Wilt u binnenkort een congres organiseren? Dan komt daar natuurlijk heel wat bij kijken en wellicht ziet u door de bomen het bos niet meer. Om u een handje op weg te helpen, geef ik u 7 tips om uw congres tot een succes te brengen.
- Maak een lijst met de verwachtingen die u van het congres heeft. Het is van belang om het doel van het congres goed voor ogen te hebben, zodat u op die manier kan zoeken naar een geschikte locatie. Een goede tip hierbij is dat u goed moet inventariseren wat de tijdsduur van het congres is en hoe men hier moet komen.
- Maak een begroting van de kosten. Het is van belang om goed voor ogen te hebben welk budget u heeft voor het congres. U kunt op zoek gaan naar vele leuke locaties, maar als deze locaties niet binnen het budget passen, houdt het al snel op. Tevens is het handig om in dit budget rekening te houden met financiële tegenvallers, zodat er geen deuk in de begroting ontstaat.
- Ga op zoek naar een locatie met de juiste sfeer. Een locatie is bepalend voor de sfeer van het congres. Een locatie met veel decoratie en een kunststof gietvloer geeft al een hele andere indruk als een locatie met een houten vloer en weinig decoratie. Ga daarom voor uzelf goed na welke sfeer u wilt creëren.
- Kies een locatie welke goed bereikbaar is. Voorafgaand het evenement is het natuurlijk belangrijk dat u weet waar uw gasten vandaan moeten komen en hoe zij naar de locatie komen. Door een locatie te kiezen die op alle manieren goed bereikbaar is, zorgt u ervoor dat mensen sneller naar uw congres zullen komen omdat er geen drempel wat betreft het vervoer.
- Inventariseer de faciliteiten van de locatie. Welke faciliteiten heeft u nodig voor het congres? Zijn er voldoende zalen? Zijn er voldoende staan- of zitplaatsen? Is er de benodigde apparatuur aanwezig die u nodig heeft? Dit zijn belangrijke vragen die u zich moet afvragen om te inventariseren voor een goede congreslocatie.
- Zijn er mogelijkheden voor catering op de locatie? Het is wellicht voor u erg logisch, maar toch is het belangrijk om te kijken naar de cateringsmogelijkheden. Wilt u een congres met of zonder lunch? Wilt u het diner in de vorm van een buffet of uit laten serveren? Wilt u dat men zelf een drankje moet halen bij een bar of dat er personeel rondloopt om te kunnen voorzien van drinken? Dit zijn enkele voorbeelden van vragen die u zich kunt afvragen voor het kiezen van de juiste locatie.
- Zet de afspraken op papier. Wanneer u de perfecte locatie heeft gevonden, is dat natuurlijk fantastisch! Echter hierbij mag u niet vergeten dat u de gemaakte afspraken ook op papier zet.
Zo kunt u altijd ergens op terugvallen wanneer de locatie een afspraak niet nakomt.
Uw congreslocatie uitzoeken is geen gemakkelijke taak, maar ik hoop dat ik u al een handje op weg heb kunnen helpen met deze 7 tips.
Ik wens u heel veel succes met het uitzoeken van uw perfecte locatie