijk hier de mogelijkheden voor een passend beurstapijt!

Events

Een succesvol congres organiseren: dit zijn de beste tips

By redactie

Heb je de ambitie om met je bedrijf een mooi congres te organiseren? Dit is zeker goed om te overwegen, want een congres kan veel voordelen opleveren voor je bedrijf. Des te belangrijker is het dat je het congres goed organiseert. Hier komt echter nog wel een hoop bij kijken. Benieuwd hoe je een succesvol congres kan organiseren? Wij zetten wat goede tips voor je op een rij, zodat jij weet hoe je het kunt gaan aanpakken!

Begin op tijd met de voorbereidingen

Een van de beste tips die je kunt onthouden als je van plan bent om met je bedrijf een congres te organiseren. Is om op tijd te beginnen met de voorbereidingen. Een congres organiseren doe je niet even zomaar, dit kan veel tijd en moeite kosten. Daarom is het verstandig om op tijd te beginnen, zodat je last-minute stress zoveel mogelijk kunt voorkomen. Bij de voorbereidingen van een congres kun je denken aan het op een rijtje zetten van de doelstellingen, de doelgroep en het maximale budget. Ook het kiezen van de datum en het zoeken naar geschikte congreslocaties behoort tot de voorbereidingen.

De save the date op tijd versturen

Als je er zoveel mogelijk mensen bij wilt hebben op je congres, is het verstandig om de save the date ruim van tevoren al te versturen. Als je dit doet kunnen mensen er namelijk rekening mee houden in hun agenda en is de kans groter dat zij hiervoor vrijhouden. Als je de save the date pas laat verstuurt, is de kans juist aanwezig dat sommige mensen er niet bij kunnen zijn. Je zou de save the date al zo’n drie maanden voor de datum van het congres kunnen versturen. De echte uitnodiging volgt later, die kun je een paar weken voor het congres versturen.

Een interessant programma regelen

Het belangrijkste bij een congres is natuurlijk dat je de bezoekers kunt inspireren en meer kunt vertellen over jouw bedrijf. Het is daarom een must om te zorgen voor een interessant programma, zodat de bezoekers zich niet gaan vervelen. Belangrijk bij het maken van een programma is om het af te stemmen op de interesses van de doelgroep van je bedrijf. Zorg daarnaast voor voldoende variatie, zodat het voor iedereen interessant blijft. Regel inspirerende sprekers die echt iets toevoegen aan het congres. Je hebt maar één kans om met je bedrijf een goede indruk achter te laten op de bezoekers die betreffende dag!

De juiste communicatie gebruiken

Het is belangrijk om voor je congres goede communicatie in te zetten. Op deze manier kun je het congres namelijk nog beter onder de aandacht brengen bij mensen. Naast het gebruik maken van je website, is het ook mogelijk om e-mail en social media in te zetten. Ook om voor communicatie achteraf te zorgen kan verstandig zijn. Je kunt de bezoekers bijvoorbeeld bedanken via de mail. Vraag hen ook vooral naar hun mening, want dit kan voor jouw bedrijf enorm waardevol zijn.

Een goede voorbereiding treffen, een congreslocatie in Utrecht of heel ergens anders zoeken, de save the date op tijd versturen, een interessant programma regelen en de juiste communicatie gebruiken: deze tips kunnen je erbij helpen om een succesvol congres te organiseren met je bedrijf. Houd deze tips dus zeker in gedachten en probeer er het maximale uit te halen. Dit kan namelijk alleen maar voordelen opleveren voor je bedrijf!

Nieuws

4 tips om scherp in te kopen als congrescentrum

By redactie

De corona epidemie heeft helaas gezorgd voor minder inkomen voor congrescentra. Ook de steeds wisselende coronamaatregelen helpen niet om dit verlies in te halen. Daarom is het belangrijk om juist in deze tijd zoveel mogelijk geld te besparen. Lees hier 4 tips om geld te besparen als congrescentrum.

