Vanaf september 2011 staat VISITBRUSSELS in voor het beheer van een Brussels Fonds voor Wetenschappelijke Congressen dat gezamenlijk door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de stad Brussel werd opgericht. Dit fonds heeft een drievoudige doelstelling: het wetenschappelijk onderzoek in Brussel bevorderen, de bekendheid als innovatiepool uitbouwen en het aantal congressen bij ons vergroten.
Een wetenschappelijk congres organiseren is niet zo eenvoudig, ondanks de wil van wetenschappers om hun kennis op internationaal niveau te bevorderen en te delen.
VISITBRUSSELS staat organisatoren al geruime tijd bij in de organisatie van hun congressen en gidst hen ook door de sector, die vaak erg ver staat van hun dagelijkse bestaan.
VISITBRUSSELS miste nog twee onontbeerlijke hulpmiddelen om deze steun nog doeltreffender te maken en zo het aantal wetenschappelijke congressen in Brussel te vergroten.
Enerzijds vereist het organiseren van een congres vaak de oprichting van een vzw. Maar een vzw zonder voorgeschiedenis slaagt er niet altijd in om een krediet los te krijgen bij de banken om de eerste uitgaven mee aan te pakken voor de eerste inschrijving nog werd gestort: opstellen van het programma, voorschotten voor de reservatie van de vergaderruimtes, opstellen en versturen van brochures, enz.
Anderzijds wordt een groot aantal wetenschappelijke congressen georganiseerd in Brussel maar door gebrek aan middelen voor internationale promotie wonen alleen Belgen deze congressen bij.
Het nieuw opgerichte fonds krijgt dus een dubbele taak:
- Een mogelijkheid tot prefinanciering bieden aan het wetenschappelijk congres dat geen toegang heeft tot kredieten
- Een dotatie voorzien voor wetenschappelijke congressen die in het Brussels gewest georganiseerd worden met louter nationale medewerking om nieuwe internationale deelnemers te kunnen aantrekken
De oprichting van dit Brussels Fonds voor Wetenschappelijke Congressen voldoet dus aan een duidelijke behoefte vanuit de sector.
Het eerste doel van dit fonds is dus het vergroten van het aantal internationale deelnemers aan de congressen die in Brussel georganiseerd worden, en wel via de volgende twee middelen:
- De organisatie van wetenschappelijke congressen stimuleren door de voorbereidende uitgaven en reservaties van hotelkamers en vergaderruimtes voor te schieten
- De bestaande congressen een internationalere uitstraling geven door de nadruk te leggen op de internationale promotie van wetenschappelijke congressen in verband met onderzoeksprojecten
Stad en Gewest: 50/50
Het Gewest en de stad Brussel zullen samen VISITBRUSSELS een dotatie geven om zo dit fonds te kunnen spekken.
VISITBRUSSELS heeft een specifiek team opgericht dat de organisatoren zal begeleiden bij het opstellen van het dossier. Via dit dossier krijgen ze toegang tot de verschillende mogelijkheden die dit fonds biedt.
Dit dossier stelt de organisator van het congres ook in staat om zijn business plan te laten valideren door professionals uit de congreswereld.
Er werd een jury samengesteld om de dossiers van kandidaten te beoordelen. Ze bestaat uit:
- Innoviris voor het wetenschappelijke aspect;
- Brussels Invest & Export voor de analyse van het business plan;
- ABE voor de analyse van het business plan;
- VisitBrussels voor het verloop van het Congres en de communicatie;
- EFAPCO voor de validatie van het verloop.
Deze jury zal elke maand de dossiers valideren.
De formuleren zijn beschikbaar op de website www.visitbrussels/fund
In een latere fase wil men gaan samenwerken met de universiteiten om dit businessmodel bij te schaven. Het is de bedoeling om te komen tot een krachtig hulpmiddel voor de organisatie van wetenschappelijke congressen.
Dit Brusselse Fonds voor Wetenschappelijke Congressen zal het mogelijk maken twee belangrijke pijlers van onze economie uit te bouwen: wetenschappen en toerisme. Het zal bovendien het imago van Brussel ten goede komen
- bij wetenschappers, onderzoekers en academici
- bij ondernemers en andere economische spelers die betrokken zijn bij wetenschappelijke projecten
- binnen alle beroepen die deel uitmaken van de congressector: hotels, zalen, dienstverleners, organisatoren, …
