Archive

2014

Browsing

Vanaf heden mogen wij onze nieuwe zakelijke partner ’t Raadhuis verwelkomen binnen ons netwerk van Businessbookers.

Voor feesten en partijen en vergaderen bent u aan het juiste adres bij ’t Raadhuis. Met meerdere zalen, goed verzorgde catering en jarenlange ervaring staan wij garant voor een geslaagd feest! Of het nu gaat om partijen, vergaderingen, bruiloften, zakelijke borrels, meetings of andere activiteiten, ‘de Raadzaal’ in ’t Raadhuis is de juiste gelegenheid.

De voordelen van onze nieuwe partner
Een diner voor dertig gasten of een partij voor tweehonderd feestgangers, bij ons bent u verzekerd van het allerbeste. Wij streven naar perfectie en laten niets aan het toeval over. Neem gerust contact op, bespreek uw wensen met ons en wij zorgen voor een (feestelijke) bijeenkomst om nooit te vergeten.

Ligging
Grand café ‘t Raadhuis is gunstig gelegen, 20 minuten ten zuiden van Nijmegen en niet ver van A73. Vanaf station Cuijk of Boxmeer (op 10 minuten afstand), organiseren wij desgewenst taxivervoer.

Past deze locatie bij uw wensen? Bekijk dan het het vergaderarrangement

Met hartelijke groet,

Lynn Kraaijeveld
Zakelijk.nl

Bijeenkomsten en netwerken zijn het plezierigst in een rustige en inspirerende omgeving. Rust en inspiratie kunt u op Landgoed Wolfslaar volop vinden.

Bijeenkomsten in een landhuis
Bijeenkomsten en netwerken zijn het plezierigst in een rustige en inspirerende omgeving. Rust en inspiratie kunt u op Landgoed Wolfslaar volop vinden. Maar er is meer, zoals negen ruime en sfeervolle vergadersalons, een prachtig park waar u heerlijk kunt wandelen en gratis parkeergelegenheid. De salons van het landhuis zijn geschikt voor diverse doeleinden.

Lees hier meer over deze inspirerende locatie in Breda

Uw vergadering op deze locatie?  Bekijk hier het vergaderarrangement

  • Onbeperkt koffie en thee in de salon
  • Etagères met zoete lekkernijen, mintjes en vers fruit
  • Express Lunch; 2-gangen lunch geserveerd in ons Wolfslaar Restaurant
  • Gebruik van (draadloos) breedband internet
  • Beamer met projectiescherm en flip-over in de vergadersalon
  • Memoblokken en pennen op de tafels
  • Gebruik van de salon, opstelling naar keuze
  • De gehele bijeenkomst een personal assistant tot uw beschikking

Boek hier dit vergaderarrangement

Met hartelijke groet,

Lynn Kraaijeveld
Zakelijk.nl

Is een gastvrouw van toegevoegde waarde? Absoluut! De gastvrouw is het aanspreekpunt voor al uw gasten tijdens het congres of de vergadering.

De gastvrouw is niet alleen het aanspreekpunt voor alle gasten, ook zorgt zij dat tijdens het congres of de vergadering alles op rolletjes verloopt. De gastvrouw is vaak degene waar u vooraf de bijeenkomst regelmatig contact mee gehad hebt. Deze persoon weet dan ook precies wat u deze dag wil en hoe u alles voor u ziet. Ook zal u het met haar hebben met eventuele (dieet) wensen van bepaalde personen of personen die net even wat extra aandacht verdienen. Een gastvrouw is hier de aangewezen persoon voor. Door alle voorbereidingen weet hij/zij precies wie extra aandacht nodig heeft en aan welke kleine dingen er gedacht moet worden.

Kiest u er voor geen gastvrouw te nemen? Geen probleem, dan is er iemand anders die al uw vragen kan beantwoorden. Wel mist er een stukje persoonlijke benadering, een vertrouwd gezicht en iemand die er de hele dag voor zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Er zijn diverse vergaderopstellingen. Zo zijn er o.a. de carré-opstelling, de U-vorm en de theateropstelling. Maar wat is nou eigenlijk de gedachte achter ieder opstelling?

