Een congres organiseren, voor veel mensen is het bijna een dagelijkse bezigheid. Anderen zijn minder ervaren en zien er derhalve huizenhoog tegenop. Om een succesvol congres te organiseren is het belangrijk dat je een goede planning hebt en een duidelijk stappenplan hanteert.
Doelstelling en budget
De doelstelling van het congres en het bijbehorende budget moeten duidelijk vastgelegd worden. Of met andere woorden: wat wil ik bereiken en tegen welke kosten? Doelstelling en budget moeten ook in overeenstemming zijn. Indien het beschikbare budget te krap is, lijkt het verstandig de doelstelling op een andere wijze te bewerkstelligen. Het spreek voor zich dat je in de aanloop naar het congres de doelstelling en het budget nauwkeurig bewaakt.
Het maken van de planning
Het boeken van een locatie, het ontwerpen en laten drukken van de uitnodigingen: alles is gebonden aan tijd. Externe sprekers moeten ruim vooraf worden uitgenodigd, en ook de cateraar van het congres heeft voorbereidingstijd nodig. Om eventuele tegenslagen op te kunnen vangen dien je in de planning rekening te houden met tegenslagen. Met name vertraging in het drukwerk en de uitnodigingen kunnen het congres in gevaar brengen.
De inrichting van de locatie
De uitrusting en de schikking van de zaal vragen ook de nodige aandacht. Een bedrukte presentatie wand is een belangrijk hulpmiddel om de boodschap of doelstelling te communiceren. Presentatie wanden zijn tegenwoordig in alle soorten en afmetingen verkrijgbaar: halfrond of recht, groot of klein. Is er een podium nodig? Wordt er gebruikt gemaakt van een projector of een beamer? Informeer bij de sprekers! Ook is het belangrijk om vooraf na te denken over de opstelling van de stoelen en tafels.
Indeling van het programma
Om de aandacht van de toehoorders te bewaren dien je te zorgen voor een gevarieerd en interessant programma. Plan geen zware onderwerpen vlak na de lunch, ook congresgangers moeten weer ‘op gang komen’. Gebruik verschillende time slots, twee lange sessies achter elkaar maken het moeilijk om de aandacht goed vast te houden.
Evalueer!
Hoe geslaagd het congres ook was, evalueer! De ervaring leert dat er altijd punten zijn die in de toekomst verbeterd kunnen worden.