Tijdens het organiseren van een evenementen zijn er vele facetten waar je als werkgever rekening mee moet houden. Of het nu gaat om een evenement voor de werknemers, leveranciers of klanten: veiligheid staat voorop. In dit artikel vind je diverse tips om de veiligheid voor een evenement op een juiste manier te waarborgen.
Zorg voor de juiste vergunningen
Om een heleboel gedoe te voorkomen: zorg voor de juiste vergunningen. Op deze manier weet je zeker dat jouw evenement door de gemeente voldoet aan de juiste eisen. De vergunninghouder (meestal de organisator van het evenement) kan in de vergunning lezen welke maatregelen er getroffen moeten worden om orde, gezondheid en veiligheid te waarborgen.
Middels een vergunning weet je in ieder geval dat je verantwoord bezig bent. Je hebt een vergunning om het evenement op dat moment te organiseren en de gemeente weet ervan af. Wanneer iemand het dus niet eens is met jouw evenement, kun je het in ieder geval aantonen dat de gemeente het wel heeft goedgekeurd op die locatie op dat tijdstip. Check in ieder geval voor je evenement even welke vergunningen je in ieder geval nodig hebt.
Kleed personeel en gasten gepast
Gaat u met leveranciers naar een bouwproject om een nieuw kantoor te laten zien? Of geeft u klanten een rondleiding door een magazijn of fabriek? Zorg voor de juiste kleding bij personeel en klanten. Op deze manier zijn alle partijen voorbereidt op de situatie en voorkom je dat dames op hakken door een bouwplaats lopen of heren te warm gekleed zijn in een pak in bijvoorbeeld een fabriek.
Voor het personeel is het ook van belang dat zij de juiste werkkleding dragen. Werkkleding, bijvoorbeeld van Engelbert Strauss, is geschikt om hun werkzaamheden uit te voeren en zorgen ervoor dat zij veilig gekleed zijn in diverse omstandigheden. Laat indien nodig de gasten van het evenement de werkkleding aantrekken om hen te beveiligen tegen vlekken of geuren.
Regel een geschikte cateraar
De grootste nachtmerrie van iedere eventorganisator is een voedselvergiftiging of een andere nare ervaring op gebied van eten. Zorg dan ook voor een bekende cateraar, bijvoorbeeld een cateraar waar je eerder hebt besteld of een goed aangeschreven cateraar.
Op deze manier neemt de kans op een voedselvergiftiging of andere schade omtrent het eten op je evenement af. Vraag de cateraar of hij of zij beschikt over de juiste vergunningen en of je het eten van het evenement eens kunt voorproeven. Ook belangrijk is om met je vergunning in de gaten te houden of je alcohol mag schenken of niet tijdens het evenement.
Maak een overzichtelijk plan
Dit werkt prettig voor iedereen. Wie is wanneer waar? Wie regelt wat en wie is er verantwoordelijk voor taak X? Zorg voor een waterdicht draaiboek waar ook in staat opgenomen wat er moet gebeuren wanneer niet alles volgens plan verloopt. Stel vaste aanspreekpunten aan en zorg voor genoeg BHV’ers. Zorg voor een telefoonlijst die up to date is en wellicht is het zelfs nog mogelijk om jouw personeel te kleden in herkenbare kleding, om zo het aanspreekpunt extra aan te duiden. Op deze manier moet jouw evenement een groot succes worden!
Heb jij weleens een evenement georganiseerd? Heb jij aan alle belangrijke onderdelen omtrent veiligheid voor de werknemers als de bezoekers gedacht? Meer weten over het organiseren van een congres of evenement? In dit artikel lees je alles over stijlvolle aankleding van jouw evenement.