Nu dat de zomer steeds dichterbij begint te komen, kan het plannen voor buitenevenementen eindelijk beginnen. Een fijne locatie aan het strand of gewoon midden in de woonwijk. En hoewel een buitenevenement natuurlijk ontzettend veel voordelen met zich meebrengt, komt er ook zeker wel het een en ander bij kijken. Met deze tips zorg jij ervoor dat je geen stappen overslaat, en jouw buiten evenement vlekkeloos zal verlopen.
- Duidelijke planning
Zorg ten eerste dat je maanden van te voren al een duidelijke planning klaar hebt liggen. Zorg ervoor dat zowel de aanvangs als sluitingstijden voor het evenement en eventueel entertainment hierop aangegeven zijn. Maar naast de planning van de dag zelf is ook de aanloop naar het evenement natuurlijk erg belangrijk.
- Taakverdeling organiseren
Wie neemt er bijvoorbeeld welke taken voor zijn rekening? Zorg dat ook de rol- en taakverdeling duidelijk vermeld staan, en zorg dat iedereen op tijd aan zijn of haar taken begint. Zo kan het regelen van promotiematerialen een aantal dagen tot zelfs weken in beslag nemen. Zorg dus dat dit soort zaken op tijd geregeld zijn, en houdt altijd een reserve periode in het achterhoofd. Een ongeluk zit natuurlijk in een klein hoekje!
- De juiste promotie
Vervolgens is het natuurlijk ook ontzettend belangrijk om het evenement op de juiste manier, en op tijd, te promoten. Wie is je doelgroep en hoe ga jij deze motiveren om het evenement te bezoeken? Waar vind je deze doelgroep en waar kun je jouw promotionele uitingen dus het beste plaatsen? Schakel eventueel de hulp in van professionele freelancers om deze posters, flyers, brochures en social media posts voor je te ontwikkelen en eventueel zelfs te printen.
- De reminder
Wanneer het evenement door ontzettend veel mensen bezocht wordt, kan het belangrijk zijn om een unieke, leuke reminder mee te geven. Een kleine give away die ervoor zorgt dat je bezoekers ook dagen na het evenement nog even terugdenken. Een leuke honkbalpet met een eigen bedrukking bijvoorbeeld, een strandbal met logo, een koffiemok of zelfs een usb stick. Gewoon een leuk kleinigheidje wat ervoor zorgt dat de bezoekers zo af en toe nog aan je denken. Wanneer ze een dagje naar het strand gaan bijvoorbeeld.
- Email marketing
Laten we ook vooral het belang van de online marketing en communicatie niet vergeten. Mocht je de mogelijkheid hebben om mogelijke bezoekers zich in te laten schrijven met een email adres, dan kun je verschillende email marketing strategieën toepassen. Stuur ze weken voor aanvang reminders, en de weken na aanvang eventueel andere leuke berichten.