Auteur

redactie

Browsing

Tijdens het organiseren van een evenementen zijn er vele facetten waar je als werkgever rekening mee moet houden. Of het nu gaat om een evenement voor de werknemers, leveranciers of klanten: veiligheid staat voorop. In dit artikel vind je diverse tips om de veiligheid voor een evenement op een juiste manier te waarborgen.

Zorg voor de juiste vergunningen

Om een heleboel gedoe te voorkomen: zorg voor de juiste vergunningen. Op deze manier weet je zeker dat jouw evenement door de gemeente voldoet aan de juiste eisen. De vergunninghouder (meestal de organisator van het evenement) kan in de vergunning lezen welke maatregelen er getroffen moeten worden om orde, gezondheid en veiligheid te waarborgen.

Middels een vergunning weet je in ieder geval dat je verantwoord bezig bent. Je hebt een vergunning om het evenement op dat moment te organiseren en de gemeente weet ervan af. Wanneer iemand het dus niet eens is met jouw evenement, kun je het in ieder geval aantonen dat de gemeente het wel heeft goedgekeurd op die locatie op dat tijdstip. Check in ieder geval voor je evenement even welke vergunningen je in ieder geval nodig hebt.

Kleed personeel en gasten gepast

Gaat u met leveranciers naar een bouwproject om een nieuw kantoor te laten zien? Of geeft u klanten een rondleiding door een magazijn of fabriek? Zorg voor de juiste kleding bij personeel en klanten. Op deze manier zijn alle partijen voorbereidt op de situatie en voorkom je dat dames op hakken door een bouwplaats lopen of heren te warm gekleed zijn in een pak in bijvoorbeeld een fabriek.

Voor het personeel is het ook van belang dat zij de juiste werkkleding dragen. Werkkleding, bijvoorbeeld van Engelbert Strauss, is geschikt om hun werkzaamheden uit te voeren en zorgen ervoor dat zij veilig gekleed zijn in diverse omstandigheden. Laat indien nodig de gasten van het evenement de werkkleding aantrekken om hen te beveiligen tegen vlekken of geuren.

Regel een geschikte cateraar

De grootste nachtmerrie van iedere eventorganisator is een voedselvergiftiging of een andere nare ervaring op gebied van eten. Zorg dan ook voor een bekende cateraar, bijvoorbeeld een cateraar waar je eerder hebt besteld of een goed aangeschreven cateraar.

Op deze manier neemt de kans op een voedselvergiftiging of andere schade omtrent het eten op je evenement af. Vraag de cateraar of hij of zij beschikt over de juiste vergunningen en of je het eten van het evenement eens kunt voorproeven. Ook belangrijk is om met je vergunning in de gaten te houden of je alcohol mag schenken of niet tijdens het evenement.

Maak een overzichtelijk plan

Dit werkt prettig voor iedereen. Wie is wanneer waar? Wie regelt wat en wie is er verantwoordelijk voor taak X? Zorg voor een waterdicht draaiboek waar ook in staat opgenomen wat er moet gebeuren wanneer niet alles volgens plan verloopt. Stel vaste aanspreekpunten aan en zorg voor genoeg BHV’ers. Zorg voor een telefoonlijst die up to date is en wellicht is het zelfs nog mogelijk om jouw personeel te kleden in herkenbare kleding, om zo het aanspreekpunt extra aan te duiden. Op deze manier moet jouw evenement een groot succes worden!

Heb jij weleens een evenement georganiseerd? Heb jij aan alle belangrijke onderdelen omtrent veiligheid voor de werknemers als de bezoekers gedacht? Meer weten over het organiseren van een congres of evenement? In dit artikel lees je alles over stijlvolle aankleding van jouw evenement.

Wanneer je voor je werk op zakenreis gaat, dan wil je uiteraard dat alles vlot verloopt. Zo wil je uitgerust aankomen en wil je dat alles goed verloopt. Maar hoe doe je dit? En werken in het buitenland en verzekeringen, hoe werkt dit dan?

Korte zakenreis, wat meenemen?

