Heeft u binnenkort een congres gepland staan of bent u van plan om binnenkort een congres te organiseren? Er zijn dan een aantal punten waar u rekening mee moet houden. Het organiseren van een congres brengt vaak hoge kosten met zich mee en belangrijk is dan ook dat u hier voldoende rendement uithaalt en u uw doel bereikt dat u voor ogen heeft met dit congres.
Wat u natuurlijk wilt voorkomen is dat mensen tijdens uw congres een grote hoeveelheid informatie toegediend krijgen en ze aan het einde niet meer weten wat er verteld is en welk verhaal bij wie hoorde. Wanneer dit het geval is dan heeft u de plank misgeslagen en zal het congres hoogstwaarschijnlijk niet het gewenste effect hebben.
Hoe voorkomt u dat uw bezoekers overladen worden met informatie en hoe zorg je er voor dat de bezoeker jouw nog wel onthoudt na het congres. Hieronder een vijftal tips
- Plan niet te lange praatsessies. De spanningsboog van de luisteraar is vaak maar beperkt. Onderzoek heeft uitgewezen dat we vaak maar 20 minuten in staat zijn actief te luisteren en informatie op te slaan. Na deze 20 minuten zakt de aandacht weg en slaan we nog maar beperkt informatie op. We adviseren dan ook om de sessies niet langer dan 20 minuten tot maximaal een half uur te laten duren en dan te switchen, qua onderwerk, spreken of locatie.
- Begin met de moeilijkere onderwerpen: Aan het begin van de dag is het publiek nog het scherpst. Het is dan ook aan te raden om de dat te beginnen met de wat moeilijkere of ingewikkeldere onderwerpen. Het brein is dan nog niet belast met grote hoeveelheden informatie en dus ook weer beter in staat zaken op te slaan, maar dus ook te begrijpen. Iets wat bij een ingewikkeld onderwerp natuurlijk van belang is. Ook biedt u de luisteraar dan nog de kans om bijvoorbeeld vragen te stellen of dit onderwerk gedurende de dag. Vaak zullen de bezoekers de informatie nog even op zich in laten werken bijvoorbeeld tijdens een pauze en het is dan fijn wanneer er dan de mogelijkheid is bepaalde vragen terug te koppelen.
- Zorg voor een interactieve presentatie: Zoals we al eerder in dit artikel aangaven vindt een bezoeker het erg lastig om alleen maar te luisteren. Een andere manier om verslapping in aandacht te voorkomen is om de presentatie interactief te maken. Laat de luisteraar bijvoorbeeld stemmen over bepaalde onderwerpen. De bezoeker zal dan meer betrokken zijn bij het verhaal en hier door de vertelde boodschap ook beter opslaan.
- Las voldoende pauze momenten in: Ook al worden bovenstaande punten in acht genomen dan nog kan de spanningsboog niet onbeperkt opgerekt worden. Het brein moet ook even de kans krijgen om weer tot rust te komen en de ontvangen informatie te verwerken. Een pauze moment is hiervoor ideaal. Even de gedachten weer op 0 zetten met een drankje en een hapje. Ook voeding kan weer zorgen voor extra energie voor de volgende sessie.
- Geef de informatie mee naar huis: Om er voor te zorgen dat bezoekers uw boodschap en informatie goed onthouden is het ook verstandig om de belangrijkste punten even op papier mee naar huis te geven. De bezoeker kan het een en ander nog even nalezen en aan de hand van de punten ook zijn of haar geheugen weer even opfrissen. Deze flyers kunt u natuurlijk van te voren laten drukken, zodat ze ook passen bij de huisstijl van uw organisatie en het congres. De Flyers drukken bij Flyerzone.nl is bijvoorbeeld een optie.
Heeft u zelf nog tips om de aandacht tijdens een congres scherp te houden? Mail uw tips naar de redactie van Congres.nl