Printen en inkt

Door zoveel mogelijk dubbelzijdig te printen kan je de hoeveelheid papier die je gebruikt verminderen. Dit is ook nog eens goed voor het milieu. Ook door te kiezen voor goedkopere inktcartridges kan je veel geld besparen. Zo is de epson 603XL inkt cartridges van het huismerk een stuk voordeliger dan de versie van het merk Epson.

Elektriciteitsaanbieder

Check goed of je elektriciteitsaanbieder nog de meest voordeligere aanbieder is. Door te kiezen voor een aanbieder kan het geld dat je bespaard flink oplopen. Ook als je aangeeft bij je huidige aanbieder dat je aan het oriënteren bent naar een andere aanbieder kan het zijn dat je huidige aanbieder je een goede aanbieding aanbiedt om te blijven bij hen.

Schoonmaak

Onderzoek hoe je de schoonmaak het voordeligst mogelijk kan laten doen. Zoek uit of dit goedkoper is als je eigen personeel dit doet of als je een schoonmaakdienst inhuurt. Let ook op of de gebruikte tijd voor het schoonmaken realistisch is. Misschien kan het wel sneller en efficiënter. Door minder tijd hieraan te besteden kunnen de kosten voor de schoonmaak sterk verminderd worden. Het is natuurlijk wel belangrijk dat het niet ten koste van de kwaliteit gaat.

Too Good to Go

Dit is eigenlijk geen tip om geld te besparen, maar waarmee je wel wat extra geld kan verdienen. Als je congrescentrum een horeca heeft, heb je vast eind van de dag regelmatig eten over. Hoe zonde is het om dit weg te gooien? Daar het congrescentrum aan te sluiten bij de organisatie Too Good to Go verdien je niet alleen extra geld, maar draag je als organisatie ook bij aan een beter milieu. Met de app Too Good to Go kan je maaltijdboxen verkopen van producten die bijna over datum zijn. Dit kan bijvoorbeeld eten zijn wat over is van het ontbijt- of dinerbuffet. De mensen die het kopen komen het zelf ophalen. Het hoeft niet moeilijk te zijn, want je kunt in de app zelfs aangeven dat de mensen zelf een tasje moeten meenemen. Een groot voordeel van dat deze mensen bij je langskomen is dat tegelijkertijd meer mensen je congrescentrum leren kennen. Dit kan weer leiden tot mond-tot-mondreclame, waardoor mogelijk meer mensen gebruik maken van je congrescentrum.
Naast geld besparen is het ook slim om na te denken over nieuwe manieren om geld te verdienen.

Events

Top 5 relatiegeschenken om weg te geven tijdens een congres

By redactie

Relatiegeschenken zijn zaken waar je niet bewust over nadenkt, maar waar je toch ook soms aangenaam verrast door kunt worden. Omdat je het krijgt op een moment dat je het niet verwacht, of omdat het handige of leuke relatiegeschenken zijn waar je ook echt iets aan hebt. Daarom is het nog belangrijker goede keuzes te maken als je relatiegeschenken uit wilt delen tijdens een congres. Wat zijn passende attenties en hoe kun je je zakenrelaties een blijvende positieve herinnering aan jouw merk meegeven? We geven hier een top 5 van relatiegeschenken die geschikt zijn om weg te geven tijdens een congres.

Het ontstaan van relatiegeschenken

Tegenwoordig weet iedereen dat relatiegeschenken een positieve bijdrage kunnen leveren om het imago van je bedrijf of merk te verbeteren. Of het kan ervoor zorgen dat je klanten zich je blijven herinneren. Maar dat was niet de oorsprong van relatiegeschenken. Tijdens de Amerikaanse verkiezingen in 1782 liet George Washington buttons drukken voor zijn verkiezingscampagne. Dit was het begin van de oprichting van de Promotional Products Association International, waar veel bedrijven zich bij aansloten. De relatiegeschenken zoals we die tegenwoordig kennen, zoals bedrukte pennen, werden pas in de jaren zestig in Europa een algemeen gebruik.