Neem enkel de belangrijkste zaken mee, zo voorkom je dat je met een zware bepakking reist. Enkele van deze belangrijke zaken:

  • Kreukvrije kleding is steeds aangeraden, zeker wanneer je zakelijke meetings voor de boeg hebt. Zo zie je er toch steeds verzorgd uit. En vergeet niet om wat extra witte t-shirts in je tas mee te nemen voor die ene dag dat toch wordt gesport (of gemorst).
  • Wanneer je dan toch met het vliegtuig reist, en dit voor een lange afstand, doe dan het best comfortabele kleding aan en trek je ‘werkkleding’ pas aan wanneer je geland bent of wanneer je in je hotel bent. In sommige vliegtuigen is er zelfs een service aanwezig om je kleding te laten strijken. Dit is vooral het geval wanneer je business vliegt. Maar ook zakenhotels hebben vaak een was service en een strijkservice.
  • Belangrijke spullen, zoals geld, je laptop, je Ipad… Ook je USB stick met belangrijke informatie bewaar je beter goed in je tas. Voor de zekerheid kan je ook beter je belangrijke informatie ook bewaren op je mail of je computer als reserve..
  • Vergeet ook geen reisadapter mee te nemen op reis. Ook een powerbank en een speciale oplaadstekker kunnen heel handig zijn op reis!
  • Een uitgeprint reisschema is altijd handiger dan een versie op de mobiele telefoon
  • Als je kosten op reis vergoed worden door de firma, bewaar dan alle bonnetjes goed. Daarom neem je voor het gemak beter een enveloppe mee.
  • Heb je een goed idee voor je bedrijf, zorg dan dat je dit ergens kan noteren en neem dus een pen en papier mee.
  • Gebruik je tijd in het vliegtuig goed en neem wat boeken door die je kunnen helpen te verbeteren in je job. Door je drukke leven op het werk is hier vaak geen tijd meer voor. Dit is dus het ideale moment.

Wat mag je meenemen in je handbagage?

Wat je mag meenemen en wat niet op het vliegtuig, kan je lezen in de regels van de vliegtuigmaatschappij of bij de Rijksoverheid. Lees deze vooraf goed door, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Je eigen auto parkeren in Schiphol

Helaas is het niet goedkoop je auto te parkeren op de luchthaven van Schiphol, zeker niet voor een langere tijd. Kijk dus steeds goed vooraf waar je goedkoop kan parkeren in Schiphol voor een langere tijd.

Liever naar Schiphol met het openbaar vervoer? Wanneer je de trein neemt naar Schiphol, stap je zo de vertrekhal binnen. Heel handig dus, vooral wanneer je lang op reis gaat en het betaalbaar wenst te houden.

Autoschade

Als je er voor kiest om te gaan parkeren op Schiphol, let er dan op dat je alle spullen van waarde uit je auto haalt. De kans dat er wordt ingebroken is op die manier veel kleiner. Schade door andere variabelen, zoals inbraak, brand en hagel is gewoon verzekerd met de WA Plus en Allrisk autoverzekering. Wanneer iemand anders schade toebrengt aan uw auto, is het noodzakelijk om Allrisk verzekerd te zien. Een Allrisk autoverzekering afsluiten is in dat geval aan te raden.

Ook zijn er speciale manieren om te parkeren voor zakenreizen. Zo kan je vanaf 30 euro per dag parkeren. Wanneer je hiervoor kiest, dan parkeer je op loopafstand van de terminal: in P1 of P2. Maar je kan er ook voor kiezen om direct bij de vertrekhallen te parkeren.

Bron: Autoverzekering.nl

Een internationaal congres organiseren brengt vaak veel stress met zich mee. Het organiseren van een congres op internationaal niveau behoort dan ook meestal niet tot de dagelijkse activiteiten. Start altijd met het inschakelen van de juiste partijen voor de nodige ondersteuning. Je kunt bijvoorbeeld bij Vertaalbureau Fairlingo terecht voor het laten vertalen van de nodige documenten. Hieronder vind je 7 slimme tips voor als jij een internationaal congres moet gaan organiseren.

