Tag

mice

Browsing

Van dinsdag 27 t/m donderdag 29 november 2012 is Beurs-WTC Congress & Event Center vertegenwoordigd op de EIBMT in Barcelona. Op deze internationale toonaangevende vakbeurs doen ruim 3.700 internationale beslissers (meetingplanners) kennis op over de internationale MICE-industrie.

U vindt Beurs-WTC Congress & Event Center bij het Holland Meeting Point (standnummer J300). Graag ontmoeten zij u op de EIBTM! Wilt u tijdens de beurs op afspraak in contact komen met Beurs-WTC Congress & Event Center? Dan kunt u een afspraak inplannen via de EIBTM website of neem contact op via telefoon 010-405 4462 of e-mail congress@wtcro.nl.

Voor meer informatie: Wtcrotterdam.nl en www.eibtm.com

Voor het project MICE Meets Metropolis is een nieuw handig en handzaam boekje verschenen voor de (inter)nationale meeting en event planner genaamd ‘Meetings in Holland’.

Het is bekend dat het succes van een evenement een directie relatie heeft met de locatie. Planners van vergaderingen, productpresentaties en relatie-evenementen zijn continu op zoek naar minder bekende, maar toch inspirerende locaties. ‘Meetings in Holland’ is een 100 pagina’s Engelstalige uitgave en biedt informatie over ca. 300 locaties in de regio Amsterdam-Utrecht. Het boekje wordt uitgegeven door Amsterdam Toerisme & Congres Bureau (ATCB) in samenwerking met de collega congresorganisaties van Amersfoort en Utrecht en TimeOut.

‘Meetings in Holland’ bevat behalve locaties ook een aantal tips en suggesties. Praktische plattegronden geven een beeld van de verschillende gebieden en de locaties van alle aanbieders. De locaties zijn veelal bijzonder en landelijk gelegen en werken vaak ook met elkaar samen om gezamenlijk een goed meeting- of evenementen concept neer te zetten. ‘Meetings in Holland’ wordt verspreid onder de meeting planners in Nederland en Europa.

ATCB voert het project MICE Meets Metropolis uit voor zes gemeenten, de Stadsregio Amsterdam en twee provincies (Utrecht en Noord-Holland).

Steeds meer ondernemingen in Europa beschouwen meetings en events als integraal onderdeel van hun marketing- en communicatiestrategie en benaderen MICE activiteiten daarom strategischer dan voorheen. Daarbij zorgt de financiële  crisis ervoor dat zij versneld een duidelijk strategisch beleid en richtlijnen voor MICE activiteiten opzetten. Maar ook zonder crisis wordt een meer beleidsmatige aansturing van het MICE beleid onontkoombaar, en wel vanwege het
strategische belang van meetings en events. Kostenbesparing is een van de belangrijkste drijfveren voor een duidelijk MICE beleid. Maar ook het kunnen onderhandelen over betere (annulerings)voorwaarden, het kunnen consolideren van het aantal leveranciers tot een beperkt aantal preferred suppliers, inzicht in data en het verbeteren van de efficiency zijn allemaal argumenten om de organisatie rondom meetings en events onder de loep te nemen. Behalve deze – nog
steeds merendeels economische – argumenten, zijn er ook andere motieven om dat te doen. Waaronder het beter vastleggen van bevoegdheden op het gebied van meetings en events in de eigen organisatie. En het streven naar meer expertise en een betere kwaliteit bij outsourcing van MICE onderdelen. Ook belangrijk: zorgen voor samenhang in en bewaking van organisatiedoelen en bedrijfsvisie ten aanzien van MICE beleid. Een steeds grotere rol bij het opzetten van
MICE beleid spelen daarnaast aspecten als beter zicht op mogelijke risico’s op juridisch, organisatorisch, operationeel en financieel gebied, maar ook zaken als bijvoorbeeld gezondheidsrisico’s bij deelname aan events. De organisaties in Nederland die een MICE beleid hebben opgezet, zijn over het algemeen multinationals waar veel MICE activiteiten plaatsvinden. Deze bedrijven hebben een top-down mandaat om zo´n beleid te starten en te implementeren. Dit white paper richt zich vooral op bedrijven met een groot volume in meetings en events. Maar de verwachting is dat ook bedrijven met een klein of middelgroot volume voordeel kunnen hebben bij het opzetten van een MICE beleid. Een van de eerste stappen die bij het opzetten van een MICE beleid moeten worden genomen, is inzicht krijgen in de data. Dat is voor veel bedrijven een lastige opgave, want veelal liggen de gegevens over MICE activiteiten verspreid over verschillende afdelingen. De eerste stappen behelzen dus het helder omschrijven van wat men onder MICE verstaat en wie er bij MICE activiteiten zijn betrokken. Vervolgens is het van belang om de harde cijfers boven tafel te krijgen: volumes, prijzen, aantallen vergaderingen, events, congressen e.d. De best practices op het gebied van een MICE beleid geven onder meer de volgende voordelen:

>>Ontzorging door tijdsbesparing dankzij het invoeren van een centraal (boekings)beleid
>>Professionalisering door samenwerking met gespecialiseerde en ervaren consultants/agents op het gebied van travel en meetings
>>Vereenvoudiging van het administratieve proces
>>Vermindering van het aantal facturen, zodat deze niet langer één voor één in het administratieve systeem hoeven te worden ingevoerd en verwerkt
>> Inzicht in de totale uitgaven voor meetings en events
>>Gedetailleerd inzicht in de uitgaven, waardoor effectiever met leveranciers kan worden onderhandeld
>>Minder factureringsproblemen
>>Betere managementinformatie door inzicht in uitgaven
per categorie
>>Betere managementinformatie en rapportages per
kostenplaats of budgethouder
>> Inzicht in btw-informatie op samengevoegde uitgavenoverzichten
>>Concentratie van het aantal preferred suppliers.

Kijk voor het volledige document op AirPlus.com

Nederlandse bedrijven die regelmatig meetings en events organiseren, kunnen nog veel verbeteren met betrekking tot hun MICE (Meetings, Incentives, Conferenties/congressen en Exhibitions/events) beleid. Meer dan de helft heeft geen specifieke richtlijnen opgesteld voor het organiseren en betalen van meetings en events. Dit blijkt uit onderzoek dat gedaan is in opdracht van AirPlus International, een mondiale aanbieder van oplossingen voor de betaling en evaluatie van zakenreizen en van meetings en events, om een beter inzicht te krijgen in het MICE beleid van Nederlandse bedrijven.
Tendens: inkoopafdeling krijgt een grotere rol in meetings en events
Binnen veel bedrijven liggen rollen en verantwoordelijkheden m.b.t. MICE behoorlijk versnipperd in de organisatie, waardoor een onoverzichtelijke situatie ontstaat. Wel is er een groeiende tendens zichtbaar dat de inkoopafdeling een grotere rol gaat spelen in meetings en events. Een centraal (boekings)beleid binnen de organisatie kan uitkomst bieden, want het levert volgens de respondenten vele voordelen op. Denk daarbij aan tijdbesparing, vereenvoudiging van het administratieve proces, inzicht in de totale uitgaven, effectievere onderhandelingspositie met leveranciers door gedetailleerd inzicht in de kosten, betere managementinformatie en professionalisering door samenwerking met gespecialiseerde en ervaren travel en meeting consultants.
Geen analyses van de uitgaven
Ook komt naar voren dat bijna de helft van de organisaties uitgaven niet analyseert of slechts onderdelen uit het proces, wat ook ruimte voor ontwikkeling biedt.
Het volledige white paper is te downloaden via: Airplus
Bron: Event.nl