Relatiegeschenken dragen een boodschap uit

Met het geven van relatiegeschenken straal je als bedrijf aan boodschap uit aan je klanten, zakenrelaties of potentiele doelgroep. Je wilt niet alleen dat ze je merk of product leren kennen, maar ook vooral dat je ze je bedrijf onthouden. En dat jouw merk het eerste is waar ze aan denken als ze het product of de dienst nodig hebben. Maar tijdens een congres kun je ook een andere boodschap afgeven. Je kunt hiermee laten blijken dat je de trouwe klanten waardeert en dat je de zakelijke relaties die je hebt, belangrijk vindt. Je kunt overwegen te investeren in relatiegeschenken die iets duurder zijn. Maar ook met een goedkoper relatiegeschenk kun je al een groots gebaar maken.

Top 5 van de beste relatiegeschenken om uit te delen:

Een bedrukte (laptop) tas met je bedrijfslogo. Tijdens een congres heb je wellicht informatie die je uit wilt delen. Maak een mooie presentatie van dit product en biedt de bezoeker van het congres dit aan in een tas waarop je logo gedrukt is;
Een USB stick. Wil je de presentatie van je nieuwe product op een modernere manier aan de bezoekers van het congres meegeven, dan kies je voor een bedrukte USB stick;
Powerbank. Iedereen heeft een oplader voor zijn smartphone nodig. Dus komt een bedrukte powerbank altijd van pas als relatiegeschenk dat de klant veel zal gebruiken en dus herinnerd wordt aan jouw bedrijf;
Wijn. Dit is een geschenk dat natuurlijk altijd gewaardeerd wordt, zeker als het in een mooi kistje zit;
Milieuvriendelijke relatiegeschenken. Voor een positief imago kun je ook kiezen voor duurzame relatiegeschenken. Denk aan milieuvriendelijke bedrukte pennen of notitieblokjes. Men kan het gebruiken tijdens het congres om aantekeningen te maken. En met dit soort relatiegeschenken geef je niet alleen de waardering voor je klant aan, maar ook voor de natuur. En dat wordt onthouden.

Stem het relatiegeschenk dat je tijdens een congres weggeeft af op je doelgroep en de boodschap die je uit meegeven en je zult de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis laten gaan.

Partnerships

Merk-exposure door het uitdelen van bedrukte mondkapjes

By redactie

Al een tijdje zie je overal en iedereen met een mondkapje op in de supermarkt, trein of op openbare plekken. Op sommige locaties is het verplicht om een mondkapje te dragen. Nu dient een mondkapje vooral om ervoor te zorgen dat de besmetting of verspreiding van het Coronavirus kan worden tegen gegaan, maar wellicht kan het later ook worden gebruikt voor een andere reden. Feit is wel, dat we allemaal genoeg mondkapjes nodig hebben. En als je op stap gaat mag deze bescherming er ook best wat leuker uitzien. Bedrukte mondkapjes zijn dus een ideaal relatiegeschenk. Mondkapjes bedrukken doe je met een tekst, logo of afbeelding. Op deze manier zorg je voor positieve merk-exposure. Het is dus een slimme investering om mondkapjes te laten bedrukken.

Mondkapjes bedrukken voor een beurs of congres

Het dragen van een mondkapje op openbare gelegenheden zoals tijdens een beurs of congres is een van de maatregelen die wordt getroffen om het virus tegen te gaan. Bezoekers zijn nog steeds verplicht om ze te dragen dus voor een ondernemer is het handig om hier op in te spelen. Met het uitdelen van mondkapjes met het logo van je bedrijf krijg je dus een enorme exposure. Mensen praten tenslotte als het ware tegen jouw bedrijfsnaam, en dat blijft hangen.

