Ga je een congres organiseren? Een goede voorbereiding is het halve werk! Wij helpen je met een overzicht welke elementen niet mogen ontbreken en welke producten handig zijn voor de dag zelf.
Van briefing tot bewegwijzering
Je hebt het congresprogramma rond, de locatie is geregeld en de planning staat vast: tijd voor de laatste puntjes op de ‘i’. Wat moet er allemaal nog op de dag zelf geregeld worden? Zorg ten eerste voor een goede briefing aan het team voordat het congres begint. Weet iedereen waar hij of zij moet staan? Wie regelt dat mensen een zaal in kunnen? Hoe zorg je ervoor dat alle overgangen soepel gaan? Dit zijn enkele zaken die goed moeten worden besproken vooraf. Zorg daarnaast voor een goede bewegwijzering, zodat het voor bezoekers gelijk duidelijk is waar ze naar toe moeten en waar ze alles kunnen vinden (zalen, toiletten, rookruimtes et cetera).
Onmisbare producten tijdens een congres
Wanneer je een congres organiseert zijn enkele producten onmisbaar. We zetten ze voor je op een rijtje:
- Beamer en projectiescherm: deze middelen zijn perfect om presentaties in haarscherp beeld te laten zien tijdens een congres
- Klaptafels: deze soort tafels zijn ideaal voor meerdere doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan statafels voor de borrel na het congres, maar ook aan langwerpige klaptafels om bijvoorbeeld flyers, brochures en ander promotiemateriaal te presenteren
- De bovengenoemde materialen kan je ook gemakkelijk kwijt in een folderrek of houder. Handig om voorlichtingsfolders of acties in de schijnwerper te zetten
- Stoelen: ontvang bezoekers of deelnemers aan een congres in comfortabele stoelen, met een maximaal zitcomfort. Zeker wanneer een congres enkele uren duurt is dit essentieel
- Planbord: een planbord is ideaal op de dag van het congres zelf. Zo kan het hele team waarmee je samenwerkt zien wat de planning is, wat er nog moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is
- Kapstokken en kledinghaken: een garderoberek is zeker voor de grotere congressen ideaal. Werk met een nummertjes systeem, zodat alle jassen gemakkelijk zijn terug te vinden
Bij het organiseren van een congres komt dus nog heel wat kijken. Maar met een goede voorbereiding en de juiste middelen wordt je congres zeker een succes!