  1. Verzamel de te vertalen documenten

Als je eenmaal hebt bepaald in hoeveel talen er gecommuniceerd moet gaan worden, dan kun je de documenten verzamelen die aan de gasten overhandigd gaan worden. Laat deze documenten vertalen door een professioneel vertaalbureau, ruim voor de start van het congres. Je weet dan zeker dat het klaarligt. Denk onder meer aan een lijst van deelnemende organisaties, aan een programma en de presentatie van sprekers.

  1. Zoek de juiste conferentietolken

Ga op tijd op zoek naar de conferentietolken, ook wel de congrestolken, die je nodig hebt. Uiteraard zijn er tolken met verschillende A-, B- en C-talen, waardoor je er goed op moet letten welke talen er beheerst worden. In de meeste gevallen beheersen professionele congrestolken meerdere C-talen. Maak heldere afspraken met deze conferentietolken, zodat zij weten wat hen te doen staat.

  1. Regel de planning van cabines

In de meeste gevallen worden de cabines voor de tolken geplaatst door een externe partij. Het is belangrijk om deze partij van tevoren alle nodige informatie te verschaffen, inclusief een plattegrond van de congresruimte(n). Zo kan deze partij op tijd aan de slag met de planning van de cabines. Hierbij moet uiteraard ook rekening gehouden worden met voldoende ruimte tussen de cabines voor het technisch personeel.

  1. Stel een manager aan

Wanneer je bij een internationaal congres gebruik moet maken van een grotere hoeveelheid tolken, dan heeft dit tolkenteam een goed aanspreekpunt nodig. Stel hiervoor iemand aan en reserveer tijd om deze optimaal te informeren. De informatie kan dan door deze manager uitgebreid op de tolken worden overgebracht. Dit bespaart jou tijd en energie.

  1. Het gesprek met de technici

Op internationale congressen wordt er veel gebruik gemaakt van apparatuur, zeker in de cabines. Het is daarom belangrijk dat iedere cabine wordt voorzien van de juiste technici. Neem het draaiboek met deze technici door.

  1. Controleer de apparatuur

Alle apparatuur moet goed worden gecontroleerd, zodat je zeker bent dat bijvoorbeeld alle koptelefoons goed werken tijdens het congres. Storingen die tijdens het congres optreden houd je niet tegen, maar hier heb je natuurlijk de technici voor. Uiteraard is het verstandig om ervoor te zorgen dat de technici aanwezig zijn bij het controleren van alle apparatuur. Natuurlijk moet ook de wifi gecontroleerd worden. Een congreszaal zonder internet kan echt niet anno 2017.

  1. Kies een stressbestendige instructeur

De internationale gasten moeten bij aankomst moeten worden voorzien van de nodige informatie en aanwijzingen over het gebruik van de apparatuur. Dit is vaak een stressvolle taak. Kies daarom een stressbestendige instructeur. Train deze persoon in het geven van de juiste informatie op een heldere manier en in een zo kort mogelijke tijd.

We kunnen tegenwoordig niet meer zonder internet. Thuis of op het werk achter de computer, maar natuurlijk ook via onze smartphones en andere gadgets. Alles gebruikt internet. Goed internet is in deze tijd dus van groot belang. Ook bedrijven hebben hier tegenwoordig veel mee te maken. Stabiel en betrouwbaar internet is van belang zodat alle werkzaamheden goed uitgevoerd kunnen worden, maar is ook een extra service richting je klanten. Naast goed internet voor de pc’s aan de bureaus, is ook goed internet in congreszalen van groot belang.

Waar is de beamer? Waar is het internet?

Het is vast een herkenbaar probleem. Er moet een presentatie gegeven worden bij een congres maar waar is de beamer? Dit is een van de meest voorkomende problemen in een congreszaal, maar ook internet kan toegevoegd worden aan dat rijtje. Goed en toegankelijk internet is tegenwoordig niet meer weg te denken. Stap een willekeurige supermarkt of fastfoodketen binnen en er wordt gratis internet aangeboden. Waarom zijn er dan nog genoeg congreszalen waar geen internet is? Internet is juist van groot belang in een congreszaal. Het oplossen van deze irritaties zorgt er voor dat een congres zo vlot en comfortabel mogelijk zal verlopen.