Als je dus op zoek bent naar een passend relatiegeschenk voor klanten of potentiële klanten dan is het uitdelen van een bedrukt mondkapjes een goed idee. Het lichte en compacte formaat zorgt ervoor dat het bijzonder geschikt is om uit te delen op een beurs of tijdens een congres. Mensen kunnen het naderhand ook eenvoudig in hun jaszak stoppen.
Als je kiest voor simpele, bedrukte mondkapjes dan heb je een lage inkoopprijs en kun je ze breed inzetten. De ontvangers zullen het associëren met een positief gevoel: je levert tenslotte een bijdrage aan de verspreiding van het virus.

Mogelijkheden mondkapjes bedrukken

Als je kiest voor dit attente relatiegeschenk dan kun je de mondkapjes bedrukken en daarna verpakken in luxe geschenkdozen. Dit kun je eventueel nog uitbreiden met een compleet hygiënepakket zoals handzeep of andere reinigingsmiddelen. Je kunt ook verschillende soorten mondkapjes bedrukken waarop je inspeelt op het specifieke thema of moment. Verzin daarvoor een originele slogan of afbeelding. Als het mondkapje ook nog eens prettig draagt dan zal men het snel terugpakken en niet na gebruik direct weggooien. Het is dus belangrijk dat je het soort mondkapje aanpast aan het moment en de doelgroep.

Je kunt kiezen uit herbruikbare mondkapjes met filterzakje, een katoenen mondkapje of een wegwerp mondkapje. Ook heb je de keuze om alleen het logo of bedrijfsnaam te laten drukken of een bedrukking over het gehele mondkapjes. Er is veel mogelijk. De meeste mondkapjes zijn gemaakt van katoenen stof. Dit heeft als voordeel dat je er makkelijk door kunt ademen en dat ze prettig zitten. Dat is prettig als je veel met het openbaar vervoer reist of als je bijvoorbeeld een contactberoep hebt. Je kunt mondkapjes bedrukken die voorzien van elastische of verstelbare bandjes.

Events

Congres kan niet doorgaan, wat zijn de alternatieve mogelijkheden?

By redactie

Het zal je overkomen dat je als bedrijf of organisatie een fantastische congresdag met veel genodigden had gepland, maar dat de coronamaatregelen daar nu een stokje voor steken. Dat zal inmiddels verschillende organisators overkomen zijn. Betekent dit dan dat het je hele congres in het water moet vallen en niet door kan gaan? Niet per se. Wij doen een aantal suggesties voor wat er wél mogelijk is.

Keynote speaker

Had je een keynote speaker uitgenodigd voor je congres? Die hoeft natuurlijk niet in dezelfde ruimte te zijn om zijn of haar verhaal te kunnen doen. Sterker nog, het verhaal zou ook van tevoren opgenomen kunnen zijn op je congresdag afgespeeld kunnen worden via Microsoft Teams of een soortgelijke dienst. Zo kun je toch nog in de buurt komen van je gewenste opening voor je congres.

Online sessies in kleinere groepen

Ook eventuele sessies die je gepland had zouden in principe ook gewoon online doorgang kunnen vinden. Bij veel congressen vinden deze in kleinere groepen plaats en wordt er doorgewisseld. De begeleider van een sessie kan natuurlijk ook gewoon online met een groepje aan de slag. Ook dan kan er gebrainstormd worden of onderwezen worden. Niet alles is natuurlijk mogelijk. Fysieke opdrachten met een tastbaar resultaat zijn niet zo makkelijk meer uit te voeren, maar is dat nu een reden om het helemaal af te blazen? Welnee.

Ontspanning

Natuurlijk is het leuk om je gasten ook iets anders te bieden dan intellectuele bagage, hoewel die natuurlijk wel de boventoon voert. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt natuurlijk een centraal moment creëren met comedian die even wat druk van de ketel komt houden. Je kunt ook een vermakelijke video tonen. Maar je kunt bijvoorbeeld ook een pauzemoment creëren waarin genodigden met een klein beschikbaar gesteld budget een beetje kunnen spelen in een online casino, bijvoorbeeld roulette spelen of een potje online pokeren. Dat is wel een originele touch die echt even voor wat ontspanning en het leegmaken van het hoofd kan zorgen op een dag vol input.