Carré-opstelling
Voordeel: Deze vergaderopstelling zorgt ervoor dat interactiviteit goed mogelijk is. Iedereen heeft een eigen plaats en iedereen kan elkaar goed aankijken. Niemand hoeft zich om te draaien op zijn of haar stoel als er iemand aan het praten is.
Nadeel: Het nadeel van deze opstelling is dat als er audiovisuele apparatuur gebruikt wordt, er altijd een rij mensen is die zich moet omdraaien om het te kunnen zien.

U-vorm
Voordeel: Alle deelnemers van de vergadering kunnen elkaar goed zit, waardoor interactie goed mogelijk is. Als de audiovisuele apparatuur geplaatst word aan de open kant hoeft niemand zich om te draaien. Daarnaast is het voor een spreker makkelijk om contact te maken met de luisteraars, gezien hij/zij de U-vorm in kan lopen.
Nadeel: Er is geen direct nadeel aan een U opstelling.

Theateropstelling
Voordeel: De theateropstelling is het meest geschikt als de aanwezigen alleen maar hoeven te luisteren. Een bijeenkomst waar interactie niet of nauwelijks noodzakelijk is. Bij een congres is de theateropstelling een goede optie, gezien hier veelal geluisterd moet worden en interactie op een lager niveau staat.
Nadeel: Zoals zojuist genoemd is interactie met een theatervoorstelling lastig. Mocht iemand iets willen zeggen, zal altijd een groot deel van de aanwezigen zich moet draaien. Daarbij is het lastig om oogcontact te maken met de aanwezigen.

Facturen maken: do’s & don’ts
Facturen maken is een belangrijk onderdeel van de administratie. Vaak kost het meer tijd, dan u vooraf heeft gepland. Hoe zorgt u ervoor dat facturen maken nog makkelijker en sneller gaat? We hebben de do’s en dont’s voor u in kaart gebracht.

Facturen maken
Uw factuur is als het ware het visitekaartje voor uw bedrijf. Door uw logo op de factuur te plaatsen, zorgt u voor een stukje herkenbaarheid. Helder en transparant factureren draagt bij aan het vertrouwen in uw bedrijf. Na het succesvol afronden van een opdracht of het leveren van goederen, wilt u dat klanten dit ‘goede gevoel’ vasthouden.
DO: Zorg voor een heldere opmaak van de factuur. Specifieer de gemaakte uren en/of geleverde diensten.
DON’T: Vergeet niet uw logo en contactgegevens op de factuur te plaatsen.

Wettelijke eisen
Iedere ondernemer is verplicht om een administratie van verzonden facturen bij te houden. Op basis van de administratie kan er namelijk worden bepaald hoeveel belasting aan de Belastingdienst moet worden betaald. Daarnaast stelt de Belastingdienst eisen aan de factuur. Voor digitale facturen gelden dezelfde eisen als voor papieren facturen. Deze facturen moet u ook minimaal zeven jaar bewaren (fiscale bewaarplicht).
DO: Verdiep u in de wettelijke eisen aan facturen en pas deze toe. Op deze manier zorgt u ervoor dat u recht heeft op aftrek van btw.
DON’T: Gooi facturen niet weg, maar bewaar deze (digitaal) voor minimaal zeven jaar.

Factuurprogramma
Met een factuurprogramma maakt u eenvoudig facturen voor uw bedrijf. Tegenwoordig zijn er tal van (online) factuurprogramma’s, waarmee u eenvoudig een (digitale) factuur maakt en verstuurt. Vaak bieden (online) boekhoudsoftwarepakketten ook de mogelijkheid om facturen te maken en te versturen. Het voordeel hiervan is, dat u uw boekhouding en facturatie in één pakket bijhoudt.
DO: Wat is de beste oplossing voor uw bedrijf en werkwijze? Het is belangrijk om vooraf goed te bepalen wat uw wensen en ambities zijn en te bepalen wat hierbij aansluit.
DON’T Laat de mogelijkheden van een factuurprogramma of (online) boekhoudsoftware niet onbenut. Vaak kunt u bijvoorbeeld deze programma’s aan een bank koppelen. Hierdoor heeft u direct inzicht in openstaande facturen.