In de cloud

Waar vroeger alles aan presentaties en documenten nog moest worden meegenomen op een CD of USB stick, staat tegenwoordig alles op het internet. Een USB stick vergeten is absoluut niet meer van deze tijd. Alles is op elke plek toegankelijk in de cloud via bijvoorbeeld programma’s als iCloud en Dropbox. En hier is uiteindelijk wel internet voor nodig in een congreszaal.

Hoe krijg ik mijn internet daar?

Internet krijgen in de congresruimte blijkt soms nog wel eens een probleem te zijn. Tegenwoordig bieden veel internet aanbieders goede pakketten aan voor zakelijke klanten. Er zijn ook voldoende internet aanbieders die services aanbieden die er voor zorgen dat er overal goed ontvangst is, dus ook in de congreszaal. Extra modems, maar ook internetversterkers worden geplaatst en zorgen er voor dat het internetsignaal beter te ontvangen is op bepaalde plekken in het gebouw. Dit zelf aanleggen kan extra in de kosten lopen, maar veel aanbieders hebben alles in 1 pakketten die de kosten niet te hoog laten oplopen. Zij installeren alle extra hardware die nodig is zodat je het beste internet hebt en vooral dat je overal internet hebt.

Of je nu spreker of deelnemer bent bij een congres, niemand kan tegenwoordig meer zonder een goede internetverbinding.

Sommige functies brengen met zich mee dat je regelmatig een congres moet bijwonen. Dit kan in Nederland zijn, maar ook daarbuiten. Zeker als je regelmatig naar het buitenland reist voor congressen is het handig om je zaken goed te regelen. Veel kun je vooraf doen, waardoor je onbezorgd op zakenreis gaat. Hier zijn acht tips voor een vlekkeloos congresbezoek.

1 Regel een goede reisverzekering
Natuurlijk overkomt jou niets op zakenreis. Wat kan er nu misgaan? Maar dan wordt ineens je smartphone of erger nog, je complete congrestas met je laptop, tablet en wie weet wat nog meer. Dan is het toch echt een goed idee om een goede doorlopende reisverzekering te hebben. Deze kun je afsluiten bij alle grote verzekeringsmaatschappijen.

2 Boek vliegtickets zo vroeg mogelijk
Vliegtickets zijn goedkoper als je vroeg boekt. Sommige congressen worden ruim van tevoren gepland, Zodra je de datum weet kun je je ticket boeken en zo flink op de kosten besparen.

3 Regel op tijd je hotel
Hotels zijn vaak snel volgeboekt. Zeker als er een populair congres plaatsvindt waar veel mensen naartoe gaan. Wil je in jouw favoriete hotel kunnen overnachten? Regel dan op tijd een kamer en wacht niet tot het laatste moment.

4 Parkeerservice bij het vliegveld
Je kunt natuurlijk met een taxi naar het vliegveld reizen, maar als je graag je eigen auto bij de hand hebt zodat je bij terugkeer direct naar huis kunt, dan is parkeerservice erg handig. Je auto wordt dan voor je geparkeerd op een doorgaans bewaakt terrein. Als je terugkomt staat een medewerker van de parkingservice je bij de uitgang op te wachten met je auto zodat je meteen kunt vertrekken.

5 De beste deals sluit je na afloop
Ook al ben je niet zo van de “afterparty’s”, hier worden vaak de beste deals gesloten. Dus zet je er overheen en ga toch naar de borrel na afloop van een congres. Je doet overigens de beste zaken als je niet dronken bent, dus houd het bij 1 of 2 alcoholische drankjes en ga daarna over op frisdrank.

6 Schrijf je op tijd in voor een congres
Is een congres voor jou heel interessant en móet je erbij zijn? Regel dan direct je inschrijving en laat dit niet versloffen. De kans is dan groot dat het congres vol zit en dat je achter het net vist. Zeker bij belangrijke congressen in het buitenland is dit erg belangrijk. Dat zelfde geldt voor het boeken van je vlucht en hotel, zie tips 2 en 3.