Attentie opsturen

Had je een attentie die je genodigden wilde overhandigen bij hun vertrek naar huis? Die hoef je natuurlijk niet in de prullenbak te gooien. Waarom stuur je ze niet gewoon na afloop van je online congres op naar je genodigden? Dat kost misschien wat extra geld, maar je bespaart ook flink op het huren van een evenementlocatie.

Het enige deel van je congres dat echt niet online uitvoerbaar is, is het buffet. Dat is jammer, want dat is natuurlijk wel een stukje luxe dat je je gasten wilt bieden. Langs de andere kant spaar je er wel weer een hoop geld mee uit dat je kunt investeren in een toekomstig congres onder andere omstandigheden. Voor nu moeten we het doen met de mogelijkheden die er wél zijn en er daarmee het beste van maken.

Nieuws

Wat is videoconferencing en wat is ervoor nodig?

By redactie

Vreemde tijden vragen om creativiteit en vindingrijkheid. Een conferentie of vergadering voor deelnemers van verschillende partijen organiseren op locatie is momenteel erg lastig met de coronamaatregelen. Videoconferencing kan dan een uitkomst bieden. Maar wat is dat eigenlijk, en wat is ervoor nodig?

Wat is videoconferencing?

Vergaderen kan fysiek, maar het kan ook in de vorm van interactieve communicatie via een videoverbinding. Dan spreken we over videoconferencing. Omdat je elkaar kunt zien, kunnen deelnemers aan de vergadering op afstand live én face-to-face overleg plegen zonder te maken te hebben met reistijd of reiskosten. Videoconferencing kan point-to-point, wat inhoudt dat er een directe verbinding is tussen twee deelnemers zoals bij een telefoongesprek. Hiervoor is videoconferencing software nodig, een webcam, een microfoon en een goede, stabiele internetverbinding. Bij meerdere deelnemers op verschillende locaties, spreken we van multipoint videoconferencing. Hiervoor is een multipoint videoconferencing systeem nodig.

Telepresence videoconferencing

Er bestaan meerdere verschillende systemen voor videoconferencing. Zo is er telepresence videoconferencing. Hierbij probeert men de indruk te wekken dat iedereen in dezelfde ruimte aanwezig is, terwijl verschillende deelnemers eigenlijk op afstand zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van grote televisieschermen die op ooghoogte boven een vergadertafel hangen. In enkele gevallen wordt er bij telepresence videoconferencing ook gebruik gemaakt van hologrammen of 3D beeld om de verschillende partijen op verschillende locaties nog dichter bij elkaar te brengen.

Room-based videoconferencing

Room-based videoconferencing is sprake van een verbondenheid aan een bepaalde vergaderruimte. Deze ruimte moet dan speciaal hierop ingericht wordt. De ruimte wordt dan uitgerust met noodzakelijke hulpmiddelen voor videoconferencing, zoals een Multipoint Control Unit (MCU), een scherm, een camera en een microfoon. Een MCU maakt het mogelijk om een verdeelfunctie op een centraal punt ter beschikking te stellen en naar behoefte met een haast willekeurig aantal personen in te bellen op een virtueel conferentiecentrum.

Desktop videoconferencing

Desktop videoconferencing is waarschijnlijk de meest populaire vorm van videoconferencing. Dit doet men rechtstreeks van de computer of laptop. Daarvoor wordt videoconferencing software geïnstalleerd op de computer. Denk hierbij aan Microsoft Teams, Google Meet en Zoom en nog vele andere mogelijkheden als GoToMeeting, RingCentral Video, ClickMeeting en U Meeting. Uiteraard is een goede internetverbinding van levensbelang voor desktop videoconferencing.