Digitaal factureren
Tegenwoordig stappen steeds meer ondernemers over op digitaal factureren. Vanuit een (online) factuurprogramma heeft u een factuur eenvoudig samengesteld en met één druk op de knop verzonden. De klant ontvangt uw factuur in zijn of haar mailbox. Het is een snelle en eenvoudige manier van facturering. Bovendien bespaart u op papier, afdrukkosten, postzegels en dergelijke. Ook leert de ervaring dat digitale facturen sneller worden betaald.
DO: Start met online facturatie met behulp van een online factuurprogramma
DON’T: Verstuur uw facturen niet in Word of Excel. Klanten kunnen dan de factuur nog bewerken.

Debiteurenbeheer
Als u een factuur heeft gemaakt, wilt dit niet direct zeggen, dat uw klant ook daadwerkelijk de factuur betaalt. Het is belangrijk om goed bij te houden of uw facturen binnen de betalingstermijn zijn betaald. Debiteurenbeheer hoort er dus ook bij.
DO: Bel de klant als deze niet tijdig heeft betaald en maak duidelijke afspraken over de te betalen facturen.
DON’T: Ga er niet vanuit dat de klant de factuur altijd (op tijd) betaalt. Soms is een betalingsherinnering of een aanmaning echt nodig.

Online boekhouder
Facturen maken is onderdeel van uw complete administratie. Het is goed om te bepalen hoe u uw boekhouding wilt doen. Doet u dit zelf of besteedt u dit uit aan een (online) boekhouder? Het voordeel van bijvoorbeeld een online boekhouder is dat uw facturen ook automatisch in uw boekhouding worden verwerkt. U weet precies hoe u er dan financieel voor staat én uw btw-aangifte kan ook uit handen worden genomen.
DO: Bepaal hoe u uw boekhouding het liefste wilt (laten) doen. Verdiep u in de (online) mogelijkheden!
DON’T: Laat geen kansen liggen. Soms is het goed om te investeren in een (online) boekhouding, zodat u tijd en geld (denk aan het benutten van fiscale kansen) kunt besparen.

Dat veel mensen kunnen multitasken is wellicht waar, maar de combinatie vergaderen & smartphone is niet bevorderlijk.

Doordat uw smartphone bij u in de buurt is, bent u snel afgeleid. Er knippert een lampje, u ziet dat er een bericht binnenkomt of even de mail checken. De smartphone zorg snel voor afleiding. Op het moment dat u op uw telefoon zit kunt u niet meer volledig volgen wat er gezegd wordt tijdens de vergadering.

Vaak wordt als reden gegeven de telefoon in de buurt te houden; niks willen missen. Stel er belt een klant die dringend iets wil weten/door wil geven, dan zou u wel eens een order kunnen missen als u niet direct bereikbaar bent. Maar dit is niet de manier waarop gedacht moet worden. Tijdens het vergaderen is het belangrijk om de aandacht erbij te houden, er vindt niet voor niks een vergadering plaats. Door op uw telefoon te kijken is mist u wellicht niks op uw telefoon, maar wel van de vergadering.

3 tips om uw telefoon tijdens de vergadering uit te zetten, zonder iets te missen

  • Spreek uw voicemail in en zeg dat u in vergadering zit, maar zo snel mogelijk contact opneemt
  • Spreek uw voicemail in en noem hier een alternatief nummer waar klanten direct naar toe kunnen bellen als zij direct iemand willen spreken
  • Geef uw telefoon af aan een collega, zodat hij/zij uw telefoon aan kan nemen. Mocht het nou echt heel erg dringend zijn en echt niet kunnen wachten, dan kan uw collega er altijd voor kiezen u even uit de vergadering te roepen.

Een vergadering vindt niet voor niks plaats. Probeer u tijdens de vergadering ook echt te focussen en laat uw telefoon even voor wat het is.