7 Geef dieetwensen op tijd door
Bezoek je een congres inclusief lunch en/of diner? Geef dan op tijd je dieetwensen door. Niets zo vervelend als aan tafel zitten en er dan achter komen dat er geen rekening is gehouden met je glutenvrij of vegetarisch dieet. Je loopt dan de kans dat er “even snel” iets in elkaar wordt geflanst door de keuken en je had je vast verheugd op een goede maaltijd.

8 Vliegen met een privé vliegtuig voor extra comfortabel reizen
Als je snel en comfortabel op je bestemming wilt arriveren dan kun je overwegen om een privé vliegtuig te huren. Het grote voordeel is dat je zeker weet dat je vlucht doorgaat op het door jou gewenste tijdstip. Je hebt minder reistijd omdat je niet afhankelijk bent van vliegtijden van lijnvluchten. Een bijkomend voordeel is dat je onderweg rustig kunt werken omdat daar in een privé jet alle ruimte voor is.

Investeerders zijn steeds op zoek naar nieuwe mogelijkheden om hun geld te laten renderen. Sinds de rente minimaal is heeft een spaarrekening of deposito niet zoveel zin. Nu de woningmarkt na de economische crisis weer aantrekt is het interessant in om te investeren in vastgoed. Huizen blijven over het algemeen redelijk waardevast. Alleen als er een ernstige crisis is zoals vanaf 2008 die specifiek de huizenmarkt treft kan de waarde van vastgoed dalen. Maar dan is het zaak om rustig af te wachten tot het tij keert. Vastgoed moet je niet voor even kopen maar voor minimaal enkele decennia. Dan is de kans op een goede winst het meest reëel.

Bedrijfspanden worden weer populair

Nu de economie weer groeit, groeit ook de belangstelling voor bedrijfspanden. Zowel winkels als kantoorpanden zijn gewild bij investeerders. Dat klinkt misschien vreemd, want door het groeiend aantal aankopen via internet loopt het winkelbezoek terug. Maar steeds meer ondernemers zoeken naar nieuwe mogelijkheden om toch een winkelpand rendabel te maken. Door iets extra’s te bieden aan bezoekers in plaats van simpelweg spullen verkopen wordt geprobeerd om de winkelstraten weer gezellig te maken en mensen ertoe te bewegen om weer ouderwets te gaan shoppen. Grote ketens hebben het nog steeds zwaar, maar kleine winkels die iets extra’s te bieden hebben zien hun omzet toch stijgen.

Op zoek naar mooie locaties

Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar een bijzondere locatie voor hun onderneming. Vergaderen op een bijzondere plek, een congres in een inspirerende omgeving, ook daarvoor is vastgoed nodig. Dit vastgoed wordt aangekocht door investeerders die het vervolgens voor een voor hen aantrekkelijke prijs kunnen verhuren. Zo snijdt het mes aan twee kanten. De investeerders kunnen een hoog rendement uit hun vermogen halen en de huurders zitten niet vast aan de aankoop van een pand voor hun bedrijf. Mocht er dan in de toekomst toch reden zijn om naar een andere locatie te verkassen dan is de zakenman daar een stuk flexibeler in. De leegstand die een aantal jaren geleden zo schrijnend zichtbaar was begint langzaam maar zeker plaats te maken voor schaarste. En dat is natuurlijk een goed teken.

Dat webwinkels kunnen uitgroeien tot miljoenenbedrijven, dan is al door meerdere webwinkels bewezen. Denk bijvoorbeeld eens aan Bol.com, die in 2016 meer dan 1 miljard euro omzet wist binnen te vissen. Het kán dus wel, maar het gaat helaas niet vanzelf. Een grote kans die veel ondernemers met een webshop nog laten liggen is wel affiliate marketing, waarmee veel extra bezoekers naar de webwinkel kunnen worden getrokken. Daarnaast worden de sociale netwerken ook nog te veel vergeten en zijn webwinkels vaak te afstandelijk.