Verschillende manieren

Er zijn verschillende manieren om gebruik te maken van videoconferencing. Je kunt gebruikmaken van fysieke apparaten die speciaal bedoeld zijn voor videoconferencing. Een andere optie is gebruikmaken van software die gedownload kan worden op computers, tablet of smartphone en waarmee deelnemers gebruik kunnen maken van videoconferencing door simpelweg de applicatie te starten. Videoconferencing kan ook in de cloud. Er zijn clouddiensten die hiervoor de complete infrastructuur bieden zoals virtuele meeting rooms, persoonlijke accounts en registratie op verschillende devices. Als laatste is het ook nog mogelijk om via de browser met een link naar videoconferencing tool een videomeeting te houden.

Welke oplossing geschikt is voor jou, is afhankelijke van je bestaande IT-infrastructuur en hoe je bedrijfsnetwerk georganiseerd is. Maak er dus werk van om dat zo te laten inrichten dat ook jij gebruik kunt gaan maken van videoconferencing!

Events

Dit heb je nodig om een goed congres te organiseren

By Patricia

Een congres of een grote bijeenkomst organiseren? Dit vraagt om een goede voorbereiding. Het belangrijkste is dat het congres goed om een bepaald thema past, waarbij alles aanwezig is. Wat heb je nodig om een goed congres te organiseren? Hieronder enkele waardevolle tips.

Zo ziet een goed congres eruit

Een perfect congres is tot in de puntjes verzorgd. Alles gaat zoals het van tevoren in het draaiboek staat. De locatie is goed bereikbaar, de presentators of gastsprekers zijn op tijd en de catering is om je vingers bij af te likken. In je hoofd is het helemaal af, maar de voorbereiding moet nog beginnen. Snel aan de slag met het organiseren van een goed congres.

Het doel en de doelgroep bepalen

Een congres heeft altijd een doel, een doelgroep en natuurlijk een thema. Denk maar eens aan een wetenschappelijk congres, een sportcongres of een medisch congres. Maar het thema kan ook in natuur en milieu, ondernemen of e-commerce liggen. Om maar wat voorbeelden te noemen. Het is best goed om van tevoren goed over het doel en de doelgroep na te denken.

Het bereiken van die doelgroep kan nog wel lastig zijn. Gaat dit via de media (krant, radio, televisie), het internet of door het versturen van e-mails of brieven? Hooggeleerde ouderen zijn namelijk via andere kanalen bereikbaar dan jonge studenten.

Een persoonlijke communicatie

Voor genodigden is het zeer leuk om een persoonlijke uitnodiging te ontvangen. Dit kan middels een video maar bijvoorbeeld ook middels een persoonlijke brief of e-mail. Vergeet in de brief/e-mail niet een persoonlijke aanhef te plaatsen.

Vakmensen met expertise

Ben je zelf presentator of spreker of huur je hier vakmensen met expertise voor in? Sommige sprekers of vakmensen zijn zeer druk bezet. Het is dan goed om tijdig navraag te doen of iemand op de gewenste datum beschikbaar is.

Laat de sprekers van tevoren weten hoeveel tijd zij voor een presentatie hebben. Stel een goede briefing op.

De locatie bepalen

Komen gasten vanuit het hele land dan is het praktischer om voor een centrale locatie te kiezen. Is het congres regio gebonden dan is het natuurlijk logisch om ook naar een locatie in de buurt te zoeken. Let er vooral op dat de zaal of het pand groot genoeg is voor alle genodigden.

Stel een budget op

Een goed congres organiseren vraagt vooral slim omgaan met het budget. Bepaal van tevoren hoe groot dit budget is en verdeel dit over de verschillende onderdelen. Dit zijn onder andere huur van een zaal of wand, het inhuren van sprekers of vakmensen, de catering, communicatie, muziek, inrichting en nog veel meer.

Is er niet voldoende budget beschikbaar maar is het wel belangrijk dat het congres écht tot in de puntjes verzorgd is? Regel dan een (zakelijke) ening, bijvoorbeeld bij Becam. Geld lenen bij Becam is zo geregeld maar wacht hier natuurlijk niet te lang mee.