Een tijdje terug hebben wij u al tips en trucs voor het organiseren van een congres gegeven. Nu gaan we vooral in op het begin en daarmee het belangrijkste gedeelte van het organiseren: De locatie.

Waar moet u opletten tijdens het kiezen van een locatie?

Te verwachten aantal deelnemers
Zorg ervoor dat u een locatie kiest die geschikt is voor het aantal deelnemers. U wilt niet meemaken dat de ruimte te klein blijkt te zijn. Of wat dacht u van een veel te grote ruimte? Driekwart van de zaal leeg, dat staat niet.

De ligging en bereikbaarheid
Zorg ervoor dat de locatie goed bereikbaar is. Een goede ligging en bereikbaarheid zorgt voor een minder grote drempel om naar uw congres te gaan.

Parkeervoorziening
Zorg voor voldoende parkeergelegenheid. Deelnemers moeten zo dichtbij mogelijk kunnen parkeren. Dit is puur ‘gemak’ en een soort ‘luxe’ die u de deelnemers aanbiedt. Zeg nu zelf, als u lang onderweg bent en dan ook nog eens ver van het congres af moet parkeren, heeft u dan nog zin in het congres?

Opstelling
Bedenk goed welke opstelling in de zaal mogelijk zijn en welke u nodig heeft voor uw congres.

Meubilair
Is het meubilair wel van goede kwaliteit? Geen gescheurde/bevlekte bekleding op de stoelen? Denk goed aan hoe u wilt overkomen en hoe de kwaliteit van het meubilair moet zijn.

Publieke ruimtes
Ook de publieke ruimtes zoals toilet en garderobe moeten van goede kwaliteit zijn. Daarnaast, zijn er voldoende toiletten etc? Het is zonde om de volledige pauze te moeten besteden aan in de rij voor de wc staan.

Techniek
Hoe zit de techniek in elkaar? Is alles goed geregeld? Wat zijn uw mogelijkheden? Kunt u technische assistentie krijgen tijdens uw congres?

Budget
Belangrijk is ook, is de locatie te betalen? Het zou zonde zijn als u ver boven uw budget uitgaat.

Ruimtes
Zijn er meerdere ruimtes? Bijvoorbeeld voor parallelle sessies, voor het organiserende comité of het secretariaat?

Sfeer en uitstraling
Als laatste, maar zeker niet als minste zijn de sfeer en de uitstraling van de locatie erg belangrijk. Straalt de locatie uit waar uw bedrijf voor staat? Het moet bij u passen.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Congres.nl

 
Bron: Rotterdam Partners en vm-online

In de wereld van congressen zult u de komende jaren trends zien. Voor u hebben we een lijstje samengesteld met 5 van deze trends.

  1. Integratie.
    De face-to-face beleving zal moeten integreren met de digitale beleving. We kunnen dit ook wel digitalisering noemen. Dit betekent dat als u een congres organiseert, u uw informatie ook digitaal zal moeten aanbieden. Vooral smartphones zijn populair, denkt u bijvoorbeeld aan een app waar de genodigden alle ins en outs van het congres kunnen volgen. Daarnaast zullen de sprekers van uw congres ook online te beluisteren moeten zijn.
  2. Specialisatie.
    Diepgang wordt steeds belangrijker. Een algemeen congres is niet meer interessant, u zal dieper in een onderwerp moeten duiken. Uw congres aanpassen aan de speciale behoeften van uw genodigden. Is uw congres op maat gemaakt, innovatief en uniek? Dan is uw congres geslaagd!
  3. Participatie
    Niet alleen specialisatie is belangrijk, ook participatie wordt steeds belangrijker. Deelnemers willen interactie. Dit is goed te combineren met de digitalisering. Laat de genodigden participeren in de planning, geef ze de mogelijkheid online hun mening/tips te geven. Daarnaast is het belangrijk om in het congres zelf interactiviteit op te nemen. Genodigden zijn niet meer geïnteresseerd in een monoloog, dit kunnen ze namelijk ook op internet wel bekijken.
  4. Outsourcing
    Steeds meer bedrijven gaan over op outsourcing. Dit betekent dat congressen steeds meer in handen liggen van externe bedrijven. Denk bijvoorbeeld aan verschillende organisatiebureaus. Dit bespaart voornamelijk veel tijd. En tijd is geld, toch?
  5. Design
    Logistiek is altijd belangrijk geweest, maar nu wordt de design van het congres ook steeds belangrijker. Het congres moet een emotionele impact hebben en een merk ondersteunen of zelfs versterken. Een goede logistiek is tegenwoordig niet meer genoeg.