De kracht van affiliate marketing
Affiliate marketing kan je veel opleveren als je voldoende aandacht besteed aan het maken van bewuste keuzes. Er zijn tegenwoordig eindeloos veel mogelijkheden als het gaat om affiliate marketing, maar toch laten veel webwinkeleigenaren deze opties nog links liggen. Heb jij bijvoorbeeld al eens nagedacht om je aan te sluiten bij het meest uitgebreide en meest succesvolle affiliate marketingnetwerk dat ons land rijk is? Het is absoluut aan te raden. In de praktijk levert het je altijd meer op dan dat het je kost en dat is uiteindelijk het doel.

Social media aanspreken
Social media sites gaan jaarlijks een steeds belangrijkere rol spelen voor bedrijven. Webwinkels die zich dagelijks vertonen op de sociale netwerken halen hier veel voordeel uit. Je kunt hierbij denken aan actieve bedrijfsaccounts op bijvoorbeeld Twitter, Facebook en Instagram, maar natuurlijk ook aan sterke campagnes op de sociale netwerken. Uit onderzoek is gebleken dat de doelgroep van werkelijk iedere branche in Nederland aangesproken kan worden via social media. Maak hier dus slim gebruik van en zorg dat je erbij bent.

Zorg voor betrokkenheid
Te weinig webwinkels besteden aandacht aan het betrekken van de prospects en klanten bij de webwinkel. Er zijn tegenwoordig zo veel webwinkels online dat consumenten waarde gaan hechten aan de service, de uitstraling en de waardering die zij krijgen van de webwinkel. Het is zo dat webwinkels die zichzelf meer laten zien succesvoller zijn. Zo kan er bijvoorbeeld eens per maand een medewerker van de webwinkel worden voorgesteld in een blog op de website of kan de webwinkel eens een kijkje achter de schermen geven middels een bedrijfsfilmpje. Een persoonlijkere benadering zorgt voor meer online succes.

De termen congres, seminar, symposium en workshop worden nogal eens door elkaar gebruikt. Wat een congres dan precies kenmerkt? Het gaat om een meerdaagse bijeenkomst, waarbij het allemaal draait om de uitwisseling van informatie tussen deelnemers. Door verschillende personen die naam hebben gemaakt in een bepaald vakgebied wordt een centraal thema besproken. Ga je binnenkort een congres bezoeken? Dan hier enkele tips om de dagen goed te benutten en zo effectief mogelijk te laten zijn.

Doel congres: Kennis vergaren en netwerken

Zoals gezegd is een congres niet zozeer een bijeenkomst met een commercieel doel, maar gaat het meer om informatie-uitwisseling. Op een congres kun je meer te weten komen over nieuwe ontwikkelingen op je vakgebied, maar kun je ook op nieuw ideeën komen tijdens discussies en geïnspireerd raken door brainstormsessies.

Naast de kennisoverdracht- en ontwikkeling is een congres natuurlijk een goede plek om te netwerken, omdat er veel mensen uit je vakgebied aanwezig zijn. Als je vooral netwerken erg belangrijk vind, is het belangrijk om rond de tijd van ontvangst te arriveren. Het duurt vaak nog enige tijd totdat de eerste sprekers beginnen, en zo kun je gelijk contact maken met anderen die ook vroeg zijn gearriveerd. Draag je bedrijfskleding met logo dan vormt het bespreken van de organisatie waar je voor werkt voor de ander ook direct een gespreksopener, net zoals bespreken wat het doel van je bezoek is en wat je verwacht van het congres. Of je nu op een congres aanwezig bent als spreker of als gast, een verzorgd en professioneel uiterlijk is een must. Bij Tshirtspolosbedrukken.nl kun je tegen scherpe prijzen kleding laten voorzien van je bedrijfsnaam en / of -logo.