Van de catering: hapjes en drankjes

Krijgen gasten een complete lunch aangeboden of een aantal lekkere hapjes? Ook drankjes mogen natuurlijk niet op een congres ontbreken. Het verzorgen van de catering doe je tijdig. Vooral rondom feestdagen en in de zomerperiode kan het bij cateringbedrijven aardig druk zijn.

Vastleggen van het congres

Vergeet niet om het congres van het begin tot het einde vast te leggen. Doe dit middels videobeelden en fotografie. Ook leuk: maak het congres online beschikbaar. Zo kunnen anderen de beelden live streamen en ondanks afwezigheid toch deelnemen. Deel de vastgelegde beelden na afloop via een website of social media. De kans is groter dat er volgend jaar nog meer mensen bij zullen zijn

Events

Optimaal geluid met de beste hoortoestellen tijdens ieder congres

By redactie

Mis minder, hoor meer tijdens een congres bijeenkomst!

Wanneer je buiten bent, merk je fietsers en auto’s iets later op. Wanneer je met collega’s aan het praten bent, moet je meer moeite doen om het gesprek goed te kunnen volgen. Je huisgenoten klagen al een tijdje dat je de televisie wel erg hard zet. Komt je dit bekend voor? Merk je het misschien bij jezelf, bij je partner, de kinderen of misschien je ouders? Dan kan het wel eens een goed idee zijn om een gehoortest te laten afnemen bij een audicien.

Gehoorproblemen? Op congres?

Gehoor is een van de vijf zintuigen die wij elke dag bewust en onbewust gebruiken. Ook tijdens ieder congres zal je, jezelf ervan bewust maken dat je liever geen gehoorproblemen hebt. Het stelt ons in staat om gevaarlijke situaties snel op te merken en hierop adequaat te handelen. Zo kan je waarnemen uit welke richting het geluid komt en hoe dichtbij de bron is. Daarnaast gebruiken wij het ook om met elkaar te communiceren en ter vermaak, bijvoorbeeld tijdens het kijken van een film of luisteren naar de radio. Negeren van de situatie kan voor gevaarlijke situaties zorgen of gênante misverstanden. Wanneer je op congres zit en je hier de helft van de conversaties maar kan volgen is dit enorm vervelend en zal dit enorm ter nadelen werken.

Advies van de expert

Het lastige van gehoorverlies is dat het meestal geleidelijk opbouwt in de loop der jaren. Hierdoor heb je het niet altijd in de gaten totdat het een belemmering gaat vormen in je dagelijks leven. Dit wil echter niet zeggen dat een bezoek aan de audicien alleen geschikt is voor ouderen. Sterker nog, wanneer zonder bescherming naar concerten gaat of als je het volume van je muziek regelmatig te hoog zet, riskeer je permanente gehoorschade. Er zijn daarom verschillende congressen door Nederland die ook hoortesten mogelijk maakt. Een hoortest geeft je snel inzicht over de ernst van de schade en wat de beste oplossing hiervoor is. Door online of telefonisch navraag te doen naar de mogelijkheden kan je de juiste keuze maken in audicien.

Leven met een hoortoestel

Hoortoestellen heb je tegenwoordig in alle vormen en maten. De belangrijkste onderdelen zijn een kleine microfoon, computerchip en luidspreker om de omgevingsgeluiden versterken of juist te verzachten zodat je optimaal gehoor krijgt. De keuze is uiteindelijk afhankelijk van jouw specifieke behoeften. Zo heb je hoortoestellen die geheel in het oor verdwijnen, die je onmerkbaar achter je oor draagt of die zelfs in een bril gemonteerd zijn. Afstemming is altijd mogelijk, zelfs na aanschaf. Daarnaast loont het om jezelf vooraf goed te informeren naar de voorwaarden van je zorgverzekeraar voor vergoeding van de kosten.