De skyline van Amsterdam wordt verrijkt met twee iconische gebouwen langs het IJ, naast het EYE Filminstituut en A’DAM Toren. In het eerste gebouw komt Maritim Amsterdam: het vlaggenschip congreshotel van de meermalen bekroonde Duitse hotelketen Maritim Group. In het tweede gebouw komt een woontoren met een breed scala aan appartementen van diverse afmetingen inclusief penthouses, ruime familieappartementen, startersappartementen en serviced apartments. Het project met een oppervlakte van 70.000 vierkante meter, wordt ontworpen door Team V Architectuur en ontwikkeld door de Oostenrijkse projectontwikkelaar IES. De oplevering wordt in 2018 verwacht.

Congreshotel springt in op behoefte van de stad
Het aantrekken van een congreshotel is al enkele jaren de ambitie van de gemeente Amsterdam. Met de komst van Maritim Amsterdam zal de positie van Amsterdam als congresstad versterkt worden. Met 52.000 vierkante meter en 600 vier sterren hotelkamers, vervult het hotel ook de behoefte van extra hotelkamers in Amsterdam Noord. Met één congreszaal voor 2.300 gasten, één voor 1.300 gasten en een aantal kleinere zalen, biedt Maritim Amsterdam ruimte aan 5.000 congresbezoekers. Daarmee is het een van de grootste congreshotels van Europa en het vlaggenschip congreshotel voor Maritim Hotels wereldwijd. Met hun ruime ervaring met het plannen, organiseren en managen van congressen, zal Maritim Amsterdam een rijk programma aanbieden van congressen,
sprekers, concerten, productlanceringen, modeshows en merkpresentaties. Het hotel verwacht ongeveer 360.000 bezoekers per jaar en zal nauw samenwerken met de RAI en andere hotels in de stad.

Eric van der Burg, wethouder van Amsterdam: “De komst van het Maritim is een toegevoegde waarde voor de stad Amsterdam. De congresbezoekers zullen de stad bezoeken en hiermee een flinke stimulans geven aan de Amsterdamse economie.”

Congreshotel-Overhoeks High Graphic Impression
Congreshotel-Overhoeks High Graphic Impression

Wonen in de skyline van Amsterdam
Met 23.000 vierkante meter, biedt de woontoren een breed scala aan appartementen van diverse afmetingen inclusief penthouses, ruime familieappartementen, startersappartementen en serviced apartments. In totaal komen er ongeveer 220 appartementen. Allen zijn voorzien van een buitenruimte en hebben een spectaculair uitzicht over de stad.

Uniek hotel- en woonconcept
Het project is uniek vanwege het rijke aanbod aan faciliteiten voor zowel gasten als de
bewoners van Amsterdam, waaronder:

  • Diverse bars en restaurants variërend van nationale en internationale keukens tot een leuke plek voor een hapje en drankje.
  • Een skybar met een spectaculair uitzicht over de stad.
  • Een toonaangevend congrescentrum met zalen van verschillende afmetingen waaronder een aantal extra ruime zalen waar grote (inter)nationale congressen georganiseerd kunnen worden.
  • Vergaderzalen voor gasten van Maritim en bewoners van Amsterdam op een unieke plek.
  • Een van de meest spectaculaire wellness- en fitnesscentra van Nederland.
  • Een breed scala aan appartementen van diverse afmetingen met een buitenterras en spectaculair uitzicht in alle windrichtingen.

