Maar weinig mensen weten hoe het precies zit als je voor je werk veel op pad bent in relatie tot wat aftrekbaar is. Soms gaat het hierbij over bedragen tussen de duizend en vijfduizend euro.
Bonnetjes bewaren
Voor de duidelijkheid; de reis- en verblijfskosten zijn slechts deels aftrekbaar. Als leidraad geldt dat alle kosten die benodigd zijn voor de uitoefening van je onderneming aftrekbaar zijn. Interessant natuurlijk, omdat aftrekbare kosten de winst uit de onderneming verlagen. Hoe lager de winst, des te minder aan inkomstenbelasting je hoeft te voldoen. Je dient de kosten wel aan te tonen en dus dienen bonnetjes te worden bewaard en moeten ze stuk voor stuk verwerkt worden in de winstberekening en aangifte inkomstenbelasting. Reis en verblijfskosten zijn kosten voor onder meer vluchten, openbaar vervoer, taxi’s, gebruik van een eigen auto of een vierwieler van de zaak, maaltijden en overnachtingen.
Slechts gedeeltelijk aftrekbaar
Er gelden beperkingen wat je af kunt en mag aftrekken, omdat uitgaven voor deze kosten volgens de wet voordelen in de privésfeer kunnen opleveren. Die beperkingen zijn geldig voor de inkomstenbelasting, maar ook voor de omzetbelasting. Voor deze belastingen gelden in samenhang weer hele andere regels. Volgens de wet mag een ondernemer die zakelijke kosten maakt, deze slechts gedeeltelijk aftrekken. Dit zijn kosten die je maakt in binnen- en buitenland voor voedsel, drank en genotmiddelen, representatie, congressen, seminars en studiereizen. Je mag slechts dat deel dat boven de 4.500 euro komt aftrekken. Je mag er ook voor kiezen om zo’n 80 procent van al deze kosten af te trekken. ZZP’ers en kleinere bedrijven kiezen hier meestal voor.
Toon het zakelijke karakter aan
Reizen en verblijven zijn niet aftrekbaar boven een bepaald maximumbedrag en boetes zijn al helemaal niet aftrekbaar. Voor reiskosten met een privé wagen mag je ook tot een bepaald maximum aftrekken. De spelregels die je aan moet houden, zijn dat je steeds het zakelijke karakter aan moet kunnen tonen. Vaak is het slim om de auto op de zaak te zetten. De kilometers die je dan maakt kan je ook aftrekken op de zaak. Vaak kan dit een groot deel van de kosten schelen en hier hangt uiteraard ook een belastingvoordeel aan. Maar hoe zit het met randzaken bij een auto zoals een verzekering? Een verzekering voor een auto is aftrekbaar wanneer deze zakelijk is afgesloten. Een voorbeeld van een dergelijke verzekering is een zakelijke autoverzekering van Centraal Beheer.