Het is nu eenmaal niet de leukste taak van je bestaan als ondernemer, de administratie bijhouden. Helaas maakt dat het niet minder belangrijk. Een goede administratie bijhouden is namelijk niet alleen verplicht, maar kan je ook veel geld en tijd besparen. Informatie is namelijk makkelijker terug te vinden wanneer je jouw administratie overzichtelijk, tijdig en correct verwerkt. Gelukkig hebben we een aantal tips die je kunnen helpen bij het op orde houden van je administratie. Want leuker kun je het niet maken, wel makkelijker.
1. Goede afspraken en structuur
Of je nu een klein of een groter bedrijf bent, een goede administratie bijhouden begint met het maken van afspraken, met jezelf, maar ook met eventuele andere werknemers. Veel rekeningen en facturen zullen binnenkomen via de post of de e-mail. Wanneer dit ook via de mail gebeurt is het van belang om bijvoorbeeld één centraal mailadres in te stellen waarnaar facturen verzonden kunnen worden. Zo houd je alles overzichtelijk en mis je niets. Hetzelfde geldt voor de post. Zorg dat je regelmatig tijd inruimt om je binnengekomen post te behandelen en splits je post aan de hand van wat het inhoudt. Zo bouw je alvast structuur in en kun je beter het overzicht bewaren.
2. de juiste systemen en materialen
Vervolgens zal je deze administratie op een bepaalde manier moeten bijhouden of op moeten slaan. Dit kan digitaal of hardcopy. Officieel is het zo dat je documenten moet bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Dit is een onderdeel van de bewaarplicht. Dus een digitale factuur dien je digitaal te bewaren en vice versa. Indien je dit niet ziet zitten kun je afspraken maken met de belastingdienst om bijvoorbeeld alles digitaal op te slaan. Om digitaal een administratie bij te houden kun je kiezen voor administratiesystemen. Bewaar je alles hardcopy? Schaf dan een aantal ordners, tabbladen aan. Daarmee kun je de administratie opsplitsen in uitgaande facturen en binnenkomende facturen. Orden deze vervolgens weer op datum of op een tijdvak. Zo kun je alles precies terugvinden en hoef je je niet langer zorgen te maken over het administratieprobleem binnen je organisatie. Verstuur je zelf ook nog per post facturen. Dan is het ook handig om bedrukte Enveloppen te hebben, waarin je de facturen gemakkelijk kunt vesturen.
3. Uitbesteden?
Indien je zelf niet langer in staat bent om je administratie op orde te houden, bijvoorbeeld omdat je bedrijf groeit qua omvang, kan het verstandig zijn iemand anders je administratie te laten doen. Dit kan een administratief medewerker zijn binnen jouw organisatie die je aanneemt en salaris betaalt maar dit kan uiteraard ook een externe organisatie zijn waarvan je een factuur ontvangt. De keuze die je hierin maakt is natuurlijk afhankelijk van persoonlijke voorkeur en de situatie waarin je onderneming verkeerd.
Het goed bijhouden van je administratie vergt dus met name discipline en een stukje orde. Zet daarom zo snel mogelijk de eerste stappen en ga direct aan de slag. Maak waar nodig ook tussentijds notities, om zo geen zaken te vergeten. Laat notitieblokken drukken, zodat je ook dit netjes geregeld heeft. Hoe langer je het uitstelt hoe groter de stapel administratie wordt en hoe meer onoverzichtelijk alles wordt!