Verder wordt het aangrenzende park niet alleen het groene hart van Overhoeks, maar ook een plek waar iedereen ontspanning kan vinden.

Dr. Markus Teufel, Algemeen Directeur van IES: “Alle partners hebben zich ten doel gesteld om de skyline van Amsterdam te verrijken met iets dat groter is dan twee iconische gebouwen. Uiteindelijk zal het de ervaring binnenin de gebouwen zijn die blijft intrigeren, lang nadat de buzz verdwenen is. Het congreshotel en de woontoren worden een plek waar iedereen, bewoners en bezoekers, zich thuis zal voelen.”

Overhoeks
Met culturele hot-spots zoals het EYE Filminstituut, de Tolhuistuin en A’DAM Toren als epicentrum van creativiteit en muziek, groeit Overhoeks langzaam maar zeker uit tot het kloppend hart van de stad. Samen met de gemeente Amsterdam werken alle partners er hard aan om Overhoeks verder te ontwikkelen tot een van de meest toonaangevende wijken van de stad. Het congreshotel en de woontoren zullen een extra impuls geven aan het
gebied en de stad Amsterdam. Het project combineert een hoge kwaliteit van leven met alle voordelen van het moderne, stadse leven. Een gunstige verbinding met het openbaar vervoer en een ondergrondse parkeergarage zijn onderdeel van een zorgvuldig uitgedacht mobiliteitsplan, dat bijdraagt aan een leefbare wijk voor alle bewoners en gebruikers van Overhoeks.

Hoe organiseert u een goed congres? Wij hebben hieronder een aantal tips  voor u op een rijtje gezet!

Doelgroep
Als eerste moet u bepalen wie uw doelgroep is. En wat is uw doelstelling? Dit is belangrijk om te analyseren, het is het fundament van uw congres. De doelgroep kunt u nog onderverdelen in interne en externe doelgroepen. Veel voorkomende doelstellingen zijn:

  • Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen.
  • Zaken doen/geld verdienen.
  • Draagvlak / goodwill creëren.
  • Teambuilding vergroten.

Bezoekers
Erg belangrijk is het om een goede inschatting te maken van het aantal bezoekers. In het algemeen komt maar 50% van de genodigden naar het evenement. Ongeveer het dubbele aantal uitnodigingen sturen, dan het aantal gasten dat u wilt, is dan een goed idee.

Budget 
Belangrijk is om iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor het budget. Deze persoon heeft een beschermende functie. Bepaal van tevoren het budget, zo verkleint u de kans op budgetoverschrijding.

Organisatieteam
Denk er goed over na wie de organisatie van het evenement op zich gaat nemen. Zorg ervoor dat de taken goed gedefinieerd zijn, dat de deadlines zijn gesteld en dat er duidelijke afspraken zijn.
U heeft ook de optie, mocht het budget dit toelaten, om de organisatie van uw evenement in de handen van een organisatiebureau te leggen.

Programma
Elk evenement heeft een vast programma. Hier kunt u uiteraard met enige mate van afwijken. Dit vaste programma geeft u een mooi houvast:

  • Ontvangst en registratie (en wegwijzen naar de zaal) (40 minuten).
  • Welkomstwoord (5 minuten).
  • Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
  • Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
  • Koffie- of theepauzes (ochtend en middag) (20 minuten).
  • Lunch (1 tot 2 uur).
  • Parallelle onderdelen (workshops / sessies) (1 uur)
  • Afronding programma (5 tot 10 minuten).
  • Borrel (30 tot 45 minuten)
  • Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).

Datum
Houd rekening met vakanties en andere evementen. Deze zaken kunnen invloed hebben op uw bezoekersaantal.

Met deze tips komt u al een heel eind bij het organiseren van een congres. Kijkt u eens op www.coconorganiseert.nl voor meer informatie over het organiseren van verschillende zakelijke evenementen, Cocon Organiseert heeft al meer dan 10 jaar ervaring in het bedenken en organiseren van zakelijke bijeenkomsten.

Met zakelijke groet,

Joanne Janssen
Zakelijk.nl