Het zal je overkomen dat je als bedrijf of organisatie een fantastische congresdag met veel genodigden had gepland, maar dat de coronamaatregelen daar nu een stokje voor steken. Dat zal inmiddels verschillende organisators overkomen zijn. Betekent dit dan dat het je hele congres in het water moet vallen en niet door kan gaan? Niet per se. Wij doen een aantal suggesties voor wat er wél mogelijk is.
Keynote speaker
Had je een keynote speaker uitgenodigd voor je congres? Die hoeft natuurlijk niet in dezelfde ruimte te zijn om zijn of haar verhaal te kunnen doen. Sterker nog, het verhaal zou ook van tevoren opgenomen kunnen zijn op je congresdag afgespeeld kunnen worden via Microsoft Teams of een soortgelijke dienst. Zo kun je toch nog in de buurt komen van je gewenste opening voor je congres.
Online sessies in kleinere groepen
Ook eventuele sessies die je gepland had zouden in principe ook gewoon online doorgang kunnen vinden. Bij veel congressen vinden deze in kleinere groepen plaats en wordt er doorgewisseld. De begeleider van een sessie kan natuurlijk ook gewoon online met een groepje aan de slag. Ook dan kan er gebrainstormd worden of onderwezen worden. Niet alles is natuurlijk mogelijk. Fysieke opdrachten met een tastbaar resultaat zijn niet zo makkelijk meer uit te voeren, maar is dat nu een reden om het helemaal af te blazen? Welnee.
Ontspanning
Natuurlijk is het leuk om je gasten ook iets anders te bieden dan intellectuele bagage, hoewel die natuurlijk wel de boventoon voert. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt natuurlijk een centraal moment creëren met comedian die even wat druk van de ketel komt houden. Je kunt ook een vermakelijke video tonen. Maar je kunt bijvoorbeeld ook een pauzemoment creëren waarin genodigden met een klein beschikbaar gesteld budget een beetje kunnen spelen in een online casino, bijvoorbeeld roulette spelen of een potje online pokeren. Dat is wel een originele touch die echt even voor wat ontspanning en het leegmaken van het hoofd kan zorgen op een dag vol input.
Attentie opsturen
Had je een attentie die je genodigden wilde overhandigen bij hun vertrek naar huis? Die hoef je natuurlijk niet in de prullenbak te gooien. Waarom stuur je ze niet gewoon na afloop van je online congres op naar je genodigden? Dat kost misschien wat extra geld, maar je bespaart ook flink op het huren van een evenementlocatie.
Het enige deel van je congres dat echt niet online uitvoerbaar is, is het buffet. Dat is jammer, want dat is natuurlijk wel een stukje luxe dat je je gasten wilt bieden. Langs de andere kant spaar je er wel weer een hoop geld mee uit dat je kunt investeren in een toekomstig congres onder andere omstandigheden. Voor nu moeten we het doen met de mogelijkheden die er wél zijn en er daarmee het beste van maken.