Een gedegen voorbereiding op een congres

Een congres zal waarschijnlijk weinig effectief zijn als je het bezoek niet voorbereid. De voorbereiding begint met het bekijken van het programma en bedenken wat je wilt bereiken die dag(en). Zoek ook vooraf alvast meer informatie op over de spreker en de onderwerpen, zodat je goed beslagen ten ijs komt. Zo zijn er bijvoorbeeld sprekers die hun visie en inzichten delen via Twitter of LinkedIn. Als je vragen hebt aan die persoon, kun je die bovendien via deze kanalen al stellen zodat de spreker ze hopelijk meeneemt tijdens de voorbereidingen van zijn verhaal. Via social media kun je laten weten dat je het congres gaat bezoeken, bijvoorbeeld door middel van een hashtag (#). Zo kun je er ook snel achter komen wie je tegen kunt komen op het congres, naast de genoemde sprekers.

Na afloop van een congres

Na een congresbezoek is het altijd raadzaam nog eens de deelnemerslijst te bekijken. Wie heb je ontmoet waarmee je in contact wil blijven, en wie wil je tijdens een ander congres nog eens een keer spreken? Deze mensen via LinkedIn benaderen geeft niet alleen een nieuw contact, maar is ook gelijk een opening voor een vervolggesprek. Zijn er nog vragen onbeantwoord gebleven? Neem dan contact op via social media met de spreker, andere bezoekers of de organisator, waarbij je wederom gebruik kunt maken van de event#. Vaak krijg je na afloop van een congres nog informatie van de organisator, zoals presentaties of een fotoreportage. Bewaar deze goed zodat je ze later nog eens kunt raadplegen.

Je ziet dat een congres bezoeken niet even iets voor een dagje tussendoor is, maar ook vooraf en achteraf enig werk vereist. Het levert je echter wel veel inspiratie, net als de kans om nieuwe kennis en kennissen op te doen.

Binnenkort geef je een presentatie op een evenement over veiligheid. Spannend natuurlijk, en je wilt er alles aan doen om ervoor te zorgen dat jouw woorden ook echt blijven hangen. Je twijfelt over de juiste aanpak, waardoor de nervositeit alleen maar stijgt. Om je hierbij wat op weg te helpen, zetten we in dit artikel een aantal goede tips voor je onder elkaar. Op deze manier zullen de mensen in het publiek zich jouw presentatie nog lang herinneren!

Inleiding, kern, slot

Allereerst is het erg belangrijk dat je presentatie goed is voorbereid, en sterk in elkaar steekt. Begin altijd met een korte, spannende inleiding, waarmee je de aandacht vangt en waarin je kort uiteenzet wat er in de rest van je presentatie zal volgen. In de kern moet je heel duidelijk je informatie selecteren en zo scherp mogelijk zien over te brengen.

Gebruik het slot om je conclusie nog eens te onderstrepen, en wees ook hier origineel en onderscheidend. Probeer je presentatie als een verhaal te brengen, niet te formeel, maar meer als een spannend relaas. Dit zal zonder twijfel focus en aandacht opleveren. Op YouTube staat een interessant filmpje van Nancy Duarte met ‘the secret structure of great talks’.

Gebruik ondersteund beeldmateriaal

Vaak is het zo dat door het gebruik van ondersteunende beelden, een verhaal makkelijker bij mensen blijft hangen. Zorg ervoor dat je spannend, opvallend en verfrissend beeldmateriaal selecteert dat je verhaal goed onderstreept.

Door beelden in te zetten, zal je ook zelf het gevoel hebben je vast te kunnen houden aan een duidelijke structuur. Dit zal je presentatie zeker ten goede komen.

Het juiste relatiegeschenk

Als je wilt dat mensen je bedrijfsnaam na de presentatie echt onthouden, dan is het geven van een origineel relatiegeschenk een super goede tip. Koppel het relatiegeschenk aan het thema van je presentatie, bijvoorbeeld een beugelslot van Slotenspeciaalzaak. Op deze manier benadruk je op een zeer eigenzinnige manier het thema veiligheid, en geef je ook nog eens een praktisch bruikbaar cadeau weg. Het onverwachte aspect van zo een geschenk zal je bedrijfsnaam absoluut op een positieve manier in het geheugen van de aanwezigen prenten.

