Een internationaal congres organiseren brengt vaak veel stress met zich mee. Het organiseren van een congres op internationaal niveau behoort dan ook meestal niet tot de dagelijkse activiteiten. Start altijd met het inschakelen van de juiste partijen voor de nodige ondersteuning. Je kunt bijvoorbeeld bij Vertaalbureau Fairlingo terecht voor het laten vertalen van de nodige documenten. Hieronder vind je 7 slimme tips voor als jij een internationaal congres moet gaan organiseren.

  1. Verzamel de te vertalen documenten

Als je eenmaal hebt bepaald in hoeveel talen er gecommuniceerd moet gaan worden, dan kun je de documenten verzamelen die aan de gasten overhandigd gaan worden. Laat deze documenten vertalen door een professioneel vertaalbureau, ruim voor de start van het congres. Je weet dan zeker dat het klaarligt. Denk onder meer aan een lijst van deelnemende organisaties, aan een programma en de presentatie van sprekers.

  1. Zoek de juiste conferentietolken

Ga op tijd op zoek naar de conferentietolken, ook wel de congrestolken, die je nodig hebt. Uiteraard zijn er tolken met verschillende A-, B- en C-talen, waardoor je er goed op moet letten welke talen er beheerst worden. In de meeste gevallen beheersen professionele congrestolken meerdere C-talen. Maak heldere afspraken met deze conferentietolken, zodat zij weten wat hen te doen staat.

  1. Regel de planning van cabines

In de meeste gevallen worden de cabines voor de tolken geplaatst door een externe partij. Het is belangrijk om deze partij van tevoren alle nodige informatie te verschaffen, inclusief een plattegrond van de congresruimte(n). Zo kan deze partij op tijd aan de slag met de planning van de cabines. Hierbij moet uiteraard ook rekening gehouden worden met voldoende ruimte tussen de cabines voor het technisch personeel.

  1. Stel een manager aan

Wanneer je bij een internationaal congres gebruik moet maken van een grotere hoeveelheid tolken, dan heeft dit tolkenteam een goed aanspreekpunt nodig. Stel hiervoor iemand aan en reserveer tijd om deze optimaal te informeren. De informatie kan dan door deze manager uitgebreid op de tolken worden overgebracht. Dit bespaart jou tijd en energie.

  1. Het gesprek met de technici

Op internationale congressen wordt er veel gebruik gemaakt van apparatuur, zeker in de cabines. Het is daarom belangrijk dat iedere cabine wordt voorzien van de juiste technici. Neem het draaiboek met deze technici door.

  1. Controleer de apparatuur

Alle apparatuur moet goed worden gecontroleerd, zodat je zeker bent dat bijvoorbeeld alle koptelefoons goed werken tijdens het congres. Storingen die tijdens het congres optreden houd je niet tegen, maar hier heb je natuurlijk de technici voor. Uiteraard is het verstandig om ervoor te zorgen dat de technici aanwezig zijn bij het controleren van alle apparatuur. Natuurlijk moet ook de wifi gecontroleerd worden. Een congreszaal zonder internet kan echt niet anno 2017.

  1. Kies een stressbestendige instructeur

De internationale gasten moeten bij aankomst moeten worden voorzien van de nodige informatie en aanwijzingen over het gebruik van de apparatuur. Dit is vaak een stressvolle taak. Kies daarom een stressbestendige instructeur. Train deze persoon in het geven van de juiste informatie op een heldere manier en in een zo kort mogelijke tijd.

Auteur

Comments are closed.