Ben je nieuw met congressen organiseren en vergaderlocaties zoeken? Hier een handig zevenstappenplan dat je helpt bij het vinden van de juiste locatie om van je congres/event een zo groot mogelijk succes te maken.

Stap 1: Breng de wensen in kaart

Het begint allemaal met het bepalen van je wensen. Breng deze van tevoren goed in kaart voordat je verdergaat met de organisatie. Wat voor soort congres is het? Hoeveel mensen verwacht je? Hoeveel zalen heb je nodig? Is een bepaalde opstelling van belang? Zet alles wat in je opkomt op papier. Maak bijvoorbeeld een onderscheid tussen need to have en nice to have. Dat maakt het straks wat eenvoudiger als je vergaderlocaties tegen elkaar moet afstrepen.

Stap 2: Wat is het budget?

Wensen op een rij? Dan is het zaak om te kijken hoeveel van deze wensen je ook daadwerkelijk kunt verwezenlijken op basis van je budget. Waarschijnlijk zal niet alles mogelijk zijn wat je wilt, maar het is fijn als het duidelijk is wat het budget is zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Stap 3: Catering en andere faciliteiten

Stap drie, het echte werk kan beginnen: de zoektocht naar de juiste locatie. Vergeet in je zoektocht ook niet te kijken naar de faciliteiten die een vergaderlocatie aanbiedt. Is het bijvoorbeeld nodig dat je een lunch aanbiedt of gaat het meer om een borrel achteraf? En kan die locatie voorzien in deze behoefte? Maar denk ook aan andere faciliteiten bijvoorbeeld geluidsapparatuur, internet en beamers. De prijs hierin kan soms aanzienlijk verschillen bij diverse locaties.

Stap 4: Parkeergelegenheid en bereikbaarheid

Hoe komen de genodigden naar het event? Komt het merendeel met de auto of met het openbaar vervoer? Hoe vervelend is het als er niet voldoende parkeergelegenheid is en je gasten genoodzaakt zijn om een eind naar de congreslocatie te lopen? En in hoeverre is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Je wilt natuurlijk niet dat mensen uren onderweg zijn. Dit kan ze beletten om naar je event te komen. Informeer ook bijvoorbeeld of de parkeergelegenheid gratis of betaald is en stel je gasten hiervan op de hoogte in de uitnodiging, zodat ze hier rekening mee kunnen houden.

Stap 5: Vraag verschillende offertes op

Zoals al eerder aangegeven kunnen er flinke prijsverschillen tussen de locaties zitten. Oriënteer je goed en vraag dus meerdere offertes op voordat je een definitieve keus voor een locatie maakt.

Stap 6: Kies een locatie die past bij het soort event

Alle offertes binnen? Dan kan het strepen beginnen. Heb je verschillende locaties die aan je wensen voldoen en die qua budget bij elkaar in de buurt komen? Kies dan voor de locatie die het beste past bij het soort congres dat je organiseert. Je wilt je gasten uiteraard de ultieme beleving geven.

Stap 7: Hoe zit het met annuleringsvoorwaarden?

Uiteraard ga je voor het grootst mogelijke succes en ga je ervan uit dat het congres drukbezocht wordt. Maar soms kan het net wat anders lopen of is er sprake van een onvoorziene omstandigheid waardoor je het event moet cancelen. Dan is het fijn om van tevoren goed te weten hoe het zit met de annuleringsvoorwaarden. Hoe lang van tevoren kun je kosteloos annuleren? En hoeveel procent van het bedrag krijg je nog terug naarmate het event dichterbij komt? Belangrijke zaken om vooraf goed uit te zoeken zodat je straks niet met een onaangename rekening komt te zitten.

Bedrijfsuitje plannen?

Niet op zoek naar een vergaderlocatie of niet van plan om een congres te organiseren, maar ben je bezig met het plannen van een bedrijfsuitje? Dan is een groot gedeelte van het bovenstaande stappenplan uiteraard ook hiervoor goed te